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पुराने सॉफ़्टवेयर से डेटा लाना

इस पेज पर: अपने पुराने बिलिंग सॉफ़्टवेयर से सामान, ग्राहक, सप्लायर, स्टॉक और बाकी रकम Setu में लाना, और अपने CA के लिए Setu का डेटा एक्सपोर्ट करना।

अगर आपकी दुकान पहले कोई दूसरा बिलिंग सॉफ़्टवेयर चलाती थी, तो सब कुछ दोबारा टाइप करने की ज़रूरत नहीं। आपका पुराना सॉफ़्टवेयर जो फ़ाइलें एक्सपोर्ट करता है, Setu उन्हें पढ़ लेता है।

जिस दिन आप Setu शुरू करते हैं, उस दिन आम तौर पर आपका डिस्ट्रीब्यूटर या Matih सपोर्ट इसमें मदद करता है। मालिक अकेले भी यह कर सकता है। आपके पुराने सॉफ़्टवेयर या उसकी फ़ाइलों में कभी कुछ नहीं बदलता: Setu उन्हें सिर्फ़ पढ़ता है।

शुरू करने से पहले

1. बदलने का दिन (cut-over day) चुनें। यह वह आखिरी दिन है जब आप पुराने सॉफ़्टवेयर में बिल बनाते हैं। अगली सुबह से सिर्फ़ Setu में बिल बनाएँ।
2. उस दिन के आखिर में, पुराने सॉफ़्टवेयर से अपना सामान (स्टॉक के साथ), ग्राहक और सप्लायर (बाकी रकम के साथ) एक्सपोर्ट करें। फ़ाइलें Desktop, Documents या Downloads में सेव करें।
3. एक्सपोर्ट करना नहीं आता? Setu की इम्पोर्ट वाली स्क्रीन खोलें (नीचे देखें) और सूची में अपने पुराने सॉफ़्टवेयर का नाम चुनें। Setu उस सॉफ़्टवेयर के लिए एक-एक स्टेप दिखा देता है।

इम्पोर्ट करना

सिर्फ़ मालिक इम्पोर्ट कर सकता है। यूटिलिटी (Utilities) › डेटा लाएँ / भेजें (Data Import / Export) खोलें। स्क्रीन के ऊपर DATA IMPORT / EXPORT लिखा होता है।

1. Find the exported files (Desktop, Documents, Downloads) चुनें और Enter दबाएँ। Setu एक्सपोर्ट की हुई फ़ाइलें ढूँढता है और बताता है कि हर फ़ाइल में क्या है, जैसे “… 1,240 items”।
   • फ़ाइलें कहीं और हैं, जैसे पेन ड्राइव पर? उन्हें चुनने के लिए Ctrl+O दबाएँ।
2. जो फ़ाइलें लानी हैं, उन पर Space से टिक लगाएँ, फिर Enter दबाएँ।
3. Setu फ़ाइलें जाँचता है और हर सूची के लिए दिखाता है:
   • कितने नए हैं;
   • कितने पहले से Setu में हैं (इन्हें छोड़ दिया जाता है);
   • कोई गलती हो, तो सीधे शब्दों में;
   • बिना GST % वाला सामान। यह छोड़ दिया जाता है, कभी 0% मानकर इम्पोर्ट नहीं होता। फ़ाइल में GST % भरें, या ऐसा सामान हाथ से जोड़ें।
   • Setu का जोड़ और आपके पुराने सॉफ़्टवेयर का अपना जोड़, आमने-सामने, ताकि आप देख सकें कि दोनों मिलते हैं।
4. सीधी Excel या CSV सूची के लिए:
   • F4 से Setu को बताएँ कि सूची में क्या है (जैसे ग्राहक या सप्लायर)।
   • अगर Setu समझ न पाए कि कौन-सा कॉलम किस चीज़ का है, तो F6 दबाकर कॉलम मिलाएँ।
5. Cut-over date लिखें (जिस दिन आप पुराने सॉफ़्टवेयर में बिल बनाना बंद करते हैं)।
6. पक्का करके इम्पोर्ट करने के लिए PgDn (या Enter) दबाएँ।

सिर्फ़ सूचियाँ, बिना स्टॉक और बाकी रकम के

Cut-over date वाले स्टेप पर एक टिक बॉक्स है: Bring in the items and parties alone, without their stock and dues। अगर अभी सिर्फ़ नाम और रेट चाहिए, और स्टॉक व बाकी रकम किसी और तरीके से भरेंगे, तो इस पर टिक लगाएँ।

सप्लायरों की बाकी रकम

सप्लायरों की सूची में बिना निशान वाली रकम वह है जो दुकान को सप्लायर को देनी है। Dr लिखी रकम वह एडवांस है जो दुकान सप्लायर को पहले दे चुकी है।

इम्पोर्ट की जाँच

इम्पोर्ट के बाद रिपोर्ट (Reports) › पुराने सॉफ़्टवेयर से मिलान (Cut-over reconciliation) खोलें (मालिक)। इसमें जो डेटा आया, उसे आपके पुराने सॉफ़्टवेयर के आँकड़ों से मिलाकर दिखाया जाता है। बिल बनाना शुरू करने से पहले स्टॉक, ग्राहकों से लेना और सप्लायरों को देना, इन तीनों का जोड़ जाँच लें।

फिर कुछ सामान हाथ से जाँचें: नाम, MRP, बिक्री रेट, GST % और स्टॉक।

छोटी दुकान: हाथ से

अगर सामान थोड़ा ही है, तो इम्पोर्ट छोड़ सकते हैं। हर सामान को Stock in shop now के साथ जोड़ें, और हर पार्टी को उसकी ओपनिंग बाकी (Opening balance) के साथ। देखें सामान और स्टॉक और ग्राहक और सप्लायर।

Setu से एक्सपोर्ट

यही स्क्रीन Setu का डेटा एक्सपोर्ट भी करती है (सिर्फ़ मालिक), आपके CA के लिए या Excel में पढ़ने के लिए:

• Product export (Excel; Setu इसे फिर से इम्पोर्ट कर सकता है);
• Party (ledger) export (Excel; Setu इसे फिर से इम्पोर्ट कर सकता है);
• Registers to Excel (बिक्री, खरीद, जमा, भुगतान);
• A/c & Inventory export (एक Excel वर्कबुक);
• Expenses export (Excel);
• आपके CA के अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर के लिए एक्सपोर्ट (स्क्रीन पर उनके फ़ॉर्मैट के नाम दिखते हैं)।

एक्सपोर्ट Documents › Matih Setu exports में सेव होते हैं।

एक्सपोर्ट, बैकअप नहीं है। उससे Setu वापस नहीं लाया जा सकता। दुकान की कॉपी रखने के लिए बैकअप लें।