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सामान और स्टॉक

इस पेज पर: सामान जोड़ना और बदलना, अपना स्टॉक देखना, उसे ठीक करना, और ओपनिंग स्टॉक डालना।

सामान मास्टर (Item Master)

आप जो भी सामान बेचते हैं, वह सामान मास्टर में रहता है। इसे Ctrl+I से खोलें, या मास्टर (Masters) › सामान मास्टर (Item Master) से।

सामान मास्टर। इसे Ctrl+I से, या मास्टर (Masters) › सामान मास्टर (Item Master) से खोलें।

सूची में आपका सारा सामान दिखता है। शॉर्टकट:

रैक से खोजने के लिए r: और रैक लिखें, जैसे r:A1।

नया सामान जोड़ना

1. सामान मास्टर में F2 दबाएँ, या बिल या खरीद के सामान वाले बॉक्स में F2 दबाएँ।
2. फ़ॉर्म भरें। ज़रूरी बॉक्स ये हैं:
   • Item name: सामान का नाम, जैसा आप बिल पर चाहते हैं, साइज़ के साथ, जैसे “ZZ Sugar 1 kg”।
   • Scan new barcode: पैकेट स्कैन करें। जिस सामान पर बारकोड नहीं है, उसके लिए Alt+G दुकान का अपना नया बारकोड बनाता है।
   • यूनिट (Unit): पैकेट और नग के लिए PCS; खुले सामान के लिए KG, G, L या ML।
   • Loose / weighed: जो सामान तौलकर या नापकर बिकता है, उस पर टिक करें।
   • Packing (e.g. BOX of 12) और Barcodes on the pack: अगर सामान पेटी या पैक में भी आता है।
   • Category और Company / brand (F3): रिपोर्ट के लिए।
   • HSN और GST % (0/5/12/18/28/40): सप्लायर के बिल से, या अपने CA से पूछकर।
   • Purchase cost / unit (before GST): एक नग आपको कितने में पड़ता है, GST से पहले।
   • MRP: जैसी पैकेट पर छपी है।
   • Sale rate: आपका बिक्री रेट। MRP पर ही बेचना हो तो खाली छोड़ दें।
   • Discount % on every bill: इस सामान पर हमेशा मिलने वाली छूट, अगर कोई हो। Setu दिखाता है कि तब ग्राहक कितना देगा।
   • Reorder at (minimum qty): स्टॉक इतना रह जाए, तो सामान कम स्टॉक वाली रिपोर्ट में दिखेगा।
   • Stock in shop now (सिर्फ़ नए सामान के लिए): जो माल पहले से शेल्फ़ पर है और जिसका कोई खरीद बिल नहीं डालना है। जो माल आप खरीद बिल से डालेंगे, उसके लिए यह खाली छोड़ें।
3. सेव करने के लिए PgDn या Ctrl+W दबाएँ।

फ़ॉर्म के दाईं तरफ़ और भी बॉक्स हैं, जिन्हें ज़्यादातर दुकानें जैसे हैं वैसे छोड़ सकती हैं: Status, Hide, Fast search code, Rate-A/B/C (अलग-अलग तरह के ग्राहकों के लिए अलग रेट), Default sale qty, Negative stock, Maximum discount % (cashier) और Minimum margin %।

सेव करते समय Setu सामान को जाँचता है। जैसे, छूट के बाद बिक्री रेट लागत से कम हो, या उसी नाम का कोई और सामान पहले से हो, तो Setu चेतावनी देता है। मैसेज पढ़ें, फिर उसे ठीक करें, या वैसा ही रखना हो तो फिर से सेव दबाएँ।

सामान कौन जोड़ या बदल सकता है

मालिक और मैनेजर। कैशियर कोई नया सामान जोड़े या बदले, तो मैनेजर चाहिए: फ़ॉर्म में Manager user (approval) और PIN या पासवर्ड का एक बॉक्स आता है, जिसे मैनेजर भरता है। कैशियर को पहले से बने सामान की खरीद लागत कभी नहीं दिखती।

सामान बदलना

सामान ढूँढें और F3 या Enter दबाएँ। जो बदलना है, बदलें और सेव करें।

MRP बदलना

MRP बढ़े या घटे, तो MRP बॉक्स बदलें। अगर पुरानी MRP वाला स्टॉक बचा है, तो Setu उसे अलग रखता है और बताता है, जैसे: “MRP changed to ₹105 for new stock. 8 in stock stay at MRP ₹100 and sell at ₹95.” मतलब: नए माल की MRP ₹105 हुई; स्टॉक के 8 नग पुरानी MRP ₹100 पर ही रहेंगे और ₹95 में बिकेंगे। देखें MRP चुनना।

सामान हटाना

जो सामान अब नहीं बेचते, उस पर Del दबाएँ। Setu पहले पूछता है। हटाया हुआ सामान सूची, खोज और बिल में नहीं दिखता, पर पुराने बिल, स्टॉक के रिकॉर्ड और GST रिटर्न में वह बना रहता है। सामान की सूची में F9 हटाया हुआ सामान दिखाता है और उसे वापस भी ला सकता है।

अभी का स्टॉक (Current stock)

स्टॉक (Stocks) › अभी का स्टॉक (Current stock) चुनें, या मेन मेन्यू पर 4 दबाएँ। इसमें हर सामान अपने स्टॉक के साथ दिखता है।

जिस सामान का स्टॉक एक से ज़्यादा MRP पर है, उसके लिए साइड पैनल में दिखता है: “MRP lots of …: Insert changes the stock of one lot.” मतलब: किसी एक MRP लॉट का स्टॉक बदलने के लिए Insert दबाएँ।

स्टॉक ठीक करना

स्टॉक बढ़ाएँ या घटाएँ

माल टूट-फूट जाए, कोई पैकेट मिल जाए, या गिनती अलग निकले, तो सामान मास्टर या अभी का स्टॉक में Insert दबाएँ, या लेन-देन (Transactions) › स्टॉक घटाएँ-बढ़ाएँ (Stock adjustment) चुनें (मालिक और मैनेजर)। बदलाव (+ या −) या गिनी हुई मात्रा लिखें, और एक नोट।

कैशियर का किया स्टॉक बदलाव सेव हो जाता है, और मालिक के देखने के लिए रखा जाता है। मैनेजर चाहे तो उसी समय मंज़ूरी दे सकता है।

स्टॉक की गिनती (Physical stock count)

एक शेल्फ़ या पूरी दुकान गिननी हो, तो लेन-देन (Transactions) › स्टॉक की गिनती (Physical stock count) चुनें (मालिक और मैनेजर)।

1. Rack में वह रैक लिखें जिसे गिनना है, या सारे सामान के लिए खाली छोड़ें, और Enter दबाएँ।
2. हर सामान की गिनी हुई मात्रा लिखें। जो लाइन खाली छोड़ेंगे, वह नहीं बदलेगी।
3. Ctrl+W (Post differences) दबाएँ। Setu स्टॉक को आपकी गिनती के बराबर कर देता है।

स्टॉक की रिपोर्ट

स्टॉक (Stocks) मेन्यू में ये रिपोर्ट हैं:

• अभी का स्टॉक (Current stock), सामान का स्टॉक खाता (Stock ledger (item)), स्टॉक की स्थिति (Stock Status), स्टॉक और बिक्री का विश्लेषण (Stock & Sales Analysis), सामान की डे बुक (Item Day Book);
• कम स्टॉक / फिर मँगाएँ (Low stock / reorder): वह सामान जिसका स्टॉक फिर मँगाने की हद तक या उससे नीचे आ गया है;
• एक्सपायरी नज़दीक (Near expiry): उस सामान के लिए जिसका बैच और एक्सपायरी रखा जाता है;
• कम बिकने वाला (Slow moving): वह सामान जो बिक नहीं रहा;
• रैक-वार स्टॉक (Rack wise stock);
• MRP के हिसाब से स्टॉक (Stock by MRP) और पुरानी MRP का स्टॉक (Old MRP stock): हर MRP पर कितना स्टॉक है;
• आज का कुल मुनाफ़ा (Today’s Gross Profit) (मालिक और मैनेजर)।

रिपोर्ट वाली स्क्रीन कैसे चलती हैं, यह रिपोर्ट में देखें।

ओपनिंग स्टॉक

जब आप Setu शुरू करते हैं, तब जो माल पहले से आपकी शेल्फ़ पर है, वही आपका ओपनिंग स्टॉक है।

• थोड़ा सामान हो, तो हर सामान जोड़ते समय Stock in shop now में लिखें।
• बहुत सारा सामान हो, तो उसे अपने पुराने सॉफ़्टवेयर से लाएँ। देखें पुराने सॉफ़्टवेयर से डेटा लाना।
• मालिक मास्टर (Masters) › ओपनिंग स्टॉक और बाकी (Opening stock & balances) से भी डाल सकता है। इसकी स्क्रीन पर ऊपर ओपनिंग स्टॉक और बाकी (शुरुआत) (OPENING STOCK & BALANCES (cut-over)) लिखा होता है। हर सामान के लिए सामान (Item) चुनें, Quantity (base unit), Cost per unit और MRP लिखें, चाहें तो निर्माण तिथि (Mfg date) भी, फिर Post opening stock पर क्लिक करें। अगर वही सामान शेल्फ़ पर दूसरी MRP पर भी है, तो उसे उस MRP और उसके बिक्री रेट (सिर्फ़ दूसरी MRP पर) (Sale rate (another MRP only)) के साथ फिर से डालें।

इसी स्क्रीन से ग्राहक या सप्लायर की ओपनिंग बाकी (Post opening balance) और शुरुआत के दिन गल्ले में रखा कैश (Post opening cash) भी डाला जाता है।

ओपनिंग स्टॉक की कीमत स्टॉक में जाती है। उसे किसी खाते के जोड़ में दोबारा न डालें।

बहुत सारे सामान का GST रेट और HSN

मास्टर (Masters) › सामान का GST% / HSN बदलें (Item GST% / HSN updation) (मालिक) से बहुत सारे सामान के GST रेट और HSN कोड एक साथ बदलते हैं, जैसे जब सरकार कोई रेट बदले।