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Matih Setu में आपका स्वागत है

इस पेज पर: जानिए Matih Setu क्या करता है, किसके लिए है, और इस गाइड को कैसे पढ़ें।

Matih Setu भारतीय दुकानों के लिए बिलिंग और स्टॉक का सॉफ़्टवेयर है: किराना स्टोर, जनरल स्टोर और दूसरे रिटेल काउंटर। यह आपकी दुकान के Windows कंप्यूटर पर चलता है।

इसे Matih Labs ने बनाया है। इस गाइड में हम इसे छोटे में “Setu” कहते हैं।

मेन विंडो। साइन इन करने के बाद यही खुलती है; यहाँ लौटने के लिए टाइटल पट्टी में Matih Setu पर क्लिक करें।

Setu क्या करता है

• काउंटर पर बिल। सामान स्कैन करें या टाइप करें, कैश, UPI, कार्ड या उधार लें, और बिल छापें।
• GST बिल। Setu हर बिल पर CGST, SGST और IGST खुद निकालता है। जिस दुकान के पास GSTIN है, उसे GST इनवॉइस मिलते हैं। जिसके पास GSTIN नहीं है, उसे सादे बिल मिलते हैं।
• खरीद। अपने सप्लायरों के बिल डालें। स्टॉक बढ़ जाता है, और सप्लायर को कितना देना है, यह याद रहता है।
• स्टॉक। देखें कि शेल्फ़ पर क्या है, क्या कम हो रहा है, किसकी एक्सपायरी नज़दीक है, और पुरानी व नई MRP पर कितना स्टॉक है।
• ग्राहक और सप्लायर। हर पार्टी का खाता रखें: वे आपको कितना देंगे, या आपको उन्हें कितना देना है।
• रिपोर्ट। रोज़ की बिक्री, दिन बंद करना, कैश बुक, बाकी लेना-देना, GST रिटर्न और भी बहुत कुछ।
• बैकअप। Setu हर दिन अपने-आप आपकी दुकान के डेटा का बैकअप लेता है।

बिल बनाने के लिए इंटरनेट ज़रूरी नहीं

बिल आपकी दुकान के कंप्यूटर पर ही सेव होते हैं। इंटरनेट चला जाए, तब भी बिल बनते रहते हैं। इंटरनेट बस कभी-कभी चाहिए, जैसे लाइसेंस चालू करने और उसे रिन्यू करने के लिए।

यह गाइड किसके लिए है

• दुकान के मालिक। आप दुकान सेट करते हैं, स्टाफ जोड़ते हैं, रिपोर्ट देखते हैं और बैकअप की रिकवरी की (Backup recovery key) संभालकर रखते हैं।
• मैनेजर। आप खरीद डालते हैं, स्टॉक संभालते हैं, और कैशियर के बदलावों को मंज़ूरी देते हैं।
• कैशियर। आप बिल बनाते हैं और पैसे लेते हैं।

हर अध्याय में लिखा है कि कौन क्या कर सकता है। अगर आपकी स्क्रीन पर कुछ धुँधला (ग्रे) दिखे, तो उसके लिए मैनेजर या मालिक को साइन इन करना होगा। देखें स्टाफ और उनके अधिकार।

कीबोर्ड या माउस: दोनों चलते हैं

Setu कीबोर्ड से तेज़ बिल बनाने के लिए बना है, उस बिलिंग सॉफ़्टवेयर की तरह जिसे बहुत-सी दुकानें पहले से जानती हैं। Setu स्क्रीन पर जो भी key दिखाता है, उसे माउस से क्लिक भी कर सकते हैं।

इस गाइड में keys ऐसी दिखती हैं: F2, Enter, Alt+N। Alt+N का मतलब: Alt दबाकर रखें और N दबाएँ।

मेन्यू का रास्ता › निशान से लिखा है। यूटिलिटी (Utilities) › अभी बैकअप लें (Backup now) का मतलब: यूटिलिटी मेन्यू खोलें, फिर अभी बैकअप लें चुनें।

इस गाइड के शब्द

• बिल (Bill)। बिक्री का बिल (इनवॉइस) जो आप ग्राहक को देते हैं।
• पार्टी (Party)। कोई ग्राहक या सप्लायर।
• खाता (Khata / ledger)। एक पार्टी का चलता हुआ हिसाब।
• Dr। ग्राहक के खाते में Dr का मतलब है कि ग्राहक को दुकान को पैसे देने हैं।
• Cr। सप्लायर के खाते में Cr का मतलब है कि दुकान को सप्लायर को पैसे देने हैं।
• MRP लॉट (MRP lot)। एक सामान का एक MRP पर स्टॉक। जब कोई सामान नई MRP पर आता है, तो Setu पुरानी MRP का स्टॉक और नई MRP का स्टॉक अलग-अलग रखता है।

मदद कहाँ से लें

• आपके डिस्ट्रीब्यूटर ने आपके लिए Setu सेट किया है। उनका नाम और हेल्पलाइन नंबर Setu की मेन विंडो पर दिखता है।
• जो परेशानी आपका डिस्ट्रीब्यूटर ठीक न कर पाए, उसमें Matih सपोर्ट मदद करता है: फ़ोन +91-6364247664, ई-मेल contact@matihlabs.com।
• सवाल और समस्याओं का हल में सबसे आम मैसेज समझाए गए हैं।

अपना PIN, पासवर्ड या रिकवरी key कभी किसी को न बताएँ। न अपने डिस्ट्रीब्यूटर को, न Matih सपोर्ट को।

English

Matih Setu इंस्टॉल करना

इस पेज पर: देखें कि आपका कंप्यूटर तैयार है या नहीं, और Matih Setu सुरक्षित तरीके से कैसे इंस्टॉल होता है।

अक्सर आपका डिस्ट्रीब्यूटर या Matih सपोर्ट आपके सामने Setu इंस्टॉल करता है। यह पेज बताता है कि वे क्या करते हैं, ताकि आपको पता रहे कि क्या होगा। अगर आप खुद इंस्टॉल करें, तो यही स्टेप अपनाएँ।

आपके कंप्यूटर में क्या चाहिए

ये भी हों तो अच्छा है:

• एक UPS, ताकि बिल बनाते समय बिजली जाए तो कंप्यूटर बंद न हो।
• आपके बिल प्रिंटर का अपना Windows ड्राइवर, प्रिंटर बनाने वाली कंपनी का। देखें प्रिंटिंग।
• एक पेन ड्राइव जो मालिक के पास रहे, बैकअप की कॉपी के लिए। देखें बैकअप और डेटा वापस लाना।
• Windows 10 पर टास्कबार का News and interests बंद कर दें। इसका पॉप-अप बिल के बीच में कीबोर्ड छीन सकता है।

आपको क्या मिलता है

Matih या आपके डिस्ट्रीब्यूटर से आपको दो फ़ाइलें मिलती हैं:

• इंस्टॉलर, जिसका नाम कुछ ऐसा होता है: Matih-Setu-Setup-<version>-x64.exe;
• एक छोटी टेक्स्ट फ़ाइल, SHA256SUMS.txt, जिसमें इंस्टॉलर का “फ़िंगरप्रिंट” होता है।

पहले इंस्टॉलर का फ़िंगरप्रिंट जाँचें

फ़िंगरप्रिंट (इसे SHA-256 कहते हैं) एक लंबा नंबर है, जो फ़ाइल के हर बाइट से निकाला जाता है। अगर एक भी बाइट अलग हो, तो नंबर पूरा बदल जाता है। इसलिए अगर फ़िंगरप्रिंट मिल जाए, तो आपको पक्का पता है कि इंस्टॉलर वही है जो Matih ने बनाया: डाउनलोड में खराब नहीं हुआ, और किसी ने बदला नहीं।

इसे जाँचने के लिए:

1. इंस्टॉलर और SHA256SUMS.txt को एक ही फ़ोल्डर में रखें।

2. उसी फ़ोल्डर में Windows PowerShell खोलें।

3. यह टाइप करें, असली फ़ाइल के नाम के साथ, और Enter दबाएँ:

   Get-FileHash .\Matih-Setu-Setup-<version>-x64.exe -Algorithm SHA256

4. PowerShell एक लंबा नंबर दिखाता है। इसे SHA256SUMS.txt में उसी फ़ाइल के नंबर से मिलाएँ। बड़े या छोटे अक्षर से फ़र्क नहीं पड़ता।

5. अगर नंबर मिल जाएँ, तो इंस्टॉलर ठीक है।

6. अगर नंबर न मिलें, तो इसे न चलाएँ। Matih या अपने डिस्ट्रीब्यूटर से इंस्टॉलर दोबारा लें।

Setup चलाएँ

1. इंस्टॉलर पर डबल-क्लिक करें।
2. अगर Windows कहे “Windows protected your PC” (यानी Windows ने फ़ाइल रोकी है), तो More info पर क्लिक करें, फिर Run anyway पर।
3. Windows पूछता है कि क्या इस ऐप को आपके कंप्यूटर में बदलाव करने दें। Yes पर क्लिक करें। अगर दुकान का Windows अकाउंट एडमिनिस्ट्रेटर नहीं है, तो Windows यहाँ एडमिनिस्ट्रेटर का पासवर्ड माँगता है।
4. Terms। Matih की Terms and Conditions (शर्तें) पढ़ें। “I have read and accept the Matih Terms and Conditions” पर टिक करें, फिर Next पर क्लिक करें।
5. अगर Setup पूछे कि Setu कहाँ इंस्टॉल करना है, तो जैसा है वैसा ही छोड़ें और Next पर क्लिक करें।
6. Shop Windows account। Setup पूछता है “Which Windows account(s) will use Matih Setu at the counter?” (यानी काउंटर पर कौन-सा Windows अकाउंट Matih Setu चलाएगा?)। इसमें वह अकाउंट पहले से भरा होता है जो अभी Windows में साइन इन है। देख लें कि यह वही छोटा साइन-इन नाम है जो दुकान रोज़ इस्तेमाल करती है, और न हो तो बदल दें। सिर्फ़ वही अकाउंट (और एडमिनिस्ट्रेटर) दुकान का डेटा खोल सकते हैं। एक से ज़्यादा अकाउंट हों, तो नामों के बीच कॉमा लगाएँ।
7. Setup इंस्टॉल करता है। आखिरी पेज पर Start Setu now पर टिक लगा रहने दें और Finish पर क्लिक करें।

Setup डेस्कटॉप पर Matih Setu का आइकन बना देता है।

दुकान का Windows साइन-इन नाम कैसे पता करें

Setup को छोटा साइन-इन नाम चाहिए। ई-मेल पता कभी नहीं, और Windows की शुरुआती स्क्रीन पर दिखने वाला पूरा नाम भी नहीं।

1. दुकान के रोज़ वाले अकाउंट से Windows में साइन इन करें।
2. Command Prompt खोलें, whoami टाइप करें और Enter दबाएँ।
3. यह कुछ ऐसा दिखाता है: shop-pc\counter। \ के बाद वाला हिस्सा ही नाम है: यहाँ counter।

अगर Setup नाम को मना कर दे, तो अभी कुछ भी इंस्टॉल नहीं हुआ है। उसका मैसेज पढ़ें, सही नाम टाइप करें और फिर से Next पर क्लिक करें।

अगर आखिरी पेज कहे कि दुकान का डेटा लॉक नहीं है

अगर आखिरी पेज पर “Matih Setu is installed, but the shop data is not locked” लिखा हो (यानी Setu इंस्टॉल हो गया, पर दुकान का डेटा लॉक नहीं हुआ), तो रुक जाएँ। तुरंत Setup फिर से चलाएँ और दुकान का छोटा साइन-इन नाम टाइप करें। आगे तभी बढ़ें जब Setup यह पेज दिखाए बिना पूरा हो जाए।

आगे

Setu first-time setup (पहली बार की सेटिंग) पर खुलता है। देखें पहली बार की सेटिंग।

Setu हटाना

अगर कभी Setu हटाना पड़े (Windows Settings › Apps › Matih Setu › Uninstall), तो यह पूछता है कि क्या also delete all shop data (bills, items, accounts, backups) (यानी दुकान का सारा डेटा भी मिटा दें: बिल, सामान, खाते, बैकअप)। जवाब No दें। तब आपकी दुकान का डेटा कंप्यूटर पर बना रहता है, और Setu दोबारा इंस्टॉल होने पर फिर खुल जाता है।

English

पहली बार की सेटिंग

इस पेज पर: Setu को अपनी दुकान की जानकारी दें, मालिक का साइन-इन बनाएँ, और लाइसेंस चालू करें।

किसी कंप्यूटर पर Setu पहली बार खुलता है, तो वह Matih Setu — first-time setup दिखाता है, जिसके ऊपर “Welcome to Matih Setu” लिखा होता है। यह पेज आप एक ही बार भरते हैं। उसके बाद Setu सीधे साइन-इन विंडो पर खुलता है।

शुरू करने से पहले ये तैयार रखें:

• आपके डिस्ट्रीब्यूटर या Matih से मिली लाइसेंस key;
• मालिक का WhatsApp नंबर (10 अंक);
• दुकान की जानकारी, जैसी बिल पर छपनी चाहिए: नाम, पता, फ़ोन;
• दुकान का GSTIN, अगर है;
• चालू इंटरनेट कनेक्शन। यह इसी एक बार, लाइसेंस चालू करने के लिए चाहिए।

पेज भरें

कर्सर पहले बॉक्स में होता है। अगले बॉक्स पर जाने के लिए Enter या Tab दबाएँ।

मालिक का पासवर्ड चुनना

मालिक का पासवर्ड दुकान की हर चीज़ की रखवाली करता है: लागत, मुनाफ़ा, यूज़र और बैकअप। इसे मज़बूत रखें:

• कम से कम 8 अक्षर लंबा, जिसमें अक्षर और अंक दोनों हों;
• बीच में स्पेस चल जाता है, इसलिए कुछ शब्द और एक नंबर याद रखना आसान रहता है;
• मालिक का नाम, दुकान का नाम या कोई मोबाइल नंबर नहीं;
• किसी भी PIN से अलग।

अगर पासवर्ड के दोनों बॉक्स मेल न खाएँ, तो Setu दोनों खाली कर देता है। दोनों में वही पासवर्ड फिर से टाइप करें।

पासवर्ड लिखकर काउंटर से दूर, सुरक्षित जगह रखें। इसे कभी किसी को न बताएँ, Matih सपोर्ट को भी नहीं।

पुराने सॉफ़्टवेयर से डेटा लाना

बॉक्सों के नीचे एक टिक बॉक्स है, जो आपके पुराने बिलिंग सॉफ़्टवेयर से सामान और पार्टियाँ लाने का विकल्प देता है। अगर आप किसी दूसरे बिलिंग सॉफ़्टवेयर से आ रहे हैं, तो इस पर टिक करें। दुकान सेट होते ही Setu आपके लिए डेटा लाएँ / भेजें (Data Import / Export) खोल देता है। देखें पुराने सॉफ़्टवेयर से डेटा लाना।

आप इसे बिना टिक छोड़कर यह काम बाद में यूटिलिटी (Utilities) › डेटा लाएँ / भेजें से भी कर सकते हैं।

Activate दबाएँ

1. हर बॉक्स एक बार फिर जाँच लें। दुकान का नाम, पता, GSTIN और स्टेट कोड हर बिल पर छपते हैं।
2. Activate पर क्लिक करें।
3. Setu “Activating the licence key…” दिखाता है, जब तक वह इंटरनेट पर Matih से key जाँचता है।
4. काम पूरा होने पर एक बॉक्स में your Matih Setu distributor (आपके Matih Setu डिस्ट्रीब्यूटर) का नाम और हेल्पलाइन नंबर आ सकता है। इन्हें लिख लें। OK पर क्लिक करें।
5. Setu मेन विंडो खोलता है, जिसमें मालिक साइन इन होते हैं।

Setu नई दुकान का पहला बैकअप तुरंत ले लेता है।

अगर Activate दबाने पर कोई मैसेज आए

मैसेज बॉक्सों के नीचे लाल रंग में आता है। उसमें लिखा होता है कि क्या ठीक करना है। आम मैसेज:

अगर key पहले से किसी दूसरी दुकान या कंप्यूटर पर इस्तेमाल हो रही है, तो मैसेज यही बताता है। अपने डिस्ट्रीब्यूटर या Matih सपोर्ट को फ़ोन करें।

अगर इस कंप्यूटर पर पहले आपकी दुकान थी

अगर इस कंप्यूटर पर पहले Setu में आपकी दुकान थी, और Matih के पास उसका ऑनलाइन बैकअप है, तो Setu आपको यह बताता है। वह दो विकल्प देता है:

• मेरी दुकान वापस लाएँ (Restore my shop) ऑनलाइन बैकअप से आपकी दुकान वापस ले आता है। लगभग हमेशा यही सही विकल्प है। देखें बैकअप और डेटा वापस लाना।
• Start a new, empty shop बिना किसी डेटा के नई शुरुआत करता है। ऐसा करने से पहले Setu एक बार और पूछता है, और बताता है कि पुरानी दुकान के ऑनलाइन बैकअप किस तारीख तक रखे जाएँगे। इसे तभी चुनें जब आप सच में नए सिरे से शुरू करना चाहते हों।

अगर पेज लॉक हो

अगर पेज के ऊपर लाल मैसेज हो कि दुकान का डेटा लॉक नहीं है, और कुछ भी टाइप न हो पाए, तो Setup ने अपना काम पूरा नहीं किया। Setu बंद करें, दुकान के Windows साइन-इन नाम के साथ Setup फिर से चलाएँ (देखें Matih Setu इंस्टॉल करना), फिर Check again पर क्लिक करें।

नए या ठीक कराए गए कंप्यूटर पर सेट करना

अगर आपकी दुकान पहले से Setu चलाती है और आप नए कंप्यूटर पर जा रहे हैं, या पुराना कंप्यूटर ठीक होकर आया है, तो यह पेज न भरें। इसके बजाय इसके नीचे के दो बटनों में से एक इस्तेमाल करें:

• Restore my shop (new or repaired computer)… Matih के ऑनलाइन बैकअप से दुकान वापस लाता है। इसके लिए दुकान की लाइसेंस key और मालिक की बैकअप की रिकवरी की (Backup recovery key) चाहिए।
• Restore a backup instead… पेन ड्राइव पर रखी बैकअप फ़ाइल (जिसके नाम के आखिर में .setubak हो) से दुकान वापस लाता है। इसके लिए मालिक की रिकवरी key चाहिए।

दोनों के लिए देखें बैकअप और डेटा वापस लाना।

सेटिंग के बाद

आपकी दुकान बिल बनाने के लिए तैयार है। आगे:

1. बिल प्रिंटर जाँचें: यूटिलिटी (Utilities) › प्रिंटर सेटिंग (Printer setup) (Ctrl+F11)। देखें प्रिंटिंग।
2. अपना सामान जोड़ें, या पुराने सॉफ़्टवेयर से ले आएँ। देखें सामान और स्टॉक।
3. हर कैशियर के लिए एक PIN बनाएँ। देखें स्टाफ और उनके अधिकार।
4. रिकवरी key सेट करें। देखें बैकअप और डेटा वापस लाना।

English

आपका लाइसेंस

इस पेज पर: दुकान की लाइसेंस key को समझें, नारंगी लाइसेंस लाइन को समझें, और जब वह कुछ माँगे तो क्या करना है।

हर दुकान की एक लाइसेंस key होती है, जो आपके डिस्ट्रीब्यूटर या Matih से मिलती है। इसे PIN की तरह गुप्त रखें। एक key एक दुकान के मेन कंप्यूटर के लिए होती है।

key आप बस एक बार, पहली बार की सेटिंग के समय टाइप करते हैं। उसके बाद Setu लाइसेंस खुद संभालता है। जब भी कंप्यूटर इंटरनेट पर होता है, वह कभी-कभी Matih से जाँच कर लेता है। आपको कुछ नहीं करना होता।

लाइसेंस key को दुकान के किसी ज़रूरी कागज़ की तरह मालिक के पास सुरक्षित रखें। इसे कभी कहीं पोस्ट न करें, और अपने डिस्ट्रीब्यूटर या Matih सपोर्ट के अलावा किसी को न दें।

इंटरनेट के लिए बिल नहीं रुकते

इंटरनेट न हो, तब भी Setu चलता रहता है। लाइसेंस के लिए बस इतना चाहिए कि कंप्यूटर कभी-कभी इंटरनेट पर आए। अगर कंप्यूटर बहुत दिनों से ऑफ़लाइन है, तो Setu पहले से चेतावनी देता है, और बताता है कि किस तारीख तक इंटरनेट से जोड़ना है।

नारंगी लाइसेंस लाइन

जब लाइसेंस पर ध्यान देना हो, तो मेन विंडो में सबसे ऊपर की टाइटल पट्टी के नीचे एक नारंगी लाइन आती है। उसमें सीधे शब्दों में लिखा होता है कि क्या हुआ है और क्या करना है। जो बिल आप सेव कर चुके हैं, वे हमेशा सुरक्षित रहते हैं। नए बिल रुके हों, तब भी आप रिपोर्ट खोल सकते हैं, पुराने बिल देख सकते हैं, बैकअप ले सकते हैं और डेटा भेज (export कर) सकते हैं।

लाइसेंस key फिर से डालना

कभी-कभी नारंगी लाइन पर एक बटन होता है: Enter the shop’s licence key…। इसे तब इस्तेमाल करें जब:

• दुकान नए कंप्यूटर पर ले जाई गई हो, और Matih सपोर्ट ने key उस कंप्यूटर पर ट्रांसफ़र कर दी हो;
• लाइन कहे कि इस कंप्यूटर पर लाइसेंस जाँचा नहीं जा सका।

key डालने के लिए:

1. नारंगी लाइन पर Enter the shop’s licence key… पर क्लिक करें।
2. Licence key में दुकान की लाइसेंस key टाइप करें।
3. पक्का करें कि इंटरनेट चालू है, फिर Activate पर क्लिक करें।
4. Setu कहता है “Done. This computer has the shop’s licence now.” (यानी हो गया, अब इस कंप्यूटर पर दुकान का लाइसेंस है)। OK पर क्लिक करें।

अगर दुकान WhatsApp पर Matih से जुड़ी है, तो बटन पर इसकी जगह Owner: connect to Matih again… लिखा हो सकता है। मालिक एक बार साइन इन करते हैं, उसी तरह जैसे WhatsApp पर Matih में बताया है।

लाइसेंस की पूरी जानकारी देखना

मालिक या मैनेजर यूटिलिटी (Utilities) › लाइसेंस की जानकारी (Licence information) खोल सकते हैं। इसमें सिर्फ़ देखा जा सकता है, कुछ बदला नहीं जा सकता। इसमें दिखता है:

• लाइसेंस key के आखिरी कुछ अक्षर (पूरी key कभी नहीं);
• लाइसेंस की स्थिति, और किस तारीख तक वह चालू है;
• दुकान का नाम, और इस कंप्यूटर की एक छोटी पहचान (id);
• दुकान पिछली बार कब दूसरे कंप्यूटर पर गई, और पिछले 12 महीनों में आप खुद कितनी बार दुकान दूसरे कंप्यूटर पर ले गए;
• Setu ने पिछली बार Matih से लाइसेंस कब जाँचा;
• आपके डिस्ट्रीब्यूटर का नाम और हेल्पलाइन नंबर।

Matih सपोर्ट फ़ोन पर आपसे यहाँ की कोई लाइन पढ़कर सुनाने को कह सकता है। उन्हें पूरी लाइसेंस key की कभी ज़रूरत नहीं होती।

English

साइन इन करना

इस पेज पर: Setu में साइन इन करें, काउंटर पर यूज़र बदलें, और अपना PIN या पासवर्ड बदलें।

Setu इस्तेमाल करने वाले हर व्यक्ति का अपना यूज़र नाम होता है। हर बिल, वापसी और बदलाव में दर्ज होता है कि किसने किया। इसलिए हर व्यक्ति अपने नाम से साइन इन करे, कभी किसी और के नाम से नहीं।

साइन इन करना

Setu खुलने पर Matih Setu — Sign in विंडो दिखाता है। Setu के नाम के नीचे लिखा होता है “Saved on this computer — works without internet” (यानी सब इसी कंप्यूटर पर सेव है, इंटरनेट के बिना चलता है)।

साइन इन विंडो। यह Setu शुरू होने पर खुलती है, और यूज़र बदलने के लिए Ctrl+U दबाने पर भी।

1. User में सूची से अपना नाम चुनें, या टाइप करें।
2. कर्सर गुप्त बॉक्स में होता है। उस बॉक्स का नाम आपके चुने यूज़र के हिसाब से बदलता है:
   • कैशियर के लिए PIN (कम से कम 4 अंक);
   • मालिक या मैनेजर के लिए Passphrase, यानी पासवर्ड (कम से कम 8 अक्षर लंबा, जिसमें अक्षर और अंक दोनों हों)।
3. अपना PIN या पासवर्ड टाइप करें। यह सिर्फ़ बिंदुओं (dots) की तरह दिखता है।
4. Enter दबाएँ, या Sign in पर क्लिक करें।

Setu मेन विंडो खोल देता है। बिना साइन इन किए साइन-इन विंडो बंद करनी हो, तो उस पर Esc दबाएँ।

अगर साइन इन न हो

अगर कोई कैशियर अपना PIN भूल जाए, तो मालिक मास्टर (Masters) › स्टाफ और PIN (Users & PINs) में नया PIN सेट करते हैं। देखें स्टाफ और उनके अधिकार।

अगर मालिक पासवर्ड भूल जाएँ, तो Matih सपोर्ट को फ़ोन करें। Setu दोबारा इंस्टॉल न करें, और अंदाज़े से पासवर्ड न आज़माएँ।

“Set a stronger passphrase” (ज़्यादा मज़बूत पासवर्ड रखें)

मालिक और मैनेजर को छोटे PIN से नहीं, पासवर्ड से साइन इन करना होता है। अगर किसी मालिक या मैनेजर के पास अब भी छोटा PIN है (Setu के पुराने वर्ज़न से), तो साइन इन करते ही Setu उनसे Set a stronger passphrase करने को कहता है:

1. Current PIN / passphrase में वह PIN टाइप करें जिससे आपने अभी साइन इन किया।
2. New passphrase में कम से कम 8 अक्षर का पासवर्ड टाइप करें, जिसमें अक्षर और अंक दोनों हों। बीच में स्पेस चल जाता है। अपना PIN या यूज़र नाम न रखें।
3. New again में इसे फिर से टाइप करें।
4. सेव करें (Save) पर क्लिक करें, या PgDn दबाएँ।

अगर आप Later (billing only) पर क्लिक करते हैं, तो आप बिल बना सकते हैं, पर जब तक पासवर्ड नहीं बदलते, मालिक और मैनेजर वाले काम लॉक रहते हैं।

अपना PIN या पासवर्ड बदलना

कोई भी अपना PIN या पासवर्ड खुद बदल सकता है:

1. मास्टर (Masters) › मेरा PIN / पासवर्ड बदलें (Change my PIN / passphrase) खोलें।
2. अपना अभी का PIN या पासवर्ड टाइप करें, फिर नया वाला दो बार।
3. सेव करें (Save) पर क्लिक करें।

कैशियर का PIN कम से कम 4 अंक का होना चाहिए, और ऐसा नहीं जिसका कोई भी अंदाज़ा लगा ले, जैसे एक ही अंक चार बार या लगातार गिनती वाले अंक।

काउंटर पर यूज़र बदलना

जब अगला व्यक्ति काउंटर संभाले, तो वह अपने नाम से साइन इन करे:

1. Ctrl+U दबाएँ (या नीचे की स्टेटस पट्टी में यूज़र बदलें (Change user (Ctrl+U)) पर क्लिक करें)।
2. साइन-इन विंडो खुलती है। अगला व्यक्ति साइन इन करता है।

हर शिफ़्ट बदलने पर ऐसा करें, और तब भी जब मैनेजर को कोई ऐसा काम करना हो जो कैशियर नहीं कर सकता।

Setu बंद करना

Ctrl+Q दबाएँ, या बंद करें (Exit) › Matih Setu बंद करें (Exit Matih Setu) चुनें। Setu पूछता है “Close Matih Setu?” (Matih Setu बंद करें?)। No पहले से चुना होता है, ताकि गलती से Enter दबने पर Setu बंद न हो। बंद करने के लिए Yes चुनें।

PIN और पासवर्ड सुरक्षित रखना

• अपना PIN या पासवर्ड कभी किसी को न बताएँ। Matih सपोर्ट और आपके डिस्ट्रीब्यूटर को इसकी कभी ज़रूरत नहीं होती।
• PIN काउंटर, मॉनिटर या कीबोर्ड पर न लिखें।
• अगर लगे कि किसी को आपका PIN पता है, तो उसे तुरंत बदल दें।

English

Setu की स्क्रीन पहचानें

इस पेज पर: Setu की मेन विंडो के हिस्से, और कीबोर्ड या माउस से इधर-उधर जाना।

Setu भीड़ वाले काउंटर के लिए बना है। हर काम कीबोर्ड से, तेज़ी से हो सकता है। हर चीज़ माउस से क्लिक भी हो सकती है। जो आपको ठीक लगे वही चलाएँ, या दोनों।

मेन विंडो, ऊपर से नीचे तक

मेन विंडो। साइन इन करने के बाद यही खुलती है; यहाँ लौटने के लिए टाइटल पट्टी में Matih Setu पर क्लिक करें।

मेन्यू बार

सबसे ऊपर की गहरे रंग की पट्टी में सारे मेन्यू हैं:

मास्टर (Masters) · लेन-देन (Transactions) · हिसाब (Accounts) · बही (Books) · स्टॉक (Stocks) · रोज़ की रिपोर्ट (Daily Reports) · रिपोर्ट (Reports) · हिसाब-किताब की रिपोर्ट (Financial Reports) · जीएसटी (GST) · यूटिलिटी (Utilities) · मदद और शॉर्टकट (Help & Shortcuts) · बंद करें (Exit)

मेन्यू बार हमेशा दिखता है, हर स्क्रीन पर, बिल बनाते समय बीच में भी। मेन्यू खोलने के लिए उस पर क्लिक करें, या Alt दबाकर तीर वाली कीज़ (arrow keys) चलाएँ।

Alt और तीर वाली कीज़ से खोला गया लेन-देन (Transactions) मेन्यू। हर लाइन के साथ उसकी शॉर्टकट key लिखी है।

मेन्यू की हर लाइन के साथ उसकी शॉर्टकट key लिखी होती है, अगर उसकी कोई key है। कुछ लाइनें सिर्फ़ मालिक या मैनेजर के लिए हैं। अगर कैशियर ऐसी लाइन चुने, तो उसे ऐसी लाइन दिखती है: “Purchase Bill needs Manager sign-in. Ctrl+U to change user.” यानी इस काम के लिए मैनेजर को साइन इन करना होगा; यूज़र बदलने के लिए Ctrl+U दबाएँ।

पट्टी के दाएँ कोने में अ/A बटन है। इससे इस कंप्यूटर पर अंग्रेज़ी नामों के साथ हिन्दी दिखती है या छिप जाती है।

टाइटल पट्टी

मेन्यू बार के नीचे टाइटल पट्टी है। इसमें उस स्क्रीन का नाम होता है जिस पर आप हैं, साथ में आज की तारीख और समय।

मेन मेन्यू पर वापस जाने के लिए टाइटल पट्टी में Matih Setu पर क्लिक करें। अगर कोई बिल खुला है जिसमें सामान है, तो Setu उसे यूँ ही मिटाता नहीं। वह पहले कहता है कि बिल सेव करें (End) या रोक दें (Alt+H)।

अगर टाइटल पट्टी के नीचे नारंगी लाइन है, तो वह आपके लाइसेंस के बारे में है। देखें आपका लाइसेंस।

बीच का हिस्सा: आपका काम

मेन मेन्यू (होम स्क्रीन) के तीन हिस्से हैं।

बाईं ओर छह बड़े काम के बटन। नंबर वाली key दबाएँ, या क्लिक करें:

जो काम कोई यूज़र नहीं कर सकता, उसका बटन धुँधला (ग्रे) दिखता है।

बीच में, आपकी दुकान। दुकान का नाम, पता, GSTIN और आज की तारीख। इनके नीचे दुकान का एक छोटा पैनल है:

• दुकान WhatsApp पर Matih से जुड़ी है या नहीं, और दुकान का डेटा आखिरी बार कब ऑनलाइन गया;
• About (F2), सेटिंग ढूँढें (Find a setting) (F3, मालिक), बैकअप से वापस लाएँ (Restore backup) (F4, मालिक) और सभी शॉर्टकट (Show all keys) (Ctrl+F1)।

दाईं ओर, मेन मेन्यू की सूची। इसमें वे काम हैं जो सबसे ज़्यादा होते हैं, जैसे नया बिल (New sale bill), पुराना बिल बदलें (Change a saved bill), पैसे मिले (Money received), पार्टी खाता (Party khata), दुकान में स्टॉक (Stock in hand) और आज की बिक्री (Today’s sales summary)। ↑ ↓ से चलें और Enter दबाएँ, या लाइन पर क्लिक करें। किसी लाइन के पहले कुछ अक्षर टाइप करके भी सीधे उस पर पहुँच सकते हैं।

मालिक और मैनेजर को आज (Today) पैनल भी दिखता है: आज की बिक्री, कितने बिल बने, और कितना पैसा कैश, UPI, कार्ड और उधार में आया।

स्टेटस पट्टी

नीचे की ओर स्टेटस पट्टी में यह दिखता है:

• कौन साइन इन है, नाम के साथ यूज़र बदलें (Change user) (Ctrl+U);
• दुकान का डेटा ऑनलाइन पूरा अपडेट है या नहीं (नीचे देखें);
• आखिरी बैकअप कब हुआ, जैसे “Backup 28-10 21:00”;
• आपके डिस्ट्रीब्यूटर का नाम और हेल्पलाइन;
• हिसाब का साल (financial year), आज की तारीख, दिन और समय;
• All keys (Ctrl+F1) बटन, जिससे सारे शॉर्टकट दिखते हैं।

जिन बातों पर आपका ध्यान चाहिए, वे स्टेटस पट्टी के ठीक ऊपर लाल या नारंगी लाइन में आती हैं। उनमें हमेशा लिखा होता है कि क्या करना है। देखें सवाल और समस्याओं का हल।

शॉर्टकट पट्टी

सबसे नीचे की लाइन शॉर्टकट पट्टी (key bar) है। इसमें उस स्क्रीन की keys लिखी होती हैं जिस पर आप हैं, जैसे F2 New (नया) · F3 Modify · Esc Back (वापस)। हर स्क्रीन पर यह बदलती है।

शॉर्टकट पट्टी की किसी भी key पर आप क्लिक कर सकते हैं। क्लिक करने से वही होता है जो key दबाने से।

किसी भी स्क्रीन पर उस स्क्रीन की सारी keys की पूरी सूची देखने के लिए Ctrl+F1 दबाएँ।

हर जगह चलने वाली keys

ये शॉर्टकट लगभग हर स्क्रीन से चलते हैं, जब तक वह स्क्रीन उस key को अपने किसी काम में न ले रही हो:

मेन मेन्यू पर F1 से कंपनी या हिसाब का साल बदलता है।

स्क्रीन के अंदर चलना

ज़्यादातर स्क्रीन एक ही तरह चलती हैं:

• Enter अगले बॉक्स पर ले जाता है। सूची में, जिस लाइन पर आप हैं उसे खोलता है।
• Esc एक कदम पीछे ले जाता है। बिल पर, बिना सेव की चीज़ छोड़ने से पहले पूछता है।
• ↑ और ↓ सूची में ऊपर-नीचे चलते हैं। PgUp और PgDn एक बार में पूरा पेज आगे-पीछे करते हैं।
• F5 या ? से सूची में खोजें। नाम के कुछ अक्षर टाइप करें।
• PgDn या Ctrl+W किसी फ़ॉर्म को सेव करता है, जैसे सामान या पार्टी।
• End बिल या खरीद को पूरा करता है।

नंबर पैड

Num Lock बंद होने पर भी आप नंबर पैड से नंबर टाइप कर सकते हैं। तब Setu दिखाता है: “Num Lock is off. The number pad still types numbers.” यह बस याद दिलाने के लिए है; कोई गड़बड़ नहीं है।

अंग्रेज़ी नामों के साथ हिन्दी

Setu के शब्द अंग्रेज़ी में हैं। जिस कंप्यूटर में हिन्दी फ़ॉन्ट है, उस पर Setu बहुत-से नामों के साथ उनकी हिन्दी भी दिखा सकता है:

• मेन्यू बार पर अ/A पर क्लिक करें, या
• मदद और शॉर्टकट (Help & Shortcuts) › भाषा बदलें (Change Language) चुनें।

मालिक इसे पूरी दुकान के लिए कंट्रोल रूम (Control Room) में भी चालू या बंद कर सकते हैं: “Show Hindi beside captions”।

English

बिल बनाना

इस पेज पर: बिक्री के हर हिस्से के लिए सही पेज तक पहुँचें।

बिल बनाना Setu का सबसे ज़रूरी काम है। बिक्री का बिल हर बार एक ही तरह बनता है: ग्राहक, सामान, भुगतान, फिर सेव और प्रिंट। यह सब माउस के बिना हो सकता है, और यह सब इंटरनेट के बिना चलता है।

नया बिल शुरू करने के लिए कहीं से भी Alt+N दबाएँ, मेन मेन्यू पर 1 दबाएँ, या लेन-देन (Transactions) › बिक्री बिल (Sale Bill) चुनें।

इस हिस्से में

• बिक्री का बिल बनाना: पूरा बिल, शुरू से आखिर तक।
• सामान ढूँढना और बारकोड स्कैन करना: नाम टाइप करना, स्कैन करना, और ऐसा बारकोड जो Setu नहीं पहचानता।
• मात्रा, छूट और फ़्री सामान: पैक और खुला सामान, छूट, स्कीम।
• MRP चुनना: जब दुकान में एक ही सामान का पुरानी और नई MRP वाला स्टॉक हो।
• पेमेंट, चेंज और बिल छापना: कैश, UPI, कार्ड, उधार, और छपा हुआ बिल।
• बिल बदलना, दोबारा छापना या रद्द करना: बिल बदलें (Modify Bill), और यह GST के हिसाब से सही कैसे रहता है।
• काउंटर पर और काम: बिल रोकना, वापसी और बदली, टच से बिल, और भी बहुत कुछ।

बिक्री बिल की keys एक नज़र में

इनमें से किसी पर भी आप स्क्रीन के नीचे शॉर्टकट पट्टी में क्लिक कर सकते हैं।

English

बिक्री का बिल बनाना

इस पेज पर: बिक्री का पूरा बिल बनाएँ, ग्राहक से लेकर छपे हुए बिल तक।

छह कदम में कैश बिक्री

यह वह बिल है जो आप सबसे ज़्यादा बनाएँगे: दुकान पर आया ग्राहक, कैश में पैसे देता है।

1. Alt+N दबाएँ (या मेन मेन्यू पर 1)। आज की तारीख के साथ नया बिक्री बिल खुलता है।
2. कर्सर Mobile / Customer (मोबाइल / ग्राहक) बॉक्स में है। सूची में पहला नाम पहले से कैश (Cash) है। कैश रखने के लिए Enter दबाएँ।
3. Item / barcode (सामान / बारकोड) बॉक्स में सामान का बारकोड स्कैन करें, या उसके नाम के कुछ अक्षर टाइप करके ↑ ↓ और Enter से चुनें।
4. मात्रा (Qty) में कितने चाहिए वह टाइप करें और Enter दबाएँ। अगर एक ही है, तो बस Enter दबाएँ।
5. अगला सामान भी इसी तरह जोड़ें। जब सारा सामान बिल पर आ जाए, तो End दबाएँ (या खाली सामान वाली लाइन पर Enter)।
6. पेमेंट का तरीका (MODE OF PAYMENT) वाली विंडो खुलती है। ग्राहक ने जितना कैश दिया, वह Cash received में टाइप करें और Enter दबाएँ। Setu दिखाता है कि कितने पैसे लौटाने हैं, और पूछता है “Save bill?” (बिल सेव करें?)। Y दबाएँ।

बिल सेव होकर छप जाता है। एक हरी लाइन इसकी पुष्टि करती है, जैसे “Saved S/2627/00004 · ₹400.00 · Change ₹100.00” (यानी बिल सेव हुआ, ₹400 का, ₹100 लौटाने हैं)। अगले ग्राहक के लिए नया, खाली बिल तैयार है।

बनता हुआ बिक्री बिल। नया बिल Alt+N से, या मेन मेन्यू पर 1 से खोलें।

बिल के हिस्से

तारीख

बिल की तारीख आज की होती है। अगर मालिक ने कंट्रोल रूम (Control Room) में बिल पर तारीख पूछें (Ask date on bill) चालू रखा है, तो कर्सर पहले तारीख पर रुकता है; उसे रखने के लिए Enter दबाएँ। बिल पर आगे की (आने वाले दिन की) तारीख नहीं डाली जा सकती।

Mobile / Customer

इस बॉक्स पर लिखा होता है “Mobile / Customer (F1 list · F2 new)”। आप:

• दुकान पर आए कैश ग्राहक के लिए कैश (Cash) पर Enter दबा सकते हैं;
• ग्राहक के मोबाइल नंबर के 3 या ज़्यादा अंक टाइप कर सकते हैं;
• ग्राहक के नाम के पहले अक्षर टाइप कर सकते हैं;
• ग्राहकों की सूची देखने के लिए F1 दबा सकते हैं, या सारे खातों के लिए Ctrl+L;
• नया ग्राहक सेव करने के लिए F2 दबा सकते हैं।

अगर आप ऐसा नाम या मोबाइल नंबर टाइप करें जो सेव नहीं है, तो Setu पूछता है: “Enter = keep this name / mobile for this bill only · F2 = save as a new customer.” यानी Enter दबाने से यह नाम या मोबाइल सिर्फ़ इसी बिल पर रहेगा, और F2 दबाने से यह नए ग्राहक के रूप में सेव होगा।

जब आप कोई सेव किया हुआ ग्राहक चुनते हैं, तो Setu उसका नाम दिखाता है और, अगर इसकी इजाज़त है, तो यह भी कि उस पर दुकान का कितना बाकी है। देखें ग्राहक और सप्लायर।

ग्राहकों की सूची में F5 से क्रम बदलता है: सबसे ज़्यादा बिल वाले ग्राहक पहले (“Top Ordering”), या A से Z। F8 से ग्राहक के बिना चुकाए बिल दिखते हैं।

सामान

हर सामान अपनी अलग लाइन पर आता है, साथ में मात्रा (Qty), रेट (Rate) और छूट % (Disc%)। देखें सामान ढूँढना और बारकोड स्कैन करना और मात्रा, छूट और फ़्री सामान।

बिल पर पहले से आई किसी लाइन को बदलने के लिए ↑ ↓ से उस पर जाएँ। उसे हटाने के लिए Del (या Ctrl+D) दबाएँ। Setu कहता है “… removed. Ctrl+Z puts it back.” (… की जगह सामान का नाम): यानी सामान हटा दिया गया, Ctrl+Z से वापस आ जाएगा।

जोड़

जैसे-जैसे आप सामान डालते हैं, बिल पर कुल रकम, उसमें GST, और कोई छूट हो तो वह दिखती रहती है। बिल का GST का ब्योरा (GST detail) देखने के लिए F10 दबाएँ।

भुगतान और सेव

भुगतान पर जाने के लिए End या Ctrl+W दबाएँ। देखें पेमेंट, चेंज और बिल छापना।

बिल बनाते समय बीच में बिजली चली जाए तो

जो बिल आप टाइप कर रहे हैं, उसे Setu साथ-साथ सुरक्षित रखता जाता है। बिजली जाने के बाद जब Setu फिर से खुलता है, तो अधूरा बिल वापस आ जाता है। अगर वह बिल पहले ही सेव हो चुका था, तो Setu यह बता देता है और उसे दोबारा सेव नहीं करता।

बिल बिना सेव किए छोड़ना

Esc दबाएँ। Setu पूछता है “Save this bill?” (यह बिल सेव करें?):

• Y हाँ, भुगतान पर जाएँ;
• N नहीं, बिल हटा दें;
• Esc वापस बिल पर।

अगर गलती से बिल हटा दिया, तो अगले खाली बिल पर Ctrl+Z दबाएँ। हटाया हुआ बिल वापस आ जाता है।

English

सामान ढूँढना और बारकोड स्कैन करना

इस पेज पर: स्कैन करके, नाम से या कोड से बिल पर सामान डालें, और Setu को नया बारकोड सिखाएँ।

बारकोड स्कैन करना

कर्सर Item / barcode (सामान / बारकोड) बॉक्स में हो, तब पैकेट स्कैन करें। सामान 1 की मात्रा के साथ बिल पर आ जाता है, और कर्सर अगले स्कैन के लिए तैयार रहता है।

• बारकोड स्कैनर के लिए Setu में कोई सेटिंग नहीं करनी पड़ती। वह कीबोर्ड की तरह बारकोड टाइप करता है और अपने-आप Enter दबाता है।
• वही सामान दोबारा स्कैन करने पर 1 की नई लाइन जुड़ती है। अगर आप चाहते हैं कि उसी लाइन पर मात्रा बढ़े, तो मालिक कंट्रोल रूम (Control Room) में दोबारा स्कैन पर उसी लाइन में जोड़ें (Add to same line on repeat scan) चालू कर सकते हैं।
• अगर किसी सामान का पैक बारकोड है (जैसे 12 वाले डिब्बे पर), तो डिब्बा स्कैन करने पर एक डिब्बा जुड़ता है।
• अगर मालिक ने कंट्रोल रूम में पहले से भरी मात्रा (Default sale quantity) 0 रखी है, तो Setu हर स्कैन के बाद मात्रा पूछता है।

सामान का नाम टाइप करना

1. Item / barcode में नाम के पहले कुछ अक्षर टाइप करें, जैसे “ZZ Sugar 1 kg” के लिए zz sug।
2. मिलते-जुलते सामान की सूची खुलती है। ↑ ↓ से चलें।
3. सामान बिल पर डालने के लिए Enter दबाएँ।

अगर सिर्फ़ एक ही सामान मिलता है, तो वह सीधे बिल पर आ जाता है।

सामान की सूची। Item / barcode में नाम के पहले कुछ अक्षर टाइप करें, फिर ↑ ↓ और Enter से चुनें।

आप सामान का पूरा कोड भी टाइप कर सकते हैं। पूरी सामान सूची देखने के लिए F5 दबाएँ (item index)।

सामान की सूची में:

• F3 से सामान बदलें, जैसे उस पर बारकोड जोड़ना (मालिक या मैनेजर, या मैनेजर की मंज़ूरी से कैशियर);
• + से उस सामान के बारकोड लेबल (Barcode labels) खुलते हैं।

बारकोड न मिले तो

नए पैकेट पर अक्सर नया बारकोड होता है। जब आप ऐसा बारकोड स्कैन करते हैं जिसे Setu नहीं जानता, तो वह कहता है:

“Barcode … not found. Type the item’s name and pick it to save this barcode on it, or F2 = new item.”

यानी बारकोड नहीं मिला। सामान का नाम टाइप करके उसे चुनें, ताकि यह बारकोड उस सामान पर सेव हो जाए; या F2 से नया सामान बनाएँ।

अगर सामान Setu में पहले से है:

1. सामान का नाम टाइप करें और सूची से चुनें। सामान बिल पर आ जाता है।
2. Setu पूछता है “Save it on … so that scanning it adds this item? (Y/N)” (… की जगह सामान का नाम): यानी क्या यह बारकोड इस सामान पर सेव करें, ताकि आगे से स्कैन करने पर यही सामान आए?
3. Y दबाएँ। अब से वह बारकोड स्कैन करने पर यही सामान जुड़ेगा।

कैशियर को इसके लिए मैनेजर की मंज़ूरी चाहिए। मैनेजर की मंज़ूरी (Manager approval) वाला बॉक्स खुलता है: मैनेजर अपना यूज़र नाम और PIN या पासवर्ड टाइप करके Enter दबाते हैं। अगर कोई मैनेजर पास नहीं है, तो N दबाएँ: सामान बिल पर रहेगा, और बारकोड बाद में सेव हो सकता है।

अगर सामान दुकान के लिए नया है, तो उसे नया सामान बनाने के लिए F2 दबाएँ। देखें सामान और स्टॉक।

जब नाम से कोई सामान न मिले

Setu कहता है “No item matches ‘…’. Press F2 to create it as a new item (you can scan its barcode there).” यानी इस नाम का कोई सामान नहीं है; F2 से नया सामान बनाएँ (वहीं उसका बारकोड स्कैन कर सकते हैं)। पहले स्पेलिंग देख लें: कम अक्षर टाइप करके देखें, या नाम का कोई दूसरा शब्द।

गलती से नंबर टाइप हो जाए

अगर आप सामान वाले बॉक्स में छोटा नंबर टाइप कर दें (जैसे मात्रा जल्दी टाइप हो गई), तो Setu कुछ नहीं जोड़ता और कहता है “No item has the code …” (इस कोड का कोई सामान नहीं है)। पहले सामान स्कैन करें या चुनें, फिर मात्रा (Qty) में मात्रा टाइप करें।

तौलकर बिकने वाला (खुला) सामान

चावल या दाल जैसा खुला सामान, जो तौलकर बिकता है, KG (या G, L, ML) में रखा जाता है। इसकी मात्रा में दशमलव के बाद 3 अंक तक हो सकते हैं, जैसे 750 ग्राम के लिए 0.750।

अगर दुकान में कंप्यूटर से जुड़ा तराज़ू है, तो सामान तराज़ू पर रखें और Alt+W दबाएँ। Setu वज़न पढ़कर दिखाता है “Weight 0.750 kg from scale. Enter to accept.” (तराज़ू से 0.750 kg वज़न आया; मानने के लिए Enter)। अगर तराज़ू तैयार नहीं है, तो Setu कहता है “Scale not ready or weight not stable. Type the weight instead.” यानी तराज़ू तैयार नहीं है या वज़न टिका नहीं; वज़न हाथ से टाइप करें।

तराज़ू का पोर्ट मालिक कंट्रोल रूम में या प्रिंटर सेटिंग (Printer setup) (Ctrl+F11) में सेट करते हैं।

बारकोड लेबल

सामान के बारकोड लेबल छापने के लिए मास्टर (Masters) › बारकोड लेबल (Barcode labels) चुनें। सामान और कितने लेबल चाहिए वह डालें, फिर छापने के लिए F10 दबाएँ। Alt+P से लेबल वाला प्रिंटर चुनें।

English

मात्रा, छूट और फ़्री सामान

इस पेज पर: मात्रा डालें, पैक में बेचें, छूट दें, और फ़्री सामान दें।

मात्रा

सामान के बाद मात्रा (Qty) आती है। मात्रा टाइप करें और Enter दबाएँ।

• जो सामान गिनती में (पीस में) बिकता है, उसमें पूरे नंबर ही चलते हैं। अगर पैकेट के लिए आप 1.5 टाइप करें, तो Setu कहता है “… is sold in whole PCS.” (… की जगह सामान का नाम): यानी यह सामान पूरे पीस में ही बिकता है।
• तौलकर बिकने वाले सामान में दशमलव के बाद 3 अंक तक चलते हैं।
• अगर बिल में रिकॉर्ड वाले स्टॉक से ज़्यादा सामान जा रहा है, तो Setu नारंगी रंग में चेतावनी देता है। बिल बनता रहता है; खरीद एंटर होने तक स्टॉक शून्य से नीचे (माइनस में) चला जाता है। (मालिक इसे कंट्रोल रूम में स्टॉक से ज़्यादा का बिल बनने दें (Allow billing beyond stock) से बंद कर सकते हैं।)

पैक में बेचना

अगर किसी सामान का पैक है (जैसे 12 वाला BOX), तो मात्रा (Qty) या यूनिट (Unit) में Space दबाकर लाइन को PCS और BOX के बीच बदलें। आप यूनिट का पहला अक्षर भी टाइप कर सकते हैं।

रेट

रेट सामान मास्टर (Item Master) से आता है। आम तौर पर इसे छूने की ज़रूरत नहीं होती।

• सामान का मास्टर रेट और MRP देखने के लिए रेट (Rate) में F6 दबाएँ।
• Alt+L दिखाता है कि इस ग्राहक ने यह सामान पिछली बार किस रेट पर लिया था।
• रेट कभी भी सामान की MRP से ऊपर नहीं हो सकता। Setu उसे नहीं मानता और कहता है “Rate is above MRP ₹…” (रेट MRP से ज़्यादा है)।
• कैशियर रेट तभी बदल सकता है जब मालिक इसकी इजाज़त दें (कंट्रोल रूम में कैशियर रेट बदल सकता है (Cashier can change rate))। नहीं तो मैनेजर मंज़ूरी देता है।

एक सामान पर छूट

1. मात्रा (Qty) में F3 दबाकर छूट % (Disc%) पर जाएँ, या रेट (Rate) से Enter दबाते हुए छूट % (Disc%) तक पहुँचें।
2. छूट का प्रतिशत टाइप करें, जैसे 5, और Enter दबाएँ।

सामान मास्टर में किसी सामान पर हर बिल के लिए छूट भी तय की जा सकती है।

पूरे बिल पर छूट

1. F4 दबाएँ।
2. Setu कहता है “Bill discount: type amount, or a % (e.g. 5%), then Enter” यानी बिल की छूट: रकम टाइप करें या % (जैसे 5%), फिर Enter।
3. रकम (20) या प्रतिशत (5%) टाइप करें, फिर Enter दबाएँ।

कैशियर की छूट की हद

कैशियर दुकान की तय हद तक छूट दे सकता है (5%, जब तक मालिक कैशियर की छूट की हद % (Cashier discount limit %) न बदलें)। उससे ज़्यादा पर मैनेजर की मंज़ूरी (Manager approval) वाला बॉक्स खुलता है। मैनेजर अपना यूज़र नाम और PIN या पासवर्ड टाइप करके Enter दबाते हैं। Esc से छूट रद्द हो जाती है।

सामान मास्टर में किसी सामान की अपनी Maximum discount % (cashier) (कैशियर के लिए सबसे ज़्यादा छूट %) भी हो सकती है।

फ़्री सामान

स्कीम: कुछ खरीदें, कुछ फ़्री पाएँ

मालिक या मैनेजर किसी सामान पर फ़्री स्कीम लगा सकते हैं, जैसे “2 खरीदें, 1 फ़्री”। यह सामान मास्टर में (Free scheme (buy + free)) या मास्टर › स्कीम (X पर Y फ्री) (Masters › Schemes (buy X get Y)) में होता है।

काउंटर पर, ग्राहक जितने पीस ले रहा है, सब बिल करें। फ़्री वाले पीस की कीमत Setu अपने-आप घटा देता है, और बिल पर उसे स्कीम की छूट के रूप में दिखाता है।

काउंटर पर टाइप की गई फ़्री मात्रा

कुछ दुकानें ग्राहक के खरीदे सामान के ऊपर से कुछ पीस फ़्री देती हैं। उन्हें बिल पर टाइप करने के लिए मालिक कंट्रोल रूम में Qty के बाद फ़्री मात्रा पूछें (Ask free quantity after Qty) चालू करते हैं (शुरू में यह बंद रहता है)। फिर:

1. मात्रा (Qty) के बाद कर्सर Free (फ़्री) पर जाता है। Setu पूछता है “how many free on top of … Not charged.” यानी … के ऊपर कितने फ़्री; इनके पैसे नहीं लगेंगे।
2. फ़्री पीस की गिनती टाइप करें, या कोई नहीं तो खाली छोड़ दें, और Enter दबाएँ।

फ़्री पीस के पैसे नहीं लगते, लेकिन वे स्टॉक से घटते हैं। कैशियर के दिए फ़्री पीस अगर छूट की हद से ऊपर जाएँ, तो मैनेजर की मंज़ूरी चाहिए।

बिक्री बिल (Alt+N): एक लाइन पर Disc% में छूट, और दूसरी लाइन पर Free में फ़्री सामान।

कम से कम मार्जिन से नीचे

अगर सामान मास्टर में किसी सामान का Minimum margin % (कम से कम मार्जिन %) है और छूट के बाद रेट उससे नीचे चला जाए, तो Setu चेतावनी देता है: “… Billing continues.” (बिल बनता रहेगा)। कैशियर को यह चेतावनी बिना किसी लागत (कॉस्ट) के आँकड़ों के दिखती है।

English

MRP चुनना

इस पेज पर: जब दुकान में एक ही सामान पुरानी MRP और नई MRP, दोनों पर हो, तब सही MRP पर बिल बनाना।

ऐसा क्यों होता है

कंपनियाँ समय-समय पर MRP बढ़ाती हैं। तब आपकी शेल्फ़ पर एक ही सामान दो MRP पर हो सकता है: पुराने पैकेट ₹100 के और नए पैकेट ₹105 के। कानून के हिसाब से, ग्राहक के हाथ वाले पैकेट पर जो MRP छपी है, उससे ज़्यादा आप नहीं ले सकते।

Setu हर MRP का स्टॉक अलग रखता है। इन्हें MRP लॉट कहते हैं। हर लॉट की अपनी MRP, अपना रेट और अपना स्टॉक होता है।

काउंटर पर

जब आप ऐसा सामान स्कैन करते या चुनते हैं जिसका स्टॉक एक से ज़्यादा MRP पर है, तो एक छोटी विंडो पूछती है:

“ZZ Tea 250 g: Which MRP is printed on the packet?” (पैकेट पर कौन-सी MRP छपी है?)

इसमें सिर्फ़ वही MRP दिखती हैं जिनका स्टॉक है, सबसे पुरानी पहले। हर लाइन में No., MRP, रेट (Rate), स्टॉक (Stock) और Mfg (सामान बनने का महीना, अगर डाला गया हो) दिखते हैं।

1. ग्राहक के पैकेट पर छपी MRP देखें।
2. वही लाइन चुनें: ↑ ↓ से जाएँ और Enter दबाएँ, या उस पर क्लिक करके Enter दबाएँ, या उस पर डबल-क्लिक करें।
3. सामान उसी MRP पर बिल में जुड़ जाता है। उसका रेट उस MRP से ऊपर कभी नहीं होता।

Esc से विंडो बंद हो जाती है और कुछ नहीं जुड़ता।

अगर सामान का स्टॉक सिर्फ़ एक MRP पर है, तो Setu नहीं पूछता। सीधे सामान जोड़ देता है।

अगर सामान बैच नंबर के साथ खरीदा गया था, तो Setu इसकी जगह उसके बैच की सूची दिखाता है, जिसके ऊपर Select batch — earliest expiry first लिखा होता है (जो बैच सबसे पहले एक्सपायर होगा, वह सबसे ऊपर)। इसमें हर बैच की MRP और स्टॉक दिखता है। ग्राहक के पैकेट पर छपी MRP वाला बैच चुनें।

बैच नंबर के साथ खरीदा गया सामान: पैकेट की MRP वाला बैच चुनें।

जब पैकेट वाली MRP सूची में न हो

आखिरी लाइन MRP on the packet is not here (पैकेट वाली MRP यहाँ नहीं है) होती है। इसे चुनें, तो Setu उस सामान की वे दूसरी MRP दिखाता है जिनका अभी स्टॉक नहीं है। इनमें से किसी पर बिल बनाया, तो उसका स्टॉक माइनस में चला जाता है।

अगर MRP फिर भी न मिले, तो MRP on the packet is not in this list either (पैकेट वाली MRP इस सूची में भी नहीं है) चुनें। Setu कुछ नहीं जोड़ता। सामान फिर से स्कैन करें और सूची से कोई MRP चुनें, या मैनेजर से कहें कि वह MRP खरीद के साथ डाले।

अगर आप ऐसी MRP चुनते हैं जिसका स्टॉक कम है, तो Setu कहता है, जैसे: “MRP ₹100: only 3 left. Choose another MRP.” (इस MRP के सिर्फ़ 3 बचे हैं। दूसरी MRP चुनें।)

लॉट कैसे बनते हैं

लॉट आपको खुद नहीं बनाने पड़ते। Setu बनाता है:

• जब सामान मास्टर (Item Master) में MRP बदली जाती है। Setu बताता है, जैसे: “MRP changed to ₹105 for new stock. 8 in stock stay at MRP ₹100 and sell at ₹95.” (नए माल के लिए MRP ₹105 हुई। स्टॉक के 8 पुरानी MRP ₹100 पर ही रहेंगे और ₹95 में बिकेंगे।) पुराने पैकेटों की MRP और रेट वही रहते हैं।
• जब खरीद नई MRP पर आती है। उस स्टॉक का अपना अलग लॉट बनता है।
• जब खरीद किसी पुरानी MRP पर आती है जिसका लॉट पहले से है (दाम बढ़ने के बाद पुराना माल आया)। वह माल उसी पुराने लॉट में जाता है। सामान के दाम नहीं बदलते।

खरीद बिल (Alt+P) पर, जब सामान पहले से एक से ज़्यादा MRP पर स्टॉक में हो, तो Setu पूछता है कि यह खरीद किस लॉट में जुड़े, या नया लॉट बने।

लॉट देखना और ठीक करना

• स्टॉक (Stocks) › MRP के हिसाब से स्टॉक (Stock by MRP) हर सामान का हर MRP पर स्टॉक दिखाता है।
• स्टॉक (Stocks) › पुरानी MRP का स्टॉक (Old MRP stock) वह स्टॉक दिखाता है जो अभी भी पुरानी MRP पर है, ताकि आप उसे पहले बेच सकें।
• अभी का स्टॉक (Current Stock) में, साइड पैनल पर “MRP lots of …” (… के MRP लॉट) दिखता है। Insert से एक लॉट का स्टॉक बदलता है, जैसे शेल्फ़ गिनने के बाद। कैशियर का बदलाव सेव हो जाता है और मालिक उसे बाद में देखता है।

ज़्यादा जानकारी के लिए सामान और स्टॉक देखें।

English

पेमेंट, चेंज और बिल छापना

इस पेज पर: कैश, UPI, कार्ड या उधार में पेमेंट लेना, सही चेंज (लौटाने के पैसे) देना, और बिल छापना।

पेमेंट वाली विंडो खोलना

जब सारा सामान बिल में आ जाए, तो End या Ctrl+W दबाएँ, या खाली सामान वाली लाइन पर Enter दबाएँ। बिल के ऊपर पेमेंट का तरीका (MODE OF PAYMENT) विंडो खुलती है।

बिल पर End या Ctrl+W दबाने से पेमेंट का तरीका (MODE OF PAYMENT) विंडो खुलती है।

इसमें ये बॉक्स होते हैं:

खाली UPI, कार्ड या उधार वाले बॉक्स पर Enter दबाने से, जितनी रकम अभी बाकी है, वह पूरी उसी बॉक्स में आ जाती है। इसलिए पूरा पेमेंट UPI से हो, तो UPI amount पर जाएँ और Enter दबाएँ।

कैश में पेमेंट

1. ग्राहक ने जितना कैश दिया, वह Cash received में लिखें, जैसे 500।
2. Enter दबाएँ।
3. Setu चेंज का हिसाब लगाकर पूछता है “Return change ₹… Save bill?” (₹… चेंज लौटाएँ। बिल सेव करें?)।
4. Y दबाएँ। स्क्रीन पर दिखा चेंज ग्राहक को दें।

अगर ग्राहक ठीक उतने ही पैसे दे, तो Cash received को वैसे ही छोड़ें और Enter दबाएँ।

अगर बिना ग्राहक वाले कैश बिल (Cash) पर आप बिल से कम कैश लिखते हैं, तो Setu कहता है “₹… short. Enter more cash, or use UPI/card/credit.” (₹… कम हैं। और कैश लिखें, या UPI/कार्ड/उधार लें।)

बिल पर F11 दबाकर चेंज फिर से देख सकते हैं।

UPI या कार्ड से पेमेंट

1. ग्राहक से पेमेंट करने को कहें। सेव करने से पहले, ग्राहक के फ़ोन पर या कार्ड मशीन की स्क्रीन पर देख लें कि पैसे सच में आ गए हैं।
2. UPI amount या Card amount में Enter दबाकर पूरी रकम वहाँ डालें (या कुछ हिस्सा लिखें)।
3. चाहें तो UPI ref / UTR में UPI का रेफ़रेंस लिखें।
4. सेव करने के लिए Enter दबाएँ।

Setu मानता है कि कैशियर ने UPI और कार्ड पेमेंट देखकर पक्का किया है। वह बैंक से इनकी जाँच नहीं करता।

पेमेंट बाँटना

एक बिल का कुछ हिस्सा कैश में और कुछ UPI, कार्ड या उधार में दिया जा सकता है। हर हिस्सा उसके बॉक्स में लिखें। जब पूरा पेमेंट हो जाता है, तब Setu बिल सेव करता है।

ग्राहक के खाते में उधार

उधार के लिए सेव किया हुआ ग्राहक चाहिए। बिना ग्राहक वाले Cash बिल का पूरा पेमेंट होना ज़रूरी है।

1. बिल के ऊपर ग्राहक चुनें।
2. पेमेंट में, ग्राहक अभी जो कैश या UPI दे रहा है, वह लिखें (अगर दे रहा हो)।
3. बाकी रकम Credit (udhaar) में डालें, या बस Enter दबाएँ: जो अभी नहीं दिया, वह उसके खाते में चढ़ जाता है।
4. Setu पूछता है “₹… goes to …’s khata (udhaar). Save bill?” (₹… ग्राहक के खाते में उधार जाएगा। बिल सेव करें?)। Y दबाएँ।

उधार की हद और उधार के दिन

ग्राहक की जानकारी में उधार की हद (credit limit) और उधार के दिन (credit days) हो सकते हैं। अगर इस बिल से ग्राहक इनमें से किसी को पार करता है, तो सेव करने से पहले Setu बता देता है। जब कैशियर ऐसा बिल सेव करता है, तो मैनेजर या मालिक के लिए मैनेजर की मंज़ूरी (Manager approval) बॉक्स खुलता है। मंज़ूरी न मिले, तो Setu कहता है “Not approved. Change the bill or the payment.” (मंज़ूरी नहीं मिली। बिल या पेमेंट बदलें।)

बिल सेव करना

पेमेंट पूरा होने पर Setu पूछता है “Save bill?” (बिल सेव करें?), अगर मालिक ने ‘बिल सेव करें?’ पूछें (Ask ‘Save bill?’) बंद न किया हो। बटन ये हैं:

“Save bill?” (बिल सेव करें?) वाला सवाल। key दबाएँ, या उसके बटन पर क्लिक करें।

पेमेंट विंडो में Esc दबाने से बिल पर वापस जाते हैं। आप Save bill (End) या Esc — बिल पर वापस (Esc — Back to bill) पर क्लिक भी कर सकते हैं।

सेव होने के बाद एक हरी लाइन में बिल नंबर और कुल रकम दिखती है, और चेंज हो तो वह भी। नया बिल खुल जाता है।

अगर दुकान का कैश ड्रॉअर बिल प्रिंटर से जुड़ा है, तो कैश बिल पर वह खुल जाता है (मालिक की सेटिंग कैश बिल पर कैश ड्रॉअर खोलें (Open cash drawer on cash bill))।

बिना ग्राहक के बड़े बिल

GST में रजिस्टर्ड (Regular) दुकान पर, अगर बिना ग्राहक वाले बिल की टैक्स वाली रकम ₹50,000 या उससे ज़्यादा है, तो उस पर खरीदार का नाम, पता और राज्य होना ज़रूरी है (GST नियम: CGST Rule 46)। सेव करने से पहले Setu ये पूछता है। इन्हें लिखें और End दबाएँ, या इन्हें नए ग्राहक के रूप में सेव करने के लिए F2 दबाएँ। अगर राज्य पूछा जाए, तो राज्य का 2 अंकों वाला GST कोड लिखें।

छापना

बिल सेव होते ही दुकान के बिल प्रिंटर पर छप जाता है। प्रिंटर सेट करने के लिए प्रिंटिंग देखें।

अगर बिल नहीं छपा

बिल हमेशा पहले सेव होता है, चाहे छपाई न हो पाए।

बिल दोबारा छापना

1. Alt+M दबाएँ।
2. सूची में बिल चुनें।
3. F10 दबाएँ।

दोबारा छपे बिल पर DUPLICATE लिखा होता है। बिल बदलना, दोबारा छापना या रद्द करना देखें।

WhatsApp पर बिल भेजना

सेव हुए बिल से (Alt+M, बिल खोलें) Alt+S दबाएँ। ग्राहक का WhatsApp मोबाइल नंबर लिखें, फिर Open WhatsApp with bill चुनें (यह इसी कंप्यूटर का WhatsApp इस्तेमाल करता है), या खुद पेस्ट करने के लिए Copy bill text चुनें। Setu खुद आपके ग्राहकों को कभी मैसेज नहीं भेजता।

English

बिल बदलना, दोबारा छापना या रद्द करना

इस पेज पर: सेव हुआ बिल ढूँढना, उसे दोबारा छापना, GST के सही तरीके से बदलना, या रद्द करना।

सेव हुआ बिल ढूँढना

Alt+M (या Ctrl+F3) दबाएँ, या लेन-देन (Transactions) › बिल बदलें / फिर छापें (Modify / Reprint Bill) चुनें।

ऊपर का MODIFY बॉक्स सूची छोटी करने में मदद करता है:

एक बॉक्स से अगले पर जाने के लिए Enter दबाएँ। बॉक्स के नीचे बिलों की सूची है।

बिल बदलें / फिर छापें। इसे Alt+M से, या लेन-देन (Transactions) › बिल बदलें / फिर छापें (Modify / Reprint Bill) से खोलें।

सूची में:

बिल के पास दो अक्षर दिख सकते हैं:

• X: बिल का यह रूप अभी छपा नहीं है;
• M: बिल छपने के बाद बदला गया।

किसने और कब (WHO AND WHEN) पैनल दिखाता है कि बिल किसने बनाया, किसने बदला और किसने छापा।

सेव हुए बिल की एक्शन पट्टी

बिल खोलने पर कामों की एक पट्टी दिखती है। ← → से कोई काम चुनें और Enter दबाएँ, या उसका बटन दबाएँ:

बिल दोबारा छापना

1. Alt+M दबाएँ और बिल ढूँढें।
2. F10 दबाएँ।

दोबारा छपे बिल पर DUPLICATE लिखा होता है, ताकि कोई उसे दूसरी बिक्री न समझ ले।

किसी दूसरे कागज़ पर एक बार छापने के लिए, जैसे कोई ग्राहक A4 GST इनवॉइस माँगे, Alt+P दबाएँ और लेआउट चुनें।

बिल बदलें (Modify Bill)

कभी-कभी सेव होने के बाद बिल ठीक करना पड़ता है: गलत सामान, गलत मात्रा, या ग्राहक एक चीज़ और लेने लौट आया।

1. Alt+M दबाएँ और बिल ढूँढें।
2. F3 (Modify) दबाएँ, या सूची में Ins दबाएँ।
3. बिल अपने सामान के साथ खुलता है। जो बदलना है, बदलें: लाइन जोड़ें, हटाएँ या बदलें।
4. पेमेंट के लिए End दबाएँ, और सेव करें।

GST में रजिस्टर्ड दुकान पर: GST का सही तरीका

GST के नियम सेव हो चुके टैक्स इनवॉइस को चुपचाप बदलने नहीं देते। इसलिए Regular या Composition दुकान पर Setu पुराना बिल कभी नहीं बदलता। इसकी जगह, शुरू करते ही वह कहता है:

“Changing … (₹…). GST rule: … stays as saved; saving makes a credit note for it and a new bill dated today. Change items, End = payment and save. Esc = leave without changes.”

(… बदला जा रहा है। GST नियम: पुराना बिल जैसा सेव है वैसा ही रहेगा; सेव करने पर उसका क्रेडिट नोट और आज की तारीख का नया बिल बनेगा। सामान बदलें, End = पेमेंट और सेव। Esc = बिना बदले छोड़ें।)

सेव करने पर Setu:

1. पुराना बिल बिल्कुल वैसा ही रखता है;
2. एक क्रेडिट नोट (Credit note) बनाता है जो पुराने बिल को काट देता है;
3. आज की तारीख का, नए नंबर वाला नया बिल बनाता है।

हरी लाइन में दिखता है, जैसे: “Saved … · ₹285.00 · replaces … (credit note …)”। अगर कुल रकम बदली है, तो वह बताता है कि गल्ले पर क्या करना है: “Collect ₹40.00 more from the customer” (ग्राहक से ₹40.00 और लें) या “Give ₹165.00 back to the customer” (ग्राहक को ₹165.00 वापस दें)।

ग्राहक को नया बिल दें। आपके GST रिटर्न सही रहते हैं, क्योंकि पुराना बिल, क्रेडिट नोट और नया बिल, तीनों उनमें आते हैं।

बिल में पहले से जो लाइनें हैं, वे उसी GST दर पर रहती हैं जिस पर बिल बना था। नई लाइनों पर आज की दर लगती है।

बिना GST रजिस्ट्रेशन वाली दुकान पर

जिस दुकान का GST रजिस्ट्रेशन नहीं है, वहाँ बिल उसी जगह बदल जाता है। Setu कहता है “Modifying …”, और उसे उसी नंबर से “Modified … · ₹…” के रूप में सेव करता है।

ध्यान रखें

• बदला जा रहा बिल रोका (Alt+H) नहीं जा सकता।
• हर बदलाव का रिकॉर्ड रहता है: किसने बदला, कब बदला, और पहले बिल कैसा था। मालिक इसे बिलों की सूची में F9 से, और रिपोर्ट (Reports) › बदलावों का रिकॉर्ड (Audit log) में देख सकता है।
• कैशियर को बिल ठीक करने से कभी रोका नहीं जाता। अगर कैशियर का बदलाव दुकान की कैशियर के बिल बदलने की हद (Cashier Modify Bill limit) से ज़्यादा है (₹1,00,000, जब तक मालिक इसे न बदले), तो भी वह तुरंत सेव हो जाता है, इस नोट के साथ: “above the cashier’s Modify Bill limit: saved, the owner will review it” (कैशियर की हद से ज़्यादा: सेव हुआ, मालिक बाद में देखेगा)। जब मालिक साइन इन करता है, Setu पिछले 7 दिन के ऐसे बदलावों की सूची दिखाता है, जिन्हें रिपोर्ट › बदलावों का रिकॉर्ड में देखा जा सकता है।

बिल रद्द करना

बिल तभी रद्द करें जब पूरी बिक्री हुई ही न हो, जैसे गलती से एक बिल दो बार सेव हो गया। ग्राहक माल वापस लाए, तो इसकी जगह बिक्री वापसी करें।

1. Alt+M दबाएँ, बिल ढूँढें और खोलें।
2. Alt+C (Cancel bill) दबाएँ।
3. Setu दिखाता है “CANCEL BILL — the bill stays in records and a reversal entry is posted. Be careful.” (बिल रद्द: बिल रिकॉर्ड में रहता है और उसकी उलटी एंट्री होती है। ध्यान से।)
4. Reason (required) में वजह लिखें (यह ज़रूरी है)।
5. अपना PIN या पासवर्ड लिखें। कैशियर को मैनेजर चाहिए: मैनेजर यूज़र (Manager user) और मैनेजर का PIN या पासवर्ड लिखें।
6. Cancel this bill पर क्लिक करें।

बिल कभी मिटाए नहीं जाते, और बिल नंबर कभी बदलते नहीं और दोबारा इस्तेमाल नहीं होते। रद्द बिल रिकॉर्ड में रहता है, रद्द के निशान और अपनी उलटी एंट्री के साथ।

English

काउंटर पर और काम

इस पेज पर: बिल रोकना, सामान बदलना (एक्सचेंज), बिल कॉपी करना, और टच बिलिंग और चालान का इस्तेमाल।

बिल रोकना

बिल बनते-बनते ग्राहक को कुछ याद आता है और वह उसे लेने चला जाता है। उसका बिल रोक दें और अगले ग्राहक का बिल बनाएँ।

1. Alt+H दबाएँ। Setu कहता है “Bill held (…). Alt+R to resume.” (बिल रोका गया। फिर से खोलने के लिए Alt+R।) एक नया, खाली बिल खुल जाता है।
2. अगले ग्राहक का बिल हमेशा की तरह बनाएँ।
3. पहला ग्राहक लौटे, तो Alt+R (या Ctrl+P) दबाएँ, उसका बिल चुनें और आगे बढ़ें।

रोके हुए बिल लेन-देन (Transactions) › रोके हुए बिल (Held bills) में भी दिखते हैं। बिजली जाने पर भी रोके हुए बिल बचे रहते हैं।

रोके हुए बिल। बिल पर Alt+R दबाकर इन्हें देखें, फिर Enter से एक बिल वापस लाएँ।

रोका हुआ बिल वापस लाने के लिए, अभी वाला बिल खाली होना चाहिए या पहले सेव हो जाना चाहिए। नहीं तो Setu कहता है “Hold or save the current bill first (Alt+H).” (पहले अभी वाला बिल रोकें या सेव करें।)

एक्सचेंज: नए बिल में वापसी

ग्राहक कोई सामान लौटाता है और उसकी जगह कुछ और लेता है।

1. ग्राहक के लिए नया बिल शुरू करें।
2. खाली सामान वाली लाइन पर * दबाएँ। बिक्री वापसी की विंडो खुलती है।
3. वह बिल चुनें जिस पर ग्राहक ने सामान खरीदा था, और जो सामान लौट रहा है वह चुनें। बिक्री वापसी देखें।
4. वापसी सेव करें। आप नए बिल पर लौट आते हैं, जहाँ लिखा होता है “Return … ₹… adjusted against this bill” (वापसी के ₹… इस बिल में घटाए गए)।
5. नया सामान जोड़ें और पेमेंट लें। ग्राहक सिर्फ़ फ़र्क की रकम देता है।

अगर वापसी की रकम नए बिल से ज़्यादा है, तो Setu बताता है कि ग्राहक को कितना कैश वापस देना है।

बिल कॉपी करना

Ctrl+T स्क्रीन पर दिख रहा बिल (या अभी सेव हुआ बिल) कॉपी करता है। नए, खाली बिल पर Ctrl+Z से वह पेस्ट होता है। जो ग्राहक हर हफ़्ते वही सामान लेता है, उसके लिए यह काम का है।

GST का ब्योरा, मुनाफ़ा और कैलकुलेटर

• F10 बिल का GST का ब्योरा (GST detail) दिखाता है: हर दर पर टैक्स वाली रकम और टैक्स।
• Alt+F10 बिल का मुनाफ़ा दिखाता है, मुनाफ़ा देखें (Profit view) (सिर्फ़ मालिक और मैनेजर)।
• F12 कैलकुलेटर (Calculator) खोलता है।
• Ctrl+F7 (मदद और शॉर्टकट (Help & Shortcuts) से) बिल का मुनाफ़ा दिखाता है (मैनेजर)।

टच बिलिंग

टच स्क्रीन के लिए Alt+T दबाएँ या लेन-देन › टच से बिल (Touch billing) चुनें। सामान बड़े बटनों में, कैटेगरी के हिसाब से दिखते हैं, हर बटन पर नाम और दाम। सामान पर टैप करें, मात्रा के लिए नंबर वाले बटन दबाएँ, और PAY पर टैप करें।

लॉयल्टी पॉइंट

अगर मालिक ने कंट्रोल रूम (Control Room) में लॉयल्टी पॉइंट (Loyalty points) चालू किए हैं, तो ग्राहकों को उनके बिलों पर पॉइंट मिलते हैं। पेमेंट में Redeem points बॉक्स दिखाता है कि ग्राहक के पास कितने पॉइंट हैं। जितने पॉइंट इस्तेमाल करने हैं, वे लिखें।

चालान

चालान से माल अभी भेजा जाता है और उसका बिल बाद में बनता है, जैसे किसी पक्के ग्राहक के लिए जो हफ़्ते के आखिर में हिसाब करता है।

• लेन-देन › बिक्री चालान (Sale Challan) (Alt+C): ग्राहक को चालान पर माल भेजना।
• लेन-देन › काउंटर चालान (Counter Challan) (Alt+Ins): काउंटर पर जल्दी से चालान।
• लेन-देन › चालान से बिल बनाएँ (Challans to bill): ग्राहक के चालानों को एक बिल में बदलता है।

चालान में भी बिक्री बिल की तरह MRP चुनने वाली विंडो आती है।

होम डिलीवरी

अगर मालिक ने कंट्रोल रूम में होम डिलीवरी (Home delivery) चालू की है, तो आप डिलीवरी का पता लिख सकते हैं और उसे लेन-देन › होम डिलीवरी ऑर्डर (Home delivery orders) में देख सकते हैं।

English

खरीद और वापसी

इस पेज पर: सप्लायर का बिल डालना, सप्लायर को माल वापस भेजना, और ग्राहक से माल वापस लेना।

खरीद और सप्लायर को वापसी, मालिक और मैनेजर के काम हैं। बिक्री वापसी कैशियर भी ले सकते हैं, दुकान के नियमों के अंदर।

खरीद बिल डालना

जब माल सप्लायर के बिल के साथ आए, तो उसी दिन बिल डाल दें। इससे स्टॉक बढ़ता है, सप्लायर को जो देना है वह दर्ज होता है, और आपका खरीद वाला GST सही रहता है।

इसे Alt+P से, मेन मेन्यू पर 2 दबाकर, या लेन-देन (Transactions) › खरीद बिल (Purchase Bill) से खोलें।

बिल का ऊपरी हिस्सा

1. तारीख (Date): जिस दिन माल मिला। आज की तारीख रखने के लिए Enter दबाएँ।
2. Supplier (F1 list · F2 new): सप्लायर के नाम के पहले कुछ अक्षर लिखें, या सूची के लिए F1 दबाएँ। नया सप्लायर जोड़ने के लिए F2 दबाएँ।
3. Supplier bill no.: सप्लायर के बिल पर छपा नंबर। अगर उस सप्लायर का इसी नंबर वाला बिल आप पहले डाल चुके हैं, तो Setu पूछता है “Bill … from … is already entered. Enter it again anyway? (Y/N)” (यह बिल पहले ही डाला जा चुका है। फिर भी दोबारा डालें?)। आम तौर पर जवाब N होता है।
4. Bill date: सप्लायर के बिल पर छपी तारीख। अगर उसी दिन का बिल है, तो इसे खाली छोड़ सकते हैं।

सामान

सप्लायर के बिल के हर सामान के लिए:

1. सामान (Item) में बारकोड स्कैन करें, या नाम लिखकर सामान चुनें। नए सामान के लिए F2 दबाएँ।
2. सप्लायर के बिल से लाइन भरें। एक बॉक्स से अगले पर जाने के लिए Enter दबाएँ:
   • यूनिट (Unit): पीस और पैक के बीच बदलने के लिए Space दबाएँ (जैसे PCS और BOX);
   • मात्रा (Qty): कितना माल आया;
   • Free qty: सप्लायर ने जो पीस फ़्री दिए;
   • रेट (Rate): सप्लायर के बिल पर छपा रेट;
   • Purchase disc %: सप्लायर की छूट, अगर हो (कुछ दुकानों में दो छूट होती हैं, Dis 1 % और Dis 2 %);
   • GST %: सामान की GST दर;
   • MRP: पैकेट पर छपी MRP;
   • बिक्री दर (Sale rate): आपका बेचने का रेट।
3. लाइन पूरी होने पर End दबाएँ। Setu कहता है “… added. Next item, or Ctrl+W to finish.” (… जुड़ गया। अगला सामान डालें, या खत्म करने के लिए Ctrl+W।)

हर सामान की लाइन पर, जाँचने में मदद के लिए Setu उस सामान की पिछली खरीदें (रेट, MRP और स्टॉक) दिखाता है। इन्हें छिपाने या दिखाने के लिए F6 दबाएँ।

खरीद बिल की एक लाइन भरी जा रही है। खरीद बिल Alt+P से खोलें।

पैकेट पर छपी निर्माण तिथि (Mfg date) डालने के लिए लाइन पर Ctrl+M दबाएँ (ज़रूरी नहीं), 01-06-2026, 01062026 या 06/26 की तरह।

अगर कोई सामान नई MRP पर आता है, तो Setu उस स्टॉक को उसकी अपनी MRP पर अलग रखता है। अगर वह किसी ऐसी पुरानी MRP पर आता है जो दुकान में पहले से है, तो वह उसी पुराने लॉट में जाता है। MRP चुनना देखें।

कोई लाइन हटाने के लिए Del या Ctrl+D दबाएँ। Ctrl+Z से वह वापस आ जाती है।

खरीद पूरी करना

1. खाली सामान वाली लाइन पर Ctrl+W (या End) दबाएँ।
2. Freight / other: बिल पर भाड़ा या कोई और खर्च। यह सामान की लागत में जुड़ जाता है।
3. Paid now (cash): अभी सप्लायर को जितना कैश दिया, अगर दिया हो। बाकी रकम सप्लायर को देनी रहती है।
4. Bill total को सप्लायर के बिल से मिलाएँ।
5. End दबाएँ, या Save purchase (End) पर क्लिक करें।

Setu कहता है “Saved … · ₹…. Stock updated.” (सेव हुआ। स्टॉक अपडेट हुआ।)

जब GST सप्लायर के बिल से न मिले

Setu हर लाइन पर GST खुद निकालता है। अगर सप्लायर के बिल में GST के आँकड़े थोड़े अलग हैं (उनके राउंड करने से), तो Ctrl+G दबाएँ और सप्लायर के अपने GST आँकड़े लिखें, ताकि आपका रिकॉर्ड उनके बिल से मिले।

खरीद बिल बदलना

अगर खरीद गलत डाली गई, तो लेन-देन › खरीद बिल बदलें (Change a purchase bill) चुनें (मालिक और मैनेजर)। बिल चुनें, लाइनें ठीक करें, और बदलाव सेव करने के लिए खाली सामान वाली लाइन पर End दबाएँ। पुरानी एंट्री उलट दी जाती है और ठीक की गई एंट्री उसकी जगह ले लेती है।

सप्लायर को माल वापस भेजना (डेबिट नोट)

एक्सपायर, टूटा-फूटा या गलत माल सप्लायर को वापस भेजने के लिए लेन-देन › खरीद वापसी (डेबिट नोट) (Purchase Return (debit note)) चुनें (मालिक और मैनेजर)। स्क्रीन के ऊपर PURCHASE RETURN (DEBIT NOTE) (खरीद वापसी, डेबिट नोट) लिखा होता है।

बनता हुआ डेबिट नोट। इसे लेन-देन (Transactions) › Purchase Return (debit note) से खोलें।

1. Supplier: सप्लायर चुनें।
2. Bill no. (theirs or ours; F1 = list): वह खरीद बिल जिस पर माल आया था। सप्लायर के बिलों में से चुनने के लिए F1 (या ↓) दबाएँ।
3. उस बिल का सामान दिखता है। जो सामान वापस जा रहा है, उसकी मात्रा लिखें, या पूरा वापस भेजने के लिए Space (या +) दबाएँ। हर स्कैन से एक और जुड़ता है। Backspace से नंबर मिट जाता है।
4. Enter दबाएँ और Reason (वजह) लिखें, जैसे “expired”।
5. End दबाएँ, या Save debit note (End) पर क्लिक करें।

सप्लायर के सेल्समैन के लिए एक पर्ची छपती है, जिसे वह माल के साथ ले जाता है। यह रकम सप्लायर को जो देना है उसमें से घट जाती है, और स्टॉक कम हो जाता है।

बिक्री वापसी (Sale returns)

जब ग्राहक माल वापस लाए, तो लेन-देन › बिक्री वापसी (क्रेडिट नोट) (Sale Return (credit note)) चुनें। स्क्रीन के ऊपर SALE RETURN (CREDIT NOTE) (बिक्री वापसी, क्रेडिट नोट) लिखा होता है।

1. ग्राहक (Customer): ग्राहक चुनें, या बिना ग्राहक के आगे बढ़ने के लिए Enter दबाएँ (कैश बिल)।
2. Bill no. (↓ = recent): बिल नंबर लिखें, या हाल के बिलों में से चुनने के लिए ↓ दबाएँ। Setu बिल की तारीख और कुल रकम दिखाता है।
3. जो सामान लौट रहा है, उसे पूरा लौटाने के लिए Space दबाएँ, या मात्रा लिखें।
4. उस सामान का क्या होगा, निशान लगाएँ: R वापस शेल्फ़ पर (restock), D टूटा-फूटा (damaged), या E एक्सपायर (expired)। सिर्फ़ शेल्फ़ पर लौटा माल ही स्टॉक में वापस जुड़ता है।
5. Enter दबाएँ और वजह लिखें (यह ज़रूरी है), जैसे “wrong item”।
6. पैसे कैसे लौटाने हैं, चुनें: C कैश, U UPI, K कार्ड, या A ग्राहक के खाते में घटाएँ। कैश बिल का पैसा कैश, UPI या कार्ड से लौटता है।
7. End दबाएँ, या Save return (End) पर क्लिक करें।

Setu क्रेडिट नोट सेव करता है और कहता है, जैसे “Saved … · refund ₹… by Cash.” (सेव हुआ, ₹… कैश में लौटाए।) इसे छापने के लिए Alt+M से ढूँढें और F10 दबाएँ।

कुछ बातें ध्यान रखें:

• वापसी उसी बिल पर होती है जो ग्राहक के पास असल में है। अगर वह बिल बाद में बदला गया था, तो Setu आपको नया बिल बताता है।
• जितना बिका, उससे ज़्यादा वापस नहीं हो सकता। Setu कहता है “only … can be returned.” (सिर्फ़ … वापस हो सकते हैं।)
• कैशियर 7 दिन तक पुराने बिलों की वापसी ले सकता है (मालिक कैशियर कितने दिन तक वापसी ले (Cashier return window (days)) बदल सकता है, या कैशियर वापसी ले सकता है (Cashier can take returns) बंद कर सकता है)। इससे पुराने बिलों के लिए मैनेजर की मंज़ूरी चाहिए।
• अगर बिल का पूरा पेमेंट नहीं हुआ था, तो वापसी ग्राहक के खाते में घटाएँ।

अगर ग्राहक लौटाए सामान की जगह कुछ और ले रहा है, तो एक्सचेंज करें: नए बिक्री बिल पर * दबाएँ। काउंटर पर और काम देखें।

English

सामान और स्टॉक

इस पेज पर: सामान जोड़ना और बदलना, अपना स्टॉक देखना, उसे ठीक करना, और ओपनिंग स्टॉक डालना।

सामान मास्टर (Item Master)

आप जो भी सामान बेचते हैं, वह सामान मास्टर में रहता है। इसे Ctrl+I से खोलें, या मास्टर (Masters) › सामान मास्टर (Item Master) से।

सामान मास्टर। इसे Ctrl+I से, या मास्टर (Masters) › सामान मास्टर (Item Master) से खोलें।

सूची में आपका सारा सामान दिखता है। शॉर्टकट:

रैक से खोजने के लिए r: और रैक लिखें, जैसे r:A1।

नया सामान जोड़ना

1. सामान मास्टर में F2 दबाएँ, या बिल या खरीद के सामान वाले बॉक्स में F2 दबाएँ।
2. फ़ॉर्म भरें। ज़रूरी बॉक्स ये हैं:
   • Item name: सामान का नाम, जैसा आप बिल पर चाहते हैं, साइज़ के साथ, जैसे “ZZ Sugar 1 kg”।
   • Scan new barcode: पैकेट स्कैन करें। जिस सामान पर बारकोड नहीं है, उसके लिए Alt+G दुकान का अपना नया बारकोड बनाता है।
   • यूनिट (Unit): पैकेट और नग के लिए PCS; खुले सामान के लिए KG, G, L या ML।
   • Loose / weighed: जो सामान तौलकर या नापकर बिकता है, उस पर टिक करें।
   • Packing (e.g. BOX of 12) और Barcodes on the pack: अगर सामान पेटी या पैक में भी आता है।
   • Category और Company / brand (F3): रिपोर्ट के लिए।
   • HSN और GST % (0/5/12/18/28/40): सप्लायर के बिल से, या अपने CA से पूछकर।
   • Purchase cost / unit (before GST): एक नग आपको कितने में पड़ता है, GST से पहले।
   • MRP: जैसी पैकेट पर छपी है।
   • Sale rate: आपका बिक्री रेट। MRP पर ही बेचना हो तो खाली छोड़ दें।
   • Discount % on every bill: इस सामान पर हमेशा मिलने वाली छूट, अगर कोई हो। Setu दिखाता है कि तब ग्राहक कितना देगा।
   • Reorder at (minimum qty): स्टॉक इतना रह जाए, तो सामान कम स्टॉक वाली रिपोर्ट में दिखेगा।
   • Stock in shop now (सिर्फ़ नए सामान के लिए): जो माल पहले से शेल्फ़ पर है और जिसका कोई खरीद बिल नहीं डालना है। जो माल आप खरीद बिल से डालेंगे, उसके लिए यह खाली छोड़ें।
3. सेव करने के लिए PgDn या Ctrl+W दबाएँ।

फ़ॉर्म के दाईं तरफ़ और भी बॉक्स हैं, जिन्हें ज़्यादातर दुकानें जैसे हैं वैसे छोड़ सकती हैं: Status, Hide, Fast search code, Rate-A/B/C (अलग-अलग तरह के ग्राहकों के लिए अलग रेट), Default sale qty, Negative stock, Maximum discount % (cashier) और Minimum margin %।

सेव करते समय Setu सामान को जाँचता है। जैसे, छूट के बाद बिक्री रेट लागत से कम हो, या उसी नाम का कोई और सामान पहले से हो, तो Setu चेतावनी देता है। मैसेज पढ़ें, फिर उसे ठीक करें, या वैसा ही रखना हो तो फिर से सेव दबाएँ।

सामान कौन जोड़ या बदल सकता है

मालिक और मैनेजर। कैशियर कोई नया सामान जोड़े या बदले, तो मैनेजर चाहिए: फ़ॉर्म में Manager user (approval) और PIN या पासवर्ड का एक बॉक्स आता है, जिसे मैनेजर भरता है। कैशियर को पहले से बने सामान की खरीद लागत कभी नहीं दिखती।

सामान बदलना

सामान ढूँढें और F3 या Enter दबाएँ। जो बदलना है, बदलें और सेव करें।

MRP बदलना

MRP बढ़े या घटे, तो MRP बॉक्स बदलें। अगर पुरानी MRP वाला स्टॉक बचा है, तो Setu उसे अलग रखता है और बताता है, जैसे: “MRP changed to ₹105 for new stock. 8 in stock stay at MRP ₹100 and sell at ₹95.” मतलब: नए माल की MRP ₹105 हुई; स्टॉक के 8 नग पुरानी MRP ₹100 पर ही रहेंगे और ₹95 में बिकेंगे। देखें MRP चुनना।

सामान हटाना

जो सामान अब नहीं बेचते, उस पर Del दबाएँ। Setu पहले पूछता है। हटाया हुआ सामान सूची, खोज और बिल में नहीं दिखता, पर पुराने बिल, स्टॉक के रिकॉर्ड और GST रिटर्न में वह बना रहता है। सामान की सूची में F9 हटाया हुआ सामान दिखाता है और उसे वापस भी ला सकता है।

अभी का स्टॉक (Current stock)

स्टॉक (Stocks) › अभी का स्टॉक (Current stock) चुनें, या मेन मेन्यू पर 4 दबाएँ। इसमें हर सामान अपने स्टॉक के साथ दिखता है।

जिस सामान का स्टॉक एक से ज़्यादा MRP पर है, उसके लिए साइड पैनल में दिखता है: “MRP lots of …: Insert changes the stock of one lot.” मतलब: किसी एक MRP लॉट का स्टॉक बदलने के लिए Insert दबाएँ।

स्टॉक ठीक करना

स्टॉक बढ़ाएँ या घटाएँ

माल टूट-फूट जाए, कोई पैकेट मिल जाए, या गिनती अलग निकले, तो सामान मास्टर या अभी का स्टॉक में Insert दबाएँ, या लेन-देन (Transactions) › स्टॉक घटाएँ-बढ़ाएँ (Stock adjustment) चुनें (मालिक और मैनेजर)। बदलाव (+ या −) या गिनी हुई मात्रा लिखें, और एक नोट।

कैशियर का किया स्टॉक बदलाव सेव हो जाता है, और मालिक के देखने के लिए रखा जाता है। मैनेजर चाहे तो उसी समय मंज़ूरी दे सकता है।

स्टॉक की गिनती (Physical stock count)

एक शेल्फ़ या पूरी दुकान गिननी हो, तो लेन-देन (Transactions) › स्टॉक की गिनती (Physical stock count) चुनें (मालिक और मैनेजर)।

1. Rack में वह रैक लिखें जिसे गिनना है, या सारे सामान के लिए खाली छोड़ें, और Enter दबाएँ।
2. हर सामान की गिनी हुई मात्रा लिखें। जो लाइन खाली छोड़ेंगे, वह नहीं बदलेगी।
3. Ctrl+W (Post differences) दबाएँ। Setu स्टॉक को आपकी गिनती के बराबर कर देता है।

स्टॉक की रिपोर्ट

स्टॉक (Stocks) मेन्यू में ये रिपोर्ट हैं:

• अभी का स्टॉक (Current stock), सामान का स्टॉक खाता (Stock ledger (item)), स्टॉक की स्थिति (Stock Status), स्टॉक और बिक्री का विश्लेषण (Stock & Sales Analysis), सामान की डे बुक (Item Day Book);
• कम स्टॉक / फिर मँगाएँ (Low stock / reorder): वह सामान जिसका स्टॉक फिर मँगाने की हद तक या उससे नीचे आ गया है;
• एक्सपायरी नज़दीक (Near expiry): उस सामान के लिए जिसका बैच और एक्सपायरी रखा जाता है;
• कम बिकने वाला (Slow moving): वह सामान जो बिक नहीं रहा;
• रैक-वार स्टॉक (Rack wise stock);
• MRP के हिसाब से स्टॉक (Stock by MRP) और पुरानी MRP का स्टॉक (Old MRP stock): हर MRP पर कितना स्टॉक है;
• आज का कुल मुनाफ़ा (Today’s Gross Profit) (मालिक और मैनेजर)।

रिपोर्ट वाली स्क्रीन कैसे चलती हैं, यह रिपोर्ट में देखें।

ओपनिंग स्टॉक

जब आप Setu शुरू करते हैं, तब जो माल पहले से आपकी शेल्फ़ पर है, वही आपका ओपनिंग स्टॉक है।

• थोड़ा सामान हो, तो हर सामान जोड़ते समय Stock in shop now में लिखें।
• बहुत सारा सामान हो, तो उसे अपने पुराने सॉफ़्टवेयर से लाएँ। देखें पुराने सॉफ़्टवेयर से डेटा लाना।
• मालिक मास्टर (Masters) › ओपनिंग स्टॉक और बाकी (Opening stock & balances) से भी डाल सकता है। इसकी स्क्रीन पर ऊपर ओपनिंग स्टॉक और बाकी (शुरुआत) (OPENING STOCK & BALANCES (cut-over)) लिखा होता है। हर सामान के लिए सामान (Item) चुनें, Quantity (base unit), Cost per unit और MRP लिखें, चाहें तो निर्माण तिथि (Mfg date) भी, फिर Post opening stock पर क्लिक करें। अगर वही सामान शेल्फ़ पर दूसरी MRP पर भी है, तो उसे उस MRP और उसके बिक्री रेट (सिर्फ़ दूसरी MRP पर) (Sale rate (another MRP only)) के साथ फिर से डालें।

इसी स्क्रीन से ग्राहक या सप्लायर की ओपनिंग बाकी (Post opening balance) और शुरुआत के दिन गल्ले में रखा कैश (Post opening cash) भी डाला जाता है।

ओपनिंग स्टॉक की कीमत स्टॉक में जाती है। उसे किसी खाते के जोड़ में दोबारा न डालें।

बहुत सारे सामान का GST रेट और HSN

मास्टर (Masters) › सामान का GST% / HSN बदलें (Item GST% / HSN updation) (मालिक) से बहुत सारे सामान के GST रेट और HSN कोड एक साथ बदलते हैं, जैसे जब सरकार कोई रेट बदले।

English

ग्राहक और सप्लायर

इस पेज पर: अपने ग्राहकों और सप्लायरों की जानकारी रखना, उनका खाता देखना, और मिले व दिए पैसे दर्ज करना।

Setu में ग्राहक और सप्लायर, दोनों को पार्टी कहते हैं। हर पार्टी का एक खाता (ledger) होता है: उसके साथ हर बिल, भुगतान और वापसी, और बाकी रकम।

पार्टी सूची (सभी खाते)। इसे Ctrl+L से खोलें; किसी पार्टी पर Enter दबाकर उसका खाता देखें।

ग्राहक या सप्लायर जोड़ना

• ग्राहक: मास्टर (Masters) › ग्राहक खाते (Ledger Master (customers)) (Alt+L), फिर F2। या बिल के ग्राहक वाले बॉक्स में F2 दबाएँ।
• सप्लायर: मास्टर (Masters) › सप्लायर (Suppliers), फिर F2। या खरीद के सप्लायर वाले बॉक्स में F2 दबाएँ।

फ़ॉर्म में ये बॉक्स हैं:

सेव करने के लिए PgDn दबाएँ।

बाद में पार्टी की जानकारी सिर्फ़ मालिक या मैनेजर बदल सकता है।

Dr और Cr का मतलब

Setu में बाकी रकम के आगे Dr या Cr लिखा होता है:

• ग्राहक पर Dr (डेबिट) का मतलब है कि ग्राहक को दुकान को पैसे देने हैं। किसी ग्राहक पर “₹1,250 Dr” का मतलब है कि उसे आपको ₹1,250 देने हैं।
• सप्लायर पर Cr (क्रेडिट) का मतलब है कि दुकान को सप्लायर को पैसे देने हैं।

कभी-कभी उल्टा भी होता है:

• ग्राहक पर Cr का मतलब है कि दुकान को ग्राहक को पैसे देने हैं, जैसे एडवांस या वापसी के बाद।
• सप्लायर पर Dr का मतलब है कि सप्लायर को आपको पैसे देने हैं, जैसे आपने एडवांस दिया हो या माल लौटाया हो।

पार्टी का खाता देखना

• बही (Books) › पार्टी खाता (Party ledger), या मेन मेन्यू पर 3: पार्टी चुनें, उसकी हर एंट्री और चलती बाकी दिखेगी।
• बिल पर, ग्राहक की सूची में, F4 पार्टी का खाता दिखाता है और F8 उसके बिना चुकाए बिल।
• बही (Books) › ग्राहकों से लेना (Debtors outstanding): वे सब जिन्हें दुकान को पैसे देने हैं।
• बही (Books) › सप्लायरों को देना (Creditors outstanding): वे सब सप्लायर जिन्हें दुकान को पैसे देने हैं (मालिक और मैनेजर)।
• Alt+O (बही (Books) › लेना-देना बाकी (Outstandings)): बाकी की सूचियाँ, पार्टी-वार और कितने दिन पुराना, इस हिसाब से।

पार्टी के खाते में F5 वे बिल दिखाता है जो अभी चुकाने बाकी हैं।

ग्राहक से मिले पैसे (जमा)

जब कोई ग्राहक अपना उधार चुकाए:

1. Alt+U दबाएँ, या हिसाब (Accounts) › जमा (ग्राहक से) (Receipt (from customer)) चुनें। जमा वाउचर (RECEIPT VOUCHER) खुलता है।
2. ग्राहक (Customer) चुनें (सूची के लिए F1, नए ग्राहक के लिए F2)।
3. रकम (Amount) लिखें।
4. Mode (Space changes): कैश, बैंक और UPI के बीच बदलने के लिए Space दबाएँ। चेक या बैंक ट्रांसफ़र हो, तो Cheque / UTR ref. लिखें।
5. Setu ग्राहक के Outstanding bills (बाकी बिल) दिखाता है। ↑ ↓ और Space से चुनें कि यह पैसा किन बिलों में जाएगा, फिर Enter दबाएँ। कोई बिल न चुनें, तो सबसे पुराने बिल पहले चुकते हैं।
6. चाहें तो विवरण (Narration) में नोट लिखें।
7. End दबाएँ (या Ctrl+W या PgDn)। Setu पूछता है “Save?”: Enter से सेव, P से सेव और रसीद छपेगी, N या Esc से वापस।

सप्लायर को दिए पैसे (भुगतान)

सप्लायरों को दिए पैसे मालिक या मैनेजर दर्ज करते हैं:

1. हिसाब (Accounts) › भुगतान (सप्लायर को) (Payment (to supplier)) चुनें। भुगतान वाउचर (PAYMENT VOUCHER) खुलता है।
2. Supplier चुनें, रकम (Amount) लिखें और Mode चुनें।
3. चुनें कि यह सप्लायर के किन बिलों का भुगतान है, या ऐसे ही छोड़ दें ताकि सबसे पुराने बिल पहले चुकें।
4. End दबाएँ और सेव करें।

दुकान के खर्च

बिजली, किराया या चाय जैसे दुकान के खर्च के लिए हिसाब (Accounts) › खर्च (Expense) चुनें। Expense head (खर्च का नाम) चुनें, रकम (Amount) लिखें, Paid by (Space changes) चुनें, और सेव करें।

सभी वाउचर

Alt+V (हिसाब (Accounts) › सभी वाउचर (All vouchers)) से हर तरह की एंट्री एक ही जगह से खुलती है: F2 भुगतान, F3 जमा, F4 जर्नल, F5 डेबिट नोट, F6 क्रेडिट नोट, F7 कॉन्ट्रा (कैश और बैंक के बीच ट्रांसफ़र), F8 खर्च। जर्नल एंट्री मालिक के लिए है; बाकी ज़्यादातर मालिक और मैनेजर के लिए हैं।

कुछ लिखने के बाद आप एंट्री छोड़ें, तो Setu पूछता है “Leave without saving?” (बिना सेव किए छोड़ें?)। इसमें No पहले से चुना रहता है, इसलिए गलती से Enter दब जाए तो भी आपका काम बचा रहता है।

कैशियर को क्या दिखता है

दुकान के आँकड़े निजी रखने के लिए, बिल बनाते समय कैशियर को बैलेंस नहीं दिखते, जब तक मालिक इजाज़त न दे। मालिक यह मास्टर (Masters) › स्टाफ के अधिकार (Operator powers) में बिल बनाते समय कैशियर को बैलेंस दिखें (Cashier sees balances while billing) से तय करता है:

• सारे बैलेंस छिपाएँ (Hide all balances) (हर दुकान में शुरू में यही);
• सिर्फ़ कैश और बैंक छिपाएँ (Hide cash and bank only);
• सब दिखाएँ (Show all)।

मालिक और मैनेजर को हर बैलेंस हमेशा दिखता है। कैशियर को खरीद लागत या सप्लायर के खाते कभी नहीं दिखते। देखें स्टाफ और उनके अधिकार।

English

रिपोर्ट

इस पेज पर: दिन बंद करना और कैश गिनना, अपनी बिक्री और स्टॉक देखना, और अपने CA के लिए GST रिटर्न तैयार करना।

रिपोर्ट वाली स्क्रीन कैसे चलती हैं

हर रिपोर्ट एक ही तरह चलती है। ऊपर के मेन्यू से कोई रिपोर्ट खोलें। फिर:

Alt+P पूछता है: छापने के लिए Yes, Documents › Matih Setu Reports में Excel (CSV) फ़ाइल सेव करने के लिए No, और वापस जाने के लिए Cancel।

कुछ रिपोर्ट सिर्फ़ मालिक या मैनेजर के लिए हैं, ख़ासकर जिनमें खरीद लागत या मुनाफ़ा दिखता है। कैशियर ऐसी रिपोर्ट खोले, तो उसे दिखता है “Only the owner or a manager sees purchase costs.” (खरीद लागत सिर्फ़ मालिक या मैनेजर देख सकते हैं।)

दिन बंद करना (Day closing)

दिन के आखिर में गल्ले का कैश गिनें और दिन बंद करें। इससे तुरंत पता चल जाता है कि कैश कम है या ज़्यादा।

इसे मेन मेन्यू पर 6 से, या रोज़ की रिपोर्ट (Daily Reports) › दिन बंद करें (Day closing) से खोलें (मालिक और मैनेजर)। स्क्रीन पर ऊपर दिन बंद करें (DAY CLOSING) लिखा होता है।

दिन बंद करें। इसे मेन मेन्यू पर 6 से, या रोज़ की रिपोर्ट (Daily Reports) › दिन बंद करें (Day closing) से खोलें।

1. गल्ले का सारा कैश गिनें।
2. उसे Counted cash में लिखें। गल्ला खाली हो, तो 0 लिखें। आप हर नोट और सिक्के की गिनती भी लिख सकते हैं, Setu उन्हें जोड़ लेता है।
3. चाहें तो Notes में कुछ लिखें, जैसे “₹200 डिलीवरी वाले लड़के को दिए”।
4. आँकड़े जाँचें: Setu दिन के बिल और वापसी, ओपनिंग कैश, मिला और दिया कैश, और EXPECTED CASH (गल्ले में कितना कैश होना चाहिए) दिखाता है।
5. Close the day (Ctrl+W) पर क्लिक करें, या Ctrl+W या PgDn दबाएँ।

Setu बताता है “Day closed. Cash matches.” (दिन बंद हुआ, कैश बराबर है) या “Day closed. Short ₹… recorded.” (दिन बंद हुआ, ₹… कम दर्ज हुआ; कैश ज़्यादा हो तो Short की जगह Excess)। UPI और कार्ड का जोड़ वैसा ही है जैसा काउंटर पर पक्का किया गया था; असल में कितना पैसा आया, यह अपने बैंक स्टेटमेंट में देखें।

दिन बंद होने के बाद उस तारीख पर कोई बिल सेव नहीं हो सकता।

बंद दिन फिर खोलना

दिन बंद करने के बाद कोई ग्राहक आ गया? मालिक वह दिन फिर खोल सकता है:

1. उस दिन के लिए रोज़ की रिपोर्ट (Daily Reports) › दिन बंद करें (Day closing) खोलें।
2. Reason (goes in the audit log) में वजह लिखें। यह बदलावों के रिकॉर्ड में जाती है।
3. Reopen this day पर क्लिक करें।

तब उस दिन पर फिर से बिल सेव हो सकते हैं। बाद में दिन फिर से बंद करें; Setu उस दिन का हिसाब दोबारा गिनता है।

अगर कोई बंद दिन पर बिल बनाने की कोशिश करे, तो Setu बताता है “Day … is closed. Use today’s date, or the owner reopens it in Daily Reports › Day closing › Reopen this day.” मतलब: वह दिन बंद है; आज की तारीख से बिल बनाएँ, या मालिक उस दिन को फिर खोले।

रोज़ की रिपोर्ट

• रोज़ की रिपोर्ट (Daily Reports) › रोज़ की बिक्री (Daily sales) (मेन मेन्यू पर 5): दिन के बिल और उनका जोड़।
• रोज़ की रिपोर्ट (Daily Reports) › पेमेंट के तरीके (Mode of payment report): कितना कैश, UPI, कार्ड और उधार में आया।
• रोज़ की रिपोर्ट (Daily Reports) › बिक्री वापसी (Sale returns): दिन की वापसी।

मालिक और मैनेजर को मेन मेन्यू पर आज (Today) का पैनल भी दिखता है, जिसमें दिन की बिक्री और उसका पैसा किस तरह आया, दिखता है।

बही (Books)

बही (Books) मेन्यू में दुकान की हिसाब की बहियाँ हैं: कैश और बैंक बुक (Cash & Bank book), कैश बुक (Cash book), बैंक बुक (Bank book), डे बुक (Day book), बिक्री रजिस्टर (Sale register), खरीद रजिस्टर (Purchase register), पार्टी खाता (Party ledger), ग्राहकों से लेना (Debtors outstanding), सप्लायरों को देना (Creditors outstanding) और लेना-देना बाकी (Outstandings, Alt+O)। मैनेजर को बिक्री का विश्लेषण (Analytical summaries), वसूली की रिपोर्ट (Collection reports) और UPI से मिले पैसे (UPI collection) भी दिखते हैं।

Ctrl+F10 से कैलेंडर खुलता है। कोई दिन चुनें और Enter दबाएँ, उस दिन की डे बुक दिखेगी।

स्टॉक की रिपोर्ट

स्टॉक (Stocks) मेन्यू: अभी का स्टॉक (Current stock), स्टॉक खाता (Stock ledger), कम स्टॉक / फिर मँगाएँ (Low stock / reorder), एक्सपायरी नज़दीक (Near expiry), कम बिकने वाला (Slow moving), रैक-वार स्टॉक (Rack wise stock), स्टॉक की स्थिति (Stock Status), स्टॉक और बिक्री का विश्लेषण (Stock & Sales Analysis), सामान की डे बुक (Item Day Book), MRP के हिसाब से स्टॉक (Stock by MRP), पुरानी MRP का स्टॉक (Old MRP stock), और आज का कुल मुनाफ़ा (Today’s Gross Profit, मालिक और मैनेजर)। देखें सामान और स्टॉक।

बिक्री और मुनाफ़ा

रिपोर्ट (Reports) › सामान-वार बिक्री और मार्जिन (Item-wise sales & margin) और रिपोर्ट (Reports) › कैटेगरी-वार (Category-wise) (मालिक और मैनेजर) बताती हैं कि क्या बिका और उस पर आपने कितना कमाया।

हिसाब-किताब की रिपोर्ट (Financial Reports) (मालिक): ट्रायल बैलेंस (Trial balance), नफ़ा-नुकसान (Profit & loss), बैलेंस शीट (Balance sheet), और इनके ग्रुप-वार रूप। ऑडिटर की रिपोर्ट (Auditor reports) मालिक और मैनेजर के लिए हैं।

GST रिपोर्ट और रिटर्न

GST मेन्यू (मालिक और मैनेजर) आपके बिलों और खरीद से आपके GST रिटर्न तैयार करता है।

Setu रिटर्न तैयार करता है; उन्हें फ़ाइल नहीं करता। हर रिटर्न वाली स्क्रीन पर लिखा होता है “Check with your CA before filing.” (फ़ाइल करने से पहले अपने CA से जाँच करवाएँ।)

• GST हिसाब (बिक्री और खरीद) (GST summary (sales & purchase)): हर रेट पर कितना टैक्स लिया और कितना दिया।
• GSTR-1 (बिक्री) (GSTR-1 (sales)): महीना चुनें (F2) और ← → से टेबल देखें। Alt+J GST पोर्टल पर अपलोड करने की फ़ाइल (JSON) सेव करता है। Alt+P टेबल छापता है या Excel में सेव करता है।
• GSTR-3B रिटर्न (GSTR-3B): तारीखें चुनें (F2)। F9 आपके CA के लिए JSON फ़ाइल सेव करता है।
• GSTR-2 (खरीद और 2B मिलान) (GSTR-2 (purchases & 2B match)): आपके खरीद बिलों को GST पोर्टल के GSTR-2B से मिलाता है। पोर्टल से GSTR-2B डाउनलोड करें (Returns Dashboard › GSTR-2B › Download › Generate JSON file to download), फिर उसे Setu में लाने के लिए F3 दबाएँ। Setu दिखाता है कि क्या मिला और क्या नहीं; F9 न मिलने वाली लाइनें Excel में सेव करता है।
• GST रजिस्टर और रिटर्न (GST Register & Returns), टैक्स रजिस्टर और जोड़ (Tax Registers & Summaries), अंदरूनी जाँच (GST) (Internal Audit (GST checks)), GST टैक्स की दरें (GST Tax Rates), और कंपोज़िशन वाली दुकानों के लिए दूसरे GST रिटर्न (CMP-08, GSTR-4) (Misc. GST Returns (CMP-08, GSTR-4))।

GSTR-1 (बिक्री), जीएसटी (GST) मेन्यू से। फ़ाइल करने से पहले अपने CA से जाँच करवाएँ।

सेव की हुई फ़ाइलें अपने CA को दें, या अगर आप अपने रिटर्न खुद भरते हैं, तो खुद अपलोड करें।

बदलावों का रिकॉर्ड (Audit log)

रिपोर्ट (Reports) › बदलावों का रिकॉर्ड (Audit log) (मालिक) में हर ज़रूरी बदलाव की सूची है: बदले या रद्द किए बिल, ठीक किया गया स्टॉक, बदली गई सेटिंग, साइन इन, और हर काम किसने किया।

जब मालिक साइन इन करता है, तो Setu यह भी दिखाता है कि पिछले 7 दिनों में कैशियरों ने क्या-क्या सेव किया जो मालिक को देखना चाहिए, जैसे बिलों में बड़े बदलाव, और साथ में बदलावों के रिकॉर्ड पर जाने का रास्ता।

English

स्टाफ और उनके अधिकार

इस पेज पर: हर व्यक्ति को उसका अपना साइन इन देना, चुनना कि वह क्या-क्या कर सकता है, और कैशियर की हदें तय करना।

तीन रोल

हर यूज़र का इन तीन में से एक रोल होता है:

जो स्क्रीन किसी यूज़र के लिए नहीं है, वह यह बता देती है, जैसे “Purchase Bill needs Manager sign-in. Ctrl+U to change user.” (खरीद बिल के लिए मैनेजर का साइन इन चाहिए; यूज़र बदलने के लिए Ctrl+U दबाएँ।)

यूज़र जोड़ना

यह सिर्फ़ मालिक कर सकता है।

1. मास्टर (Masters) › स्टाफ और PIN (Users & PINs) खोलें। स्क्रीन पर ऊपर स्टाफ, PIN और पासवर्ड (USERS, PINs & PASSPHRASES) लिखा होता है।
2. व्यक्ति का Name (नाम) और एक छोटा User name (यूज़र नाम) लिखें, जैसे zzcounter1।
3. Role चुनें।
4. उसका PIN / passphrase लिखें। कैशियर का PIN कम से कम 4 अंकों का हो, और ऐसा न हो कि कोई आसानी से अंदाज़ा लगा ले। मैनेजर का पासवर्ड कम से कम 8 अक्षर का हो, जिसमें अक्षर और नंबर दोनों हों।
5. Add user पर क्लिक करें, या PgDn दबाएँ।

स्टाफ और PIN (सिर्फ़ मालिक)। इसे मास्टर (Masters) › स्टाफ और PIN (Users & PINs) से खोलें।

व्यक्ति को उसका PIN अकेले में दें। उससे कहें कि वह इसे बदलकर ऐसा PIN रखे जो सिर्फ़ उसे पता हो (मास्टर (Masters) › मेरा PIN / पासवर्ड बदलें (Change my PIN / passphrase))।

किसी का PIN नया करना

जब कोई कैशियर अपना PIN भूल जाए, या कई बार गलत PIN डालने से लॉक हो जाए:

1. मास्टर (Masters) › स्टाफ और PIN (Users & PINs) खोलें।
2. सूची में उस यूज़र को चुनें।
3. New PIN / passphrase for selected user में नया PIN लिखें।
4. Change पर क्लिक करें।

जब कोई काम छोड़ दे

1. मास्टर (Masters) › स्टाफ और PIN (Users & PINs) खोलें और उस यूज़र को चुनें।
2. Remove selected user (staff left) पर क्लिक करें।
3. Setu पूछता है “Remove …? They can no longer sign in or approve. Their bills stay.” (… को हटाएँ? वे अब साइन इन या मंज़ूरी नहीं दे पाएँगे। उनके बिल बने रहेंगे।) Remove user पर क्लिक करें।

उनके पुराने बिलों पर उनका नाम बना रहता है। यह काम उनके आखिरी दिन करें।

लॉगिन का रिकॉर्ड

स्टाफ और PIN (Users & PINs) में किसी यूज़र के लॉगिन का रिकॉर्ड देखने के लिए F7 दबाएँ: उसने कब और कहाँ साइन इन किया। मास्टर (Masters) › स्टाफ के लॉगिन का रिकॉर्ड (Operator login history) और यूटिलिटी (Utilities) › स्टाफ की लॉगबुक (Operator logbook) (मालिक) में सबका रिकॉर्ड दिखता है।

कैशियर क्या कर सकता है: स्टाफ के अधिकार

मालिक कैशियर की हदें मास्टर (Masters) › स्टाफ के अधिकार (Operator powers) में तय करता है (या स्टाफ और PIN में F8 दबाकर)। पेज पर लिखा होता है “What a cashier may do without a manager’s PIN, and the balances a cashier sees while billing.” (कैशियर मैनेजर के PIN के बिना क्या कर सकता है, और बिल बनाते समय उसे कौन-से बैलेंस दिखते हैं।)

सेव करने के लिए Ctrl+W या PgDn दबाएँ।

कैशियर को क्या कभी नहीं दिखता

दुकान के खरीद के दाम और मार्जिन निजी रखने के लिए:

• खरीद लागत और मार्जिन कैशियर को कभी नहीं दिखते: न सामान पर, न बिल पर, न रिपोर्ट में। जिन रिपोर्ट में माल की लागत होती है, जैसे खरीद रजिस्टर, डे बुक, सप्लायरों को देना और सप्लायर के खाते, उनमें लिखा आता है “Only the owner or a manager sees purchase costs.” (खरीद लागत सिर्फ़ मालिक या मैनेजर देख सकते हैं।)
• बिल बनाते समय बैलेंस छिपे रहते हैं, जब तक मालिक इजाज़त न दे (ऊपर देखें)।
• मेन मेन्यू पर आज की बिक्री सिर्फ़ मालिक और मैनेजर को दिखती है।

कैशियर फिर भी ग्राहकों के खाते, ग्राहकों से लेना (Debtors outstanding) और कैश बुक देख सकता है।

काउंटर पर मैनेजर की मंज़ूरी

जब कैशियर को मैनेजर की ज़रूरत हो, जैसे बड़ी छूट के लिए, तो बिल पर मैनेजर की मंज़ूरी (Manager approval) का बॉक्स खुलता है:

1. मैनेजर काउंटर पर आता है।
2. वह मैनेजर यूज़र (Manager user) में अपना यूज़र नाम, और अपना PIN या पासवर्ड लिखता है।
3. वह Enter (मंज़ूर करें (Approve)) दबाता है। Esc (रद्द करें (Cancel)) दबाने पर वह बदलाव नहीं होता।

कैशियर साइन इन ही रहता है। मंज़ूरी मैनेजर के नाम से दर्ज होती है।

मालिक की जाँच

Setu किसी कैशियर को ग्राहक का काम करने से कभी नहीं रोकता। जब कैशियर कुछ ऐसा सेव करता है जो मालिक को देखना चाहिए, जैसे बिल बदलने की हद से बड़ा बदलाव, तो Setu उसे सेव कर लेता है और मालिक के लिए सूची में डाल देता है। साइन इन करते समय मालिक को दिखता है कि पिछले 7 दिनों में इस तरह क्या-क्या सेव हुआ, साथ में रिपोर्ट (Reports) › बदलावों का रिकॉर्ड (Audit log) पर जाने का रास्ता।

अच्छी आदतें

• हर व्यक्ति का अपना यूज़र हो। अपना साइन इन कभी किसी और को न दें।
• हर शिफ़्ट बदलने पर यूज़र बदलें (Ctrl+U)।
• मालिक के अलावा कम से कम एक मैनेजर रखें, ताकि मालिक दुकान पर न हो तब भी काउंटर पर कोई मंज़ूरी दे सके।
• मालिक का पासवर्ड पूरी दुकान की चाबी है। इसे लिखकर घर पर किसी सुरक्षित जगह रखें।

English

प्रिंटिंग

इस पेज पर: बिल प्रिंटर और इनवॉइस प्रिंटर सेट करें, बिल का नमूना चुनें, और कैश ड्रॉअर और तराज़ू जाँचें।

दो तरह के प्रिंटर

ज़्यादातर किराना दुकानों में रोल प्रिंटर होता है (इसे थर्मल या रसीद प्रिंटर भी कहते हैं)। यह 58 mm या 80 mm चौड़े, पतले कागज़ के रोल पर छापता है। यही बिल प्रिंटर है: काउंटर का हर बिल यहीं छपता है।

कुछ दुकानों में पूरे A4 या A5 GST इनवॉइस के लिए एक पेज प्रिंटर भी होता है (आम ऑफ़िस वाला प्रिंटर, लेज़र या इंकजेट)। यह इनवॉइस प्रिंटर है। यह ज़रूरी नहीं है।

रोल प्रिंटर कभी इनवॉइस प्रिंटर क्यों नहीं होता

A4 या A5 GST इनवॉइस पूरा पेज होता है। रोल प्रिंटर पेज नहीं छाप सकता: वह इनवॉइस को एक लंबी, पतली पट्टी में छाप देगा, जिसमें कुछ कॉलम छूट जाएँगे। ऐसा कागज़ सही टैक्स इनवॉइस नहीं होता।

इसलिए Setu रोल प्रिंटर को इनवॉइस प्रिंटर चुनने नहीं देता। अगर आप चुनें, तो स्क्रीन पर आता है: “<printer> takes a roll (80 mm), so it can’t print A4 or A5 invoices. Choose a page printer for invoices, or leave it (none).” मतलब: यह रोल वाला प्रिंटर है (80 mm), इसलिए यह A4 या A5 इनवॉइस नहीं छाप सकता। इनवॉइस के लिए पेज वाला प्रिंटर चुनें, या इसे (none) रहने दें।

अगर आपके पास पेज प्रिंटर नहीं है, तो इनवॉइस प्रिंटर को (none) ही रहने दें। तब हर बिल रोल पर छपेगा।

प्रिंटर सेट करना

यूटिलिटी (Utilities) › प्रिंटर सेटिंग (Printer setup) खोलें, या Ctrl+F11 दबाएँ (मालिक और मैनेजर)। स्क्रीन के ऊपर PRINTER & DEVICES (Ctrl+F11) लिखा होता है, हिन्दी में प्रिंटर और मशीनें।

प्रिंटर सेटिंग। इसे Ctrl+F11 से, या यूटिलिटी (Utilities) › प्रिंटर सेटिंग (Printer setup) से खोलें।

1. Bill printer: सूची में से अपना रोल प्रिंटर चुनें।
2. बिल का नमूना (Bill layout): बिल कैसा दिखे, यह चुनें (नीचे देखें)।
3. ₹ की जगह Rs. छापें (Print Rs. in place of ₹): इस पर टिक तभी लगाएँ जब आपका प्रिंटर ₹ के निशान की जगह बिंदु (.) छापता हो।
4. A4 / A5 GST invoice printer: अपना पेज प्रिंटर चुनें, या (none) रहने दें।
5. GSTIN वाले ग्राहक को A4 GST बिल (A4 GST invoice for a customer with a GSTIN): इस पर टिक लगाएँ, अगर GST में रजिस्टर्ड ग्राहकों के बिल A4 GST इनवॉइस पर छपने चाहिए। बाकी बिल रोल पर ही छपते रहेंगे।
6. सेव करें (Save) पर क्लिक करें।
7. जाँचने के लिए Test print पर क्लिक करें।

“Microsoft Print to PDF” या “Microsoft XPS Document Writer” को कभी बिल प्रिंटर न चुनें। ये कुछ नहीं छापते, बस एक फ़ाइल बना देते हैं। अगर Windows का डिफ़ॉल्ट प्रिंटर इनमें से कोई है और कोई बिल प्रिंटर नहीं चुना गया, तो Setu नहीं छापता और बताता है: “No bill printer is set, so nothing was printed. Press Ctrl+F11 to choose the shop’s printer.” मतलब: कोई बिल प्रिंटर नहीं चुना है, इसलिए कुछ नहीं छपा। दुकान का प्रिंटर चुनने के लिए Ctrl+F11 दबाएँ।

प्रिंटर का अपना ड्राइवर इंस्टॉल करें

प्रिंटर बनाने वाली कंपनी का Windows ड्राइवर, जो प्रिंटर के साथ आया था, इंस्टॉल करें। Windows के सादे “Generic / Text Only” ड्राइवर से बिल पर ₹ की जगह Rs. छपता है, और बिल के कुछ हिस्से छूट जाते हैं।

बिल के नमूने

“with totals and amount in words” वाले नमूने (यानी कुल जोड़ और रकम शब्दों में) E.&O.E. के ऊपर दुकान की शर्तें भी छापते हैं, ज़्यादा से ज़्यादा 4 लाइन।

बिल पर क्या छपता है

• दुकान का नाम, पता, फ़ोन और GSTIN मास्टर (Masters) › दुकान की जानकारी और GST (Shop details & GST) से आते हैं (मालिक)।
• बिल की शर्तें, लाइन 1 से 4 (Bill terms, lines 1 to 4) और बिल की आखिरी लाइन (धन्यवाद) (Bill footer) मास्टर › बिल की शर्तें (Invoice Terms & Conditions) में भरी जाती हैं (मालिक)।
• UPI या ट्रांसफ़र से पैसे देने वाले ग्राहकों के लिए दुकान की UPI आईडी और बैंक खाता मास्टर › बैंक की जानकारी (Bank Details) में भरे जाते हैं (मालिक)।

किसी एक बिल को अलग तरह से छापना

सेव हुए बिल पर (Alt+M, फिर बिल खोलें) Alt+P दबाकर उसे एक बार A4, A5 या थर्मल में छापें। इससे आपकी प्रिंटर सेटिंग नहीं बदलती।

कैश ड्रॉअर

अगर कैश ड्रॉअर बिल प्रिंटर से जुड़ा है, तो प्रिंटर सेटिंग में Test cash drawer पर क्लिक करें। ड्रॉअर खुल जाना चाहिए। अगर कंट्रोल रूम (Control Room) में कैश बिल पर कैश ड्रॉअर खोलें (Open cash drawer on cash bill) चालू है, तो हर कैश बिल पर ड्रॉअर खुलेगा।

तराज़ू

अगर वज़न का तराज़ू जुड़ा है, तो तराज़ू का पोर्ट (Weighing scale port) में उसका पोर्ट लिखें (जैसे COM3), और जाँचने के लिए Read scale पर क्लिक करें। बिल पर Alt+W दबाने से वज़न आ जाता है।

बारकोड स्कैनर

बारकोड स्कैनर को कोई सेटिंग नहीं चाहिए: वह कीबोर्ड की तरह टाइप करता है और आखिर में Enter दबाता है। जाँचने के लिए बिल के सामान वाले बॉक्स में कुछ स्कैन करके देखें।

बारकोड लेबल

मास्टर (Masters) › बारकोड लेबल (Barcode labels) से अपने सामान के लेबल छापें। वहाँ लेबल प्रिंटर चुनने के लिए Alt+P दबाएँ, और छापने के लिए F10।

छपाई की आम दिक्कतें

English

बैकअप और डेटा वापस लाना

इस पेज पर: समझें कि Setu आपकी दुकान का डेटा कैसे सुरक्षित रखता है, बैकअप की रिकवरी key बनाएँ, और किसी गड़बड़ी के बाद दुकान का डेटा वापस लाएँ।

आपके बिल, सामान, स्टॉक और हिसाब दुकान के कंप्यूटर पर रहते हैं। Setu इनका बैकअप अपने-आप लेता है, लेकिन बैकअप तभी काम का है जब कंप्यूटर न रहने पर भी उसे खोला जा सके। दस मिनट निकालकर रिकवरी key बनाएँ (नीचे देखें)। सेटअप के बाद मालिक का यही सबसे ज़रूरी काम है।

Setu अपने-आप कब बैकअप लेता है

Setu बैकअप लेता है:

• पहली बार की सेटिंग (first-time setup) के तुरंत बाद;
• हर दिन, पीछे-पीछे (यह काम Matih Setu Sync सर्विस करती है, तब भी जब कोई बिल नहीं बना रहा हो);
• हर अपडेट से पहले, और हर बार डेटा वापस लाने से पहले।

नीचे की स्टेटस पट्टी में दिखता है कि आखिरी बैकअप कब लिया गया, जैसे “Backup 28-10 21:00”। अगर वहाँ “No backup yet — Utilities › Backup now” लिखा हो (मतलब अभी तक कोई बैकअप नहीं), तो एक बैकअप ले लें।

ये बैकअप दुकान के कंप्यूटर पर ही रहते हैं। ये किसी गलती या खराब फ़ाइल से तो बचाते हैं, पर कंप्यूटर ही खो जाए तो नहीं। उसके लिए कंप्यूटर से दूर एक कॉपी चाहिए: Matih का ऑनलाइन बैकअप, पेन ड्राइव, या दोनों।

बैकअप की रिकवरी key

आपके बैकअप की हर कॉपी जो कंप्यूटर से बाहर जाती है, ऑनलाइन हो या पेन ड्राइव पर, दुकान की रिकवरी key से लॉक (एन्क्रिप्ट) होती है। key के बिना उसे कोई नहीं खोल सकता। Setu यह key कंप्यूटर पर नहीं रखता, और Matih भी नहीं रखता: यह सिर्फ़ आपकी कागज़ वाली कॉपी में होती है।

रिकवरी key बनाना

यह सिर्फ़ मालिक कर सकता है, और एक बार करना काफ़ी है।

1. यूटिलिटी (Utilities) › एडवांस सपोर्ट (Advanced support) खोलें (या बैकअप वाली स्क्रीन)। वहाँ बैकअप की रिकवरी की (Backup recovery key) वाला हिस्सा ढूँढें, जिस पर (owner) लिखा है।
2. Make a new recovery key पर क्लिक करें। Setu key को बड़े अक्षरों में दिखाता है।
3. key को कागज़ पर साफ़-साफ़ लिखें। हर अक्षर ध्यान से मिलाएँ।
4. कागज़ से देखकर key को Type the key back from your paper में फिर से टाइप करें, फिर Confirm and save पर क्लिक करें।
5. Setu कहता है: “Recovery key saved. Copies to the backup drive are now encrypted with it.” मतलब: रिकवरी key सेव हो गई, अब बैकअप ड्राइव पर जाने वाली कॉपियाँ इससे लॉक होंगी।

कागज़ को दुकान के कंप्यूटर से दूर रखें: घर पर, लॉकर में, या परिवार के किसी भरोसेमंद सदस्य के पास। एक दूसरी कॉपी किसी और जगह रखें।

रिकवरी key को फ़ोन मैसेज, WhatsApp या ई-मेल में कभी न लिखें, और फ़ोन पर किसी को कभी न बताएँ।

कागज़ वाली कॉपी जाँचना

कागज़ पर सही लिखा है, यह पक्का करने के लिए key को Check a paper copy में टाइप करें और Check पर क्लिक करें। Setu बताता है “Correct: this key opens this shop’s encrypted backups.” (सही है: यह key इस दुकान के लॉक बैकअप खोलती है) या “This key does NOT match. Check the paper copy.” (यह key नहीं मिलती, कागज़ वाली कॉपी जाँचें)।

अगर आप बाद में नई key बनाते हैं, तो पुरानी कॉपियों के लिए पुरानी key ही लगेगी। पुराना कागज़ भी सँभालकर रखें, या नई key से नई कॉपियाँ बना लें।

जब तक key नहीं बनती, Setu मालिक को दिन में एक बार याद दिलाता है: “Set the backup recovery key (Utilities › Advanced support) so this shop can be restored if this computer breaks.” मतलब: बैकअप की रिकवरी key बनाएँ, ताकि यह कंप्यूटर खराब हो तो दुकान वापस लाई जा सके।

Matih का ऑनलाइन बैकअप

रिकवरी key बनने के बाद, जब भी कंप्यूटर पर इंटरनेट हो, Setu दुकान के बैकअप की एक लॉक की हुई कॉपी Matih को ऑनलाइन भी भेजता है। बैकअप वाली स्क्रीन पर दिखता है: “Matih’s online backup: last went up …” (Matih का ऑनलाइन बैकअप आखिरी बार कब गया)।

बिल बनाने के लिए इंटरनेट कभी नहीं चाहिए। इंटरनेट वापस आने पर ऑनलाइन बैकअप अपने-आप पूरा हो जाता है।

अभी बैकअप लेना

कोई भी जोखिम वाला काम करने से पहले, जैसे कंप्यूटर दूसरी जगह ले जाना या Windows ठीक करवाना, एक ताज़ा बैकअप ले लें:

1. यूटिलिटी (Utilities) › अभी बैकअप लें (Backup now) चुनें।
2. Backup now पर क्लिक करें।

सूची में हर बैकअप उसके समय के साथ दिखता है, और यह भी कि वह जाँचा गया या नहीं।

बैकअप वाली स्क्रीन। इसे यूटिलिटी (Utilities) › अभी बैकअप लें (Backup now) से खोलें।

बैकअप को पेन ड्राइव पर कॉपी करना

1. पेन ड्राइव लगाएँ।
2. यूटिलिटी › अभी बैकअप लें (Backup now) में बैकअप चुनें (सबसे नया सबसे ऊपर होता है)।
3. Copy selected backup to pen drive / folder (encrypted)… पर क्लिक करें और पेन ड्राइव चुनें।
4. Setu कहता है: “Encrypted copy saved: …. It opens only with the recovery key.” मतलब: लॉक की हुई कॉपी सेव हो गई, यह सिर्फ़ रिकवरी key से खुलेगी। फ़ाइल के नाम के आखिर में .setubak होता है।

यह हफ़्ते में एक बार करें, और पेन ड्राइव मालिक के पास रखें, काउंटर पर नहीं। मालिक कंट्रोल रूम (Control Room) में बैकअप की एक और कॉपी यहाँ (Extra backup copy to) भी सेट कर सकता है, ताकि एक और कॉपी अपने-आप बने।

उसी कंप्यूटर पर बैकअप से डेटा वापस लाना

यह तभी करें जब कुछ बहुत गलत हो गया हो, जैसे बहुत से बिल गलत बन गए हों या कोई फ़ाइल खराब हो गई हो, और Matih सपोर्ट भी हाँ कहे। बैकअप से वापस लाने पर दुकान का डेटा उस बैकअप के समय पर लौट जाता है।

1. यूटिलिटी (Utilities) › बैकअप से वापस लाएँ (Restore backup) चुनें (मालिक), या मेन मेन्यू पर F4 दबाएँ।
2. जिस बैकअप पर लौटना है, उसे चुनें। पेन ड्राइव वाली कॉपी लेनी हो तो Open backup file… पर क्लिक करें, .setubak फ़ाइल चुनें और रिकवरी key टाइप करें।
3. Type RESTORE में बड़े अक्षरों (capitals) में RESTORE टाइप करें।
4. Restore selected backup पर क्लिक करें।
5. Setu पहले अभी के डेटा का बैकअप लेता है, फिर डेटा वापस लाता है, और बताता है कि क्या हुआ। फिर वह बंद हो जाता है। Matih Setu आइकन से उसे फिर खोलें और साइन इन करें।

डेटा वापस लाने के बाद:

• बैकअप के बाद सेव हुए बिल गायब हो सकते हैं। Setu उनके नाम बताता है। उनकी कागज़ वाली कॉपी से उन्हें फिर से एंटर करें।
• नए बिल नई नंबर सीरीज़ में चलते हैं, ताकि कोई बिल नंबर कभी दो बार न आए।
• अगर दुकान Matih से ऑनलाइन जुड़ी है, तो Setu वे बिल ले आता है जो बैकअप के बाद Matih तक पहुँचे थे, और बताता है कि कौन-से वापस नहीं आ सके।

नया या ठीक हुआ कंप्यूटर

अगर दुकान का कंप्यूटर खराब हो जाए, चोरी हो जाए, या बदल दिया जाए, तो आप पूरी दुकान दूसरे कंप्यूटर पर वापस ला सकते हैं। पहले उस पर Setu इंस्टॉल करें (Matih Setu इंस्टॉल करना)। first-time setup (पहली बार की सेटिंग) वाले पेज पर दुकान की जानकारी न भरें। उसके नीचे के दो बटनों में से एक इस्तेमाल करें।

Matih के ऑनलाइन बैकअप से: मेरी दुकान वापस लाएँ (Restore my shop)

आपको इंटरनेट चाहिए, और इनमें से एक: दुकान की लाइसेंस key, मालिक का WhatsApp नंबर (Sign in with Matih), या Matih सपोर्ट से मिला पेयरिंग कोड। साथ में कागज़ पर लिखी बैकअप की रिकवरी key भी चाहिए।

1. Restore my shop (new or repaired computer)… पर क्लिक करें।
2. Licence key टाइप करें, या मालिक के WhatsApp नंबर से Sign in with Matih करें, या pairing code from Matih support (Matih सपोर्ट से मिला पेयरिंग कोड) टाइप करें।
3. Show the shop’s online backups पर क्लिक करें और जो बैकअप वापस लाना है, उसे चुनें (आमतौर पर सबसे नया)।
4. मालिक के कागज़ से रिकवरी key, Backup recovery key वाले बॉक्स में टाइप करें।
5. Restore पर क्लिक करें।
6. जब Restore complete लिखा आए, Setu बंद हो जाता है। उसे फिर खोलें और दुकान के पहले से बने यूज़र से ही साइन इन करें।

दुकान का लाइसेंस नए कंप्यूटर पर आ जाता है। पुराना कंप्यूटर, अगर अब भी चलता है, कुछ दिन बाद नए बिल बनाना बंद कर देता है, और उसके पुराने बिल सिर्फ़ देखने के लिए रहते हैं।

दुकान साल में गिनी-चुनी बार ही खुद इस तरह कंप्यूटर बदल सकती है। यूटिलिटी › लाइसेंस की जानकारी (Licence information) में दिखता है कि कितनी बार बदल चुके हैं। इससे ज़्यादा के लिए Matih सपोर्ट को फ़ोन करें।

पेन ड्राइव वाली कॉपी से: Restore a backup instead

1. Restore a backup instead… पर क्लिक करें।
2. पेन ड्राइव पर .setubak फ़ाइल चुनें।
3. बैकअप की रिकवरी key टाइप करें।
4. जब लिखा आए कि डेटा वापस आ गया (restore complete), Setu बंद हो जाता है। उसे फिर खोलें और दुकान के पहले से बने यूज़र से ही साइन इन करें।

इसके बाद नए कंप्यूटर को दुकान का लाइसेंस चाहिए: देखें आपका लाइसेंस।

अगर रिकवरी key खो गई

अगर दुकान का कंप्यूटर अब भी चलता है, तो तुरंत नई रिकवरी key बनाएँ (ऊपर देखें) और पेन ड्राइव पर नई कॉपियाँ बनाएँ। खोई हुई key से बनी पुरानी कॉपियाँ कोई नहीं खोल सकता।

अगर कंप्यूटर भी नहीं रहा और key भी खो गई, तो बैकअप नहीं खुल सकते। इसीलिए कागज़ वाली कॉपी इतनी ज़रूरी है।

English

एक से ज़्यादा काउंटर

इस पेज पर: जब एक से ज़्यादा लोग बिल बनाते हैं तो Setu कैसे चलता है, और दूसरे कंप्यूटर के बारे में क्या जानना ज़रूरी है।

हर दुकान में एक कंप्यूटर

Setu का यह वर्ज़न हर दुकान में एक कंप्यूटर पर चलता है: दुकान का मेन कंप्यूटर। दुकान के बिल, सामान, स्टॉक, हिसाब, बैकअप और लाइसेंस, सब उसी पर रहते हैं।

हर लाइसेंस key एक दुकान के मेन कंप्यूटर के लिए है। दूसरा काउंटर बनाने के लिए अपनी दुकान की लाइसेंस key से किसी दूसरे कंप्यूटर पर Setu इंस्टॉल न करें। key मेन कंप्यूटर की है, और इस वर्ज़न में Setu एक दुकान का डेटा दो कंप्यूटरों में नहीं बाँटता।

कई लोग, एक कंप्यूटर

एक ही कंप्यूटर पर कई लोग, एक के बाद एक, बिल बना सकते हैं। हर व्यक्ति अपने नाम से साइन इन करता है, इसलिए हर बिल पर दिखता है कि उसे किसने बनाया।

• शिफ़्ट बदलने पर Ctrl+U दबाएँ, और अगला व्यक्ति अपने नाम से साइन इन करे।
• अगर एक ग्राहक का बिल रोककर दूसरे ग्राहक को देखना हो, तो Alt+H से बिल रोकें और Alt+R से वापस लाएँ। देखें काउंटर पर और काम।
• मैनेजर उसी काउंटर पर कैशियर की छूट या बदलाव को मंज़ूरी दे सकता है, कैशियर को साइन आउट नहीं करना पड़ता। देखें स्टाफ और उनके अधिकार।

नए मेन कंप्यूटर पर जाना

अगर आप दुकान का कंप्यूटर बदलते हैं, तो मेरी दुकान वापस लाएँ (Restore my shop) से दुकान को नए कंप्यूटर पर ले जाएँ। लाइसेंस भी साथ चला जाता है, और पुराना कंप्यूटर नए बिल बनाना बंद कर देता है। देखें बैकअप और डेटा वापस लाना।

सवाल

अगर आपकी दुकान को एक से ज़्यादा बिलिंग काउंटर चाहिए, तो अपने डिस्ट्रीब्यूटर या Matih सपोर्ट से बात करें कि यह वर्ज़न आपके लिए क्या कर सकता है।

English

पुराने सॉफ़्टवेयर से डेटा लाना

इस पेज पर: अपने पुराने बिलिंग सॉफ़्टवेयर से सामान, ग्राहक, सप्लायर, स्टॉक और बाकी रकम Setu में लाना, और अपने CA के लिए Setu का डेटा एक्सपोर्ट करना।

अगर आपकी दुकान पहले कोई दूसरा बिलिंग सॉफ़्टवेयर चलाती थी, तो सब कुछ दोबारा टाइप करने की ज़रूरत नहीं। आपका पुराना सॉफ़्टवेयर जो फ़ाइलें एक्सपोर्ट करता है, Setu उन्हें पढ़ लेता है।

जिस दिन आप Setu शुरू करते हैं, उस दिन आम तौर पर आपका डिस्ट्रीब्यूटर या Matih सपोर्ट इसमें मदद करता है। मालिक अकेले भी यह कर सकता है। आपके पुराने सॉफ़्टवेयर या उसकी फ़ाइलों में कभी कुछ नहीं बदलता: Setu उन्हें सिर्फ़ पढ़ता है।

शुरू करने से पहले

1. बदलने का दिन (cut-over day) चुनें। यह वह आखिरी दिन है जब आप पुराने सॉफ़्टवेयर में बिल बनाते हैं। अगली सुबह से सिर्फ़ Setu में बिल बनाएँ।
2. उस दिन के आखिर में, पुराने सॉफ़्टवेयर से अपना सामान (स्टॉक के साथ), ग्राहक और सप्लायर (बाकी रकम के साथ) एक्सपोर्ट करें। फ़ाइलें Desktop, Documents या Downloads में सेव करें।
3. एक्सपोर्ट करना नहीं आता? Setu की इम्पोर्ट वाली स्क्रीन खोलें (नीचे देखें) और सूची में अपने पुराने सॉफ़्टवेयर का नाम चुनें। Setu उस सॉफ़्टवेयर के लिए एक-एक स्टेप दिखा देता है।

इम्पोर्ट करना

सिर्फ़ मालिक इम्पोर्ट कर सकता है। यूटिलिटी (Utilities) › डेटा लाएँ / भेजें (Data Import / Export) खोलें। स्क्रीन के ऊपर DATA IMPORT / EXPORT लिखा होता है।

1. Find the exported files (Desktop, Documents, Downloads) चुनें और Enter दबाएँ। Setu एक्सपोर्ट की हुई फ़ाइलें ढूँढता है और बताता है कि हर फ़ाइल में क्या है, जैसे “… 1,240 items”।
   • फ़ाइलें कहीं और हैं, जैसे पेन ड्राइव पर? उन्हें चुनने के लिए Ctrl+O दबाएँ।
2. जो फ़ाइलें लानी हैं, उन पर Space से टिक लगाएँ, फिर Enter दबाएँ।
3. Setu फ़ाइलें जाँचता है और हर सूची के लिए दिखाता है:
   • कितने नए हैं;
   • कितने पहले से Setu में हैं (इन्हें छोड़ दिया जाता है);
   • कोई गलती हो, तो सीधे शब्दों में;
   • बिना GST % वाला सामान। यह छोड़ दिया जाता है, कभी 0% मानकर इम्पोर्ट नहीं होता। फ़ाइल में GST % भरें, या ऐसा सामान हाथ से जोड़ें।
   • Setu का जोड़ और आपके पुराने सॉफ़्टवेयर का अपना जोड़, आमने-सामने, ताकि आप देख सकें कि दोनों मिलते हैं।
4. सीधी Excel या CSV सूची के लिए:
   • F4 से Setu को बताएँ कि सूची में क्या है (जैसे ग्राहक या सप्लायर)।
   • अगर Setu समझ न पाए कि कौन-सा कॉलम किस चीज़ का है, तो F6 दबाकर कॉलम मिलाएँ।
5. Cut-over date लिखें (जिस दिन आप पुराने सॉफ़्टवेयर में बिल बनाना बंद करते हैं)।
6. पक्का करके इम्पोर्ट करने के लिए PgDn (या Enter) दबाएँ।

सिर्फ़ सूचियाँ, बिना स्टॉक और बाकी रकम के

Cut-over date वाले स्टेप पर एक टिक बॉक्स है: Bring in the items and parties alone, without their stock and dues। अगर अभी सिर्फ़ नाम और रेट चाहिए, और स्टॉक व बाकी रकम किसी और तरीके से भरेंगे, तो इस पर टिक लगाएँ।

सप्लायरों की बाकी रकम

सप्लायरों की सूची में बिना निशान वाली रकम वह है जो दुकान को सप्लायर को देनी है। Dr लिखी रकम वह एडवांस है जो दुकान सप्लायर को पहले दे चुकी है।

इम्पोर्ट की जाँच

इम्पोर्ट के बाद रिपोर्ट (Reports) › पुराने सॉफ़्टवेयर से मिलान (Cut-over reconciliation) खोलें (मालिक)। इसमें जो डेटा आया, उसे आपके पुराने सॉफ़्टवेयर के आँकड़ों से मिलाकर दिखाया जाता है। बिल बनाना शुरू करने से पहले स्टॉक, ग्राहकों से लेना और सप्लायरों को देना, इन तीनों का जोड़ जाँच लें।

फिर कुछ सामान हाथ से जाँचें: नाम, MRP, बिक्री रेट, GST % और स्टॉक।

छोटी दुकान: हाथ से

अगर सामान थोड़ा ही है, तो इम्पोर्ट छोड़ सकते हैं। हर सामान को Stock in shop now के साथ जोड़ें, और हर पार्टी को उसकी ओपनिंग बाकी (Opening balance) के साथ। देखें सामान और स्टॉक और ग्राहक और सप्लायर।

Setu से एक्सपोर्ट

यही स्क्रीन Setu का डेटा एक्सपोर्ट भी करती है (सिर्फ़ मालिक), आपके CA के लिए या Excel में पढ़ने के लिए:

• Product export (Excel; Setu इसे फिर से इम्पोर्ट कर सकता है);
• Party (ledger) export (Excel; Setu इसे फिर से इम्पोर्ट कर सकता है);
• Registers to Excel (बिक्री, खरीद, जमा, भुगतान);
• A/c & Inventory export (एक Excel वर्कबुक);
• Expenses export (Excel);
• आपके CA के अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर के लिए एक्सपोर्ट (स्क्रीन पर उनके फ़ॉर्मैट के नाम दिखते हैं)।

एक्सपोर्ट Documents › Matih Setu exports में सेव होते हैं।

एक्सपोर्ट, बैकअप नहीं है। उससे Setu वापस नहीं लाया जा सकता। दुकान की कॉपी रखने के लिए बैकअप लें।

English

WhatsApp पर Matih

इस पेज पर: दुकान को Matih से जोड़ना, ताकि उसका डेटा ऑनलाइन सुरक्षित रहे और मालिक WhatsApp पर बिक्री, स्टॉक और बाकी रकम के बारे में पूछ सके।

यह ज़रूरी नहीं है। बिल बनाने के लिए इसकी कभी ज़रूरत नहीं पड़ती, और इसके बिना भी Setu वैसे ही चलता है। दुकान को सिर्फ़ मालिक जोड़ सकता है।

जब दुकान जुड़ी होती है:

• जब भी इंटरनेट चालू हो, दुकान के बिल और रिकॉर्ड ऑनलाइन Matih पर चले जाते हैं, इसलिए कंप्यूटर खराब हो जाए या चोरी हो जाए, तब भी डेटा नहीं खोता;
• मालिक अपने नंबर से WhatsApp पर Matih को मैसेज करके पूछ सकता है, जैसे “What were yesterday’s sales?” (कल की बिक्री कितनी हुई?), “Which items are running out?” (कौन-सा सामान खत्म हो रहा है?) या “How much do customers owe me?” (ग्राहकों से कितना लेना है?)।

Matih सिर्फ़ मालिक को जवाब देता है। Setu और Matih आपकी दुकान के ग्राहकों को कभी कोई मैसेज नहीं भेजते।

दुकान को जोड़ना

आपको चाहिए: इंटरनेट, मालिक का WhatsApp नंबर और फ़ोन, और मालिक का पासवर्ड।

1. Setu में मालिक के नाम से साइन इन करें।
2. यूटिलिटी (Utilities) › Matih से जुड़ें (WhatsApp) चुनें (मेन्यू में अंग्रेज़ी में Connect to Matih (WhatsApp) लिखा है)। स्क्रीन पर अपनी दुकान Matih से जोड़ें (Connect your shop to Matih) लिखा आता है।
3. Owner’s WhatsApp number में मालिक का WhatsApp नंबर लिखें और आगे बढ़ें।
4. कंप्यूटर के ब्राउज़र में Matih का साइन-इन खुलता है। वहाँ मालिक के WhatsApp नंबर से साइन इन करें: Matih WhatsApp पर एक कोड भेजता है, या स्कैन करने के लिए QR दिखाता है। फिर Setu पर वापस आएँ।
5. Setu Approve connecting this shop दिखाता है, साथ में दुकान का नाम और इस कंप्यूटर का नाम। अगर पूछे, तो दुकान के लिए Matih workspace चुनें।
6. Owner passphrase में मालिक का पासवर्ड लिखें और मंज़ूर करें।
7. Setu लिखता है “Connected. Your shop’s data is uploading now.” यानी दुकान जुड़ गई और उसका डेटा अब ऑनलाइन जा रहा है। हर स्टेप पूरा होते ही स्क्रीन पर दिखता है: Phone verified, This computer connected, First upload complete, WhatsApp answers ready।

धीमे इंटरनेट पर पहली अपलोड में काफ़ी समय लग सकता है। तब तक बिलिंग पहले की तरह चलती रहती है।

WhatsApp जोड़ना

WhatsApp पर Matih से पूछने के लिए मालिक को अपना नंबर एक बार जोड़ना होता है:

1. बंद करें (Exit) › Matih Setu के बारे में (About Matih Setu) चुनें (या मेन मेन्यू पर F2)।
2. WhatsApp जोड़ें (Link WhatsApp) (F2) दबाएँ।
3. Setu एक QR कोड दिखाता है, साथ में लिखा होता है: “Scan this QR with the owner’s phone. WhatsApp opens with a message to Matih: press Send. The QR works once, for 10 minutes.” यानी मालिक के फ़ोन से यह QR स्कैन करें। WhatsApp में Matih के लिए एक मैसेज खुलेगा: Send दबाएँ। QR सिर्फ़ एक बार, 10 मिनट तक चलता है।
4. Setu लिखता है “WhatsApp is linked. Ask Matih on WhatsApp from the owner’s number.” यानी WhatsApp जुड़ गया; अब मालिक के नंबर से WhatsApp पर Matih से पूछें।

अगर QR का समय निकल जाए, तो नए QR के लिए फिर से WhatsApp जोड़ें दबाएँ।

Matih से पूछना

मालिक के WhatsApp से Matih को सीधे-सादे शब्दों में मैसेज करें। जवाब अब तक ऑनलाइन गए डेटा से आते हैं, और Matih बताता है कि डेटा आखिरी बार कब अपडेट हुआ।

कनेक्शन की स्थिति देखना

मेन मेन्यू पर दुकान वाला पैनल और बंद करें (Exit) › Matih Setu के बारे में स्थिति दिखाते हैं, जैसे:

• “Linked: ask Matih on WhatsApp about sales, stock and dues.” (जुड़ा है: बिक्री, स्टॉक और बाकी रकम के बारे में WhatsApp पर Matih से पूछें।)
• “Connected to Matih. The shop’s data is still going up.” (Matih से जुड़ा है। दुकान का डेटा अभी ऑनलाइन जा रहा है।)
• “Not connected to Matih yet.” (अभी Matih से नहीं जुड़ा।)

नीचे की स्टेटस पट्टी में “Last updated online: …” दिखता है, या इंटरनेट न हो तो “Saved on this computer · Internet unavailable — billing continues · N waiting”। बिना इंटरनेट के भी कुछ नहीं खोता: इंटरनेट लौटते ही बिल ऑनलाइन चले जाते हैं।

अगर कुछ ठीक करना हो

सुरक्षित रहें

• दुकान को Matih से जोड़ना और WhatsApp जोड़ना सिर्फ़ मालिक करे, मालिक के अपने नंबर से।
• Matih सपोर्ट आपसे कभी आपका पासवर्ड, PIN, रिकवरी key या WhatsApp कोड नहीं माँगेगा।

English

Matih Setu अपडेट करना

इस पेज पर: कैसे पता चले कि Setu का नया वर्ज़न तैयार है, और वह कैसे इंस्टॉल होता है।

“A new version is ready” (नया वर्ज़न तैयार है)

जब Matih Setu का नया वर्ज़न निकालता है, तो मालिक को मेन विंडो के नीचे की स्टेटस पट्टी में यह लाइन दिखती है:

“A new version is ready: <version>. Your Matih support person installs it.”

यानी नया वर्ज़न तैयार है, और आपका Matih सपोर्ट वाला व्यक्ति इसे इंस्टॉल करेगा।

उसके साथ See what is new लिंक होता है। उसमें लिखा होता है कि नए वर्ज़न में क्या नया है।

• यह लाइन सिर्फ़ मालिक को दिखती है। कैशियर और मैनेजर को नहीं।
• जब कंप्यूटर इंटरनेट पर हो, तब Setu दिन में ज़्यादा से ज़्यादा एक बार नया वर्ज़न देखता है।
• Setu अपने-आप न कुछ डाउनलोड करता है, न कुछ इंस्टॉल करता है। यह लाइन सिर्फ़ बताती है।

अपडेट कैसे इंस्टॉल होता है

आपका Matih सपोर्ट वाला व्यक्ति या डिस्ट्रीब्यूटर आपके लिए अपडेट इंस्टॉल करता है, ऐसे समय पर जो दुकान के लिए ठीक हो, आम तौर पर जब काउंटर पर भीड़ न हो।

वे दुकान के कंप्यूटर पर नए वर्ज़न का Setup चलाते हैं, आपके अभी वाले वर्ज़न के ऊपर। आपके बिल, सामान, स्टॉक, हिसाब, यूज़र और सेटिंग जैसे थे वैसे ही रहते हैं। अपडेट से पहले Setu बैकअप ले लेता है।

उनके शुरू करने से पहले:

1. जो बिल खुला है, उसे पूरा करके सेव करें।
2. अगर दिन खत्म हो रहा है, तो दिन बंद करें।

अपडेट के बाद हमेशा की तरह साइन इन करें। अगर कुछ अलग दिखे, तो See what is new पढ़ें, या जिसने इंस्टॉल किया उससे पूछें।

आपके पास कौन-सा वर्ज़न है

बंद करें (Exit) › Matih Setu के बारे में (About Matih Setu) चुनें। इसमें इस कंप्यूटर पर लगे Setu का वर्ज़न दिखता है।

यह न करें

• Matih या आपके डिस्ट्रीब्यूटर के दिए लिंक के अलावा कहीं और से Setu डाउनलोड न करें।
• अपडेट करने के लिए Setu को अनइंस्टॉल न करें। Setup नया वर्ज़न पुराने के ऊपर ही इंस्टॉल कर देता है।
• इंस्टॉलर चलाने से पहले उसका फ़िंगरप्रिंट जाँचें। देखें Matih Setu इंस्टॉल करना।

English

सवाल और समस्याओं का हल

इस पेज पर: आम सवालों के जल्दी जवाब, और Setu की चेतावनी वाली लाइनों का मतलब।

आम सवाल

क्या Setu को इंटरनेट चाहिए?

नहीं, बिल बनाने के लिए नहीं। बिल, खरीद, स्टॉक, रिपोर्ट और बैकअप, सब बिना इंटरनेट के चलते हैं। इंटरनेट चाहिए: एक बार लाइसेंस चालू करने के लिए, बीच-बीच में उसे चालू रखने के लिए, और Matih के ऑनलाइन बैकअप और WhatsApp पर Matih के लिए। जो कुछ रुका हुआ है, वह इंटरनेट लौटते ही अपने-आप ऑनलाइन चला जाता है।

बिल बनाते समय बिजली चली गई। क्या बिल खो गया?

नहीं। Setu दोबारा खुलने पर अधूरा बिल वापस आ जाता है। अगर वह पहले ही सेव हो चुका था, तो Setu यह बता देता है और उसे दोबारा सेव नहीं करता।

ग्राहक बिल छपने के बाद उसमें बदलाव चाहता है।

बिल बदलें (Modify Bill) से करें (Alt+M, बिल ढूँढें, F3)। GST में रजिस्टर्ड दुकान में Setu पुराना बिल रखता है और एक क्रेडिट नोट और एक नया बिल बनाता है, जैसा GST के नियमों में ज़रूरी है। देखें बिल बदलना, दोबारा छापना या रद्द करना।

क्या बिल मिटाया जा सकता है?

नहीं। बिल कभी मिटाए नहीं जाते और बिल नंबर कभी नहीं बदलते। अगर बिक्री हुई ही नहीं, तो बिल रद्द करें। अगर ग्राहक माल वापस लाया है, तो वापसी लें।

बिल पर एक ही सामान की दो MRP दिख रही हैं। क्यों?

दुकान में वह सामान पुरानी और नई, दोनों MRP पर है। ग्राहक के पैकेट पर जो MRP छपी है, वही चुनें। देखें MRP चुनना।

कैशियर को ग्राहक की बाकी रकम नहीं दिखती।

यह जान-बूझकर है। कैशियर को क्या दिखे, यह मालिक मास्टर (Masters) › स्टाफ के अधिकार (Operator powers) में तय करता है (बिल बनाते समय कैशियर को बैलेंस दिखें (Cashier sees balances while billing))। देखें स्टाफ और उनके अधिकार।

मेन्यू की कोई एंट्री कहती है “needs Manager sign-in”।

आपका रोल उसे नहीं खोल सकता। मैनेजर या मालिक से कहें, या वे Ctrl+U से साइन इन करें।

PIN याद नहीं है।

मालिक से मास्टर (Masters) › स्टाफ और PIN (Users & PINs) में नया PIN रखवाएँ। अगर मालिक को अपना पासवर्ड याद नहीं है, तो Matih सपोर्ट को फ़ोन करें।

बारकोड नहीं मिल रहा।

सामान का नाम लिखें, उसे चुनें, और बारकोड को उस सामान पर सेव करने के लिए Y दबाएँ। देखें सामान ढूँढना और बारकोड।

Setu फ़ाइलें कहाँ सेव करता है?

• Excel में सेव की गई रिपोर्ट: Documents › Matih Setu Reports।
• एक्सपोर्ट: Documents › Matih Setu exports।
• बैकअप: यूटिलिटी (Utilities) › अभी बैकअप लें (Backup now) › Open backup folder।

चेतावनी की लाइनें और क्या करें

Setu चेतावनी नीचे की स्टेटस पट्टी के ठीक ऊपर एक लाइन में, या स्टेटस पट्टी में ही दिखाता है। हर चेतावनी बताती है कि क्या करना है।

बिल पर आने वाले मैसेज

फिर भी दिक्कत है?

1. Setu जो शब्द दिखाता है, वे ठीक-ठीक लिख लें, और समय भी।
2. अपने डिस्ट्रीब्यूटर को फ़ोन करें (उनका हेल्पलाइन नंबर स्टेटस पट्टी पर है), या Matih से संपर्क करें: फ़ोन +91-6364247664, ई-मेल contact@matihlabs.com।
3. मालिक यूटिलिटी (Utilities) › एडवांस सपोर्ट (Advanced support) में Copy for support पर क्लिक करके उसे मैसेज में पेस्ट कर सकता है।