ग्राहक और सप्लायर
इस पेज पर: अपने ग्राहकों और सप्लायरों की जानकारी रखना, उनका खाता देखना, और मिले व दिए पैसे दर्ज करना।
Setu में ग्राहक और सप्लायर, दोनों को पार्टी कहते हैं। हर पार्टी का एक खाता (ledger) होता है: उसके साथ हर बिल, भुगतान और वापसी, और बाकी रकम।
पार्टी सूची (सभी खाते)। इसे Ctrl+L से खोलें; किसी पार्टी पर Enter दबाकर उसका खाता देखें।
ग्राहक या सप्लायर जोड़ना
- ग्राहक: मास्टर (Masters) › ग्राहक खाते (Ledger Master (customers)) (
Alt+L), फिरF2। या बिल के ग्राहक वाले बॉक्स मेंF2दबाएँ। - सप्लायर: मास्टर (Masters) › सप्लायर (Suppliers), फिर
F2। या खरीद के सप्लायर वाले बॉक्स मेंF2दबाएँ।
फ़ॉर्म में ये बॉक्स हैं:
| बॉक्स | क्या लिखें |
|---|---|
| Name | पार्टी का नाम, जैसे “ZZ Traders”। |
| मोबाइल (Mobile) और Mobile 2 | 10 अंकों के मोबाइल नंबर। बिल पर ग्राहक को उसके मोबाइल के 3 या ज़्यादा अंक लिखकर ढूँढ सकते हैं। |
| Address, इलाका (Area), Route | पार्टी कहाँ है। इलाके और रूट से सूची छाँटने में मदद मिलती है। |
| GST registration और GSTIN | GST में रजिस्टर्ड कारोबार के लिए। तब उनके बिल पर उनका GSTIN दिखता है। |
| State code | उनके राज्य का GST कोड। |
| ज़रूरी नहीं। | |
| Credit limit (0 = none) | आप उन्हें ज़्यादा से ज़्यादा कितना उधार देंगे (0 = कोई हद नहीं)। |
| Credit days (0 = none) | बिल चुकाने के लिए उन्हें कितने दिन मिलेंगे (0 = कोई हद नहीं)। |
| ओपनिंग बाकी (Opening balance) | Setu शुरू करते समय उनका कितना लेना-देना बाकी था (सिर्फ़ मालिक)। |
| Active | जिस पार्टी से अब काम नहीं करते, उसका टिक हटा दें। |
सेव करने के लिए PgDn दबाएँ।
बाद में पार्टी की जानकारी सिर्फ़ मालिक या मैनेजर बदल सकता है।
Dr और Cr का मतलब
Setu में बाकी रकम के आगे Dr या Cr लिखा होता है:
- ग्राहक पर Dr (डेबिट) का मतलब है कि ग्राहक को दुकान को पैसे देने हैं। किसी ग्राहक पर “₹1,250 Dr” का मतलब है कि उसे आपको ₹1,250 देने हैं।
- सप्लायर पर Cr (क्रेडिट) का मतलब है कि दुकान को सप्लायर को पैसे देने हैं।
कभी-कभी उल्टा भी होता है:
- ग्राहक पर Cr का मतलब है कि दुकान को ग्राहक को पैसे देने हैं, जैसे एडवांस या वापसी के बाद।
- सप्लायर पर Dr का मतलब है कि सप्लायर को आपको पैसे देने हैं, जैसे आपने एडवांस दिया हो या माल लौटाया हो।
पार्टी का खाता देखना
- बही (Books) › पार्टी खाता (Party ledger), या मेन मेन्यू पर
3: पार्टी चुनें, उसकी हर एंट्री और चलती बाकी दिखेगी। - बिल पर, ग्राहक की सूची में,
F4पार्टी का खाता दिखाता है औरF8उसके बिना चुकाए बिल। - बही (Books) › ग्राहकों से लेना (Debtors outstanding): वे सब जिन्हें दुकान को पैसे देने हैं।
- बही (Books) › सप्लायरों को देना (Creditors outstanding): वे सब सप्लायर जिन्हें दुकान को पैसे देने हैं (मालिक और मैनेजर)।
Alt+O(बही (Books) › लेना-देना बाकी (Outstandings)): बाकी की सूचियाँ, पार्टी-वार और कितने दिन पुराना, इस हिसाब से।
पार्टी के खाते में F5 वे बिल दिखाता है जो अभी चुकाने बाकी हैं।
ग्राहक से मिले पैसे (जमा)
जब कोई ग्राहक अपना उधार चुकाए:
Alt+Uदबाएँ, या हिसाब (Accounts) › जमा (ग्राहक से) (Receipt (from customer)) चुनें। जमा वाउचर (RECEIPT VOUCHER) खुलता है।- ग्राहक (Customer) चुनें (सूची के लिए
F1, नए ग्राहक के लिएF2)। - रकम (Amount) लिखें।
- Mode (Space changes): कैश, बैंक और UPI के बीच बदलने के लिए
Spaceदबाएँ। चेक या बैंक ट्रांसफ़र हो, तो Cheque / UTR ref. लिखें। - Setu ग्राहक के Outstanding bills (बाकी बिल) दिखाता है।
↑↓औरSpaceसे चुनें कि यह पैसा किन बिलों में जाएगा, फिरEnterदबाएँ। कोई बिल न चुनें, तो सबसे पुराने बिल पहले चुकते हैं। - चाहें तो विवरण (Narration) में नोट लिखें।
Endदबाएँ (याCtrl+WयाPgDn)। Setu पूछता है “Save?”:Enterसे सेव,Pसे सेव और रसीद छपेगी,NयाEscसे वापस।
सप्लायर को दिए पैसे (भुगतान)
सप्लायरों को दिए पैसे मालिक या मैनेजर दर्ज करते हैं:
- हिसाब (Accounts) › भुगतान (सप्लायर को) (Payment (to supplier)) चुनें। भुगतान वाउचर (PAYMENT VOUCHER) खुलता है।
- Supplier चुनें, रकम (Amount) लिखें और Mode चुनें।
- चुनें कि यह सप्लायर के किन बिलों का भुगतान है, या ऐसे ही छोड़ दें ताकि सबसे पुराने बिल पहले चुकें।
Endदबाएँ और सेव करें।
दुकान के खर्च
बिजली, किराया या चाय जैसे दुकान के खर्च के लिए हिसाब (Accounts) › खर्च (Expense) चुनें। Expense head (खर्च का नाम) चुनें, रकम (Amount) लिखें, Paid by (Space changes) चुनें, और सेव करें।
सभी वाउचर
Alt+V (हिसाब (Accounts) › सभी वाउचर (All vouchers)) से हर तरह की एंट्री एक ही जगह से खुलती है: F2 भुगतान, F3 जमा, F4 जर्नल, F5 डेबिट नोट, F6 क्रेडिट नोट, F7 कॉन्ट्रा (कैश और बैंक के बीच ट्रांसफ़र), F8 खर्च। जर्नल एंट्री मालिक के लिए है; बाकी ज़्यादातर मालिक और मैनेजर के लिए हैं।
कुछ लिखने के बाद आप एंट्री छोड़ें, तो Setu पूछता है “Leave without saving?” (बिना सेव किए छोड़ें?)। इसमें No पहले से चुना रहता है, इसलिए गलती से Enter दब जाए तो भी आपका काम बचा रहता है।
कैशियर को क्या दिखता है
दुकान के आँकड़े निजी रखने के लिए, बिल बनाते समय कैशियर को बैलेंस नहीं दिखते, जब तक मालिक इजाज़त न दे। मालिक यह मास्टर (Masters) › स्टाफ के अधिकार (Operator powers) में बिल बनाते समय कैशियर को बैलेंस दिखें (Cashier sees balances while billing) से तय करता है:
- सारे बैलेंस छिपाएँ (Hide all balances) (हर दुकान में शुरू में यही);
- सिर्फ़ कैश और बैंक छिपाएँ (Hide cash and bank only);
- सब दिखाएँ (Show all)।
मालिक और मैनेजर को हर बैलेंस हमेशा दिखता है। कैशियर को खरीद लागत या सप्लायर के खाते कभी नहीं दिखते। देखें स्टाफ और उनके अधिकार।