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खरीद और वापसी

इस पेज पर: सप्लायर का बिल डालना, सप्लायर को माल वापस भेजना, और ग्राहक से माल वापस लेना।

खरीद और सप्लायर को वापसी, मालिक और मैनेजर के काम हैं। बिक्री वापसी कैशियर भी ले सकते हैं, दुकान के नियमों के अंदर।

खरीद बिल डालना

जब माल सप्लायर के बिल के साथ आए, तो उसी दिन बिल डाल दें। इससे स्टॉक बढ़ता है, सप्लायर को जो देना है वह दर्ज होता है, और आपका खरीद वाला GST सही रहता है।

इसे Alt+P से, मेन मेन्यू पर 2 दबाकर, या लेन-देन (Transactions) › खरीद बिल (Purchase Bill) से खोलें।

बिल का ऊपरी हिस्सा

1. तारीख (Date): जिस दिन माल मिला। आज की तारीख रखने के लिए Enter दबाएँ।
2. Supplier (F1 list · F2 new): सप्लायर के नाम के पहले कुछ अक्षर लिखें, या सूची के लिए F1 दबाएँ। नया सप्लायर जोड़ने के लिए F2 दबाएँ।
3. Supplier bill no.: सप्लायर के बिल पर छपा नंबर। अगर उस सप्लायर का इसी नंबर वाला बिल आप पहले डाल चुके हैं, तो Setu पूछता है “Bill … from … is already entered. Enter it again anyway? (Y/N)” (यह बिल पहले ही डाला जा चुका है। फिर भी दोबारा डालें?)। आम तौर पर जवाब N होता है।
4. Bill date: सप्लायर के बिल पर छपी तारीख। अगर उसी दिन का बिल है, तो इसे खाली छोड़ सकते हैं।

सामान

सप्लायर के बिल के हर सामान के लिए:

1. सामान (Item) में बारकोड स्कैन करें, या नाम लिखकर सामान चुनें। नए सामान के लिए F2 दबाएँ।
2. सप्लायर के बिल से लाइन भरें। एक बॉक्स से अगले पर जाने के लिए Enter दबाएँ:
   • यूनिट (Unit): पीस और पैक के बीच बदलने के लिए Space दबाएँ (जैसे PCS और BOX);
   • मात्रा (Qty): कितना माल आया;
   • Free qty: सप्लायर ने जो पीस फ़्री दिए;
   • रेट (Rate): सप्लायर के बिल पर छपा रेट;
   • Purchase disc %: सप्लायर की छूट, अगर हो (कुछ दुकानों में दो छूट होती हैं, Dis 1 % और Dis 2 %);
   • GST %: सामान की GST दर;
   • MRP: पैकेट पर छपी MRP;
   • बिक्री दर (Sale rate): आपका बेचने का रेट।
3. लाइन पूरी होने पर End दबाएँ। Setu कहता है “… added. Next item, or Ctrl+W to finish.” (… जुड़ गया। अगला सामान डालें, या खत्म करने के लिए Ctrl+W।)

हर सामान की लाइन पर, जाँचने में मदद के लिए Setu उस सामान की पिछली खरीदें (रेट, MRP और स्टॉक) दिखाता है। इन्हें छिपाने या दिखाने के लिए F6 दबाएँ।

खरीद बिल की एक लाइन भरी जा रही है। खरीद बिल Alt+P से खोलें।

पैकेट पर छपी निर्माण तिथि (Mfg date) डालने के लिए लाइन पर Ctrl+M दबाएँ (ज़रूरी नहीं), 01-06-2026, 01062026 या 06/26 की तरह।

अगर कोई सामान नई MRP पर आता है, तो Setu उस स्टॉक को उसकी अपनी MRP पर अलग रखता है। अगर वह किसी ऐसी पुरानी MRP पर आता है जो दुकान में पहले से है, तो वह उसी पुराने लॉट में जाता है। MRP चुनना देखें।

कोई लाइन हटाने के लिए Del या Ctrl+D दबाएँ। Ctrl+Z से वह वापस आ जाती है।

खरीद पूरी करना

1. खाली सामान वाली लाइन पर Ctrl+W (या End) दबाएँ।
2. Freight / other: बिल पर भाड़ा या कोई और खर्च। यह सामान की लागत में जुड़ जाता है।
3. Paid now (cash): अभी सप्लायर को जितना कैश दिया, अगर दिया हो। बाकी रकम सप्लायर को देनी रहती है।
4. Bill total को सप्लायर के बिल से मिलाएँ।
5. End दबाएँ, या Save purchase (End) पर क्लिक करें।

Setu कहता है “Saved … · ₹…. Stock updated.” (सेव हुआ। स्टॉक अपडेट हुआ।)

जब GST सप्लायर के बिल से न मिले

Setu हर लाइन पर GST खुद निकालता है। अगर सप्लायर के बिल में GST के आँकड़े थोड़े अलग हैं (उनके राउंड करने से), तो Ctrl+G दबाएँ और सप्लायर के अपने GST आँकड़े लिखें, ताकि आपका रिकॉर्ड उनके बिल से मिले।

खरीद बिल बदलना

अगर खरीद गलत डाली गई, तो लेन-देन › खरीद बिल बदलें (Change a purchase bill) चुनें (मालिक और मैनेजर)। बिल चुनें, लाइनें ठीक करें, और बदलाव सेव करने के लिए खाली सामान वाली लाइन पर End दबाएँ। पुरानी एंट्री उलट दी जाती है और ठीक की गई एंट्री उसकी जगह ले लेती है।

सप्लायर को माल वापस भेजना (डेबिट नोट)

एक्सपायर, टूटा-फूटा या गलत माल सप्लायर को वापस भेजने के लिए लेन-देन › खरीद वापसी (डेबिट नोट) (Purchase Return (debit note)) चुनें (मालिक और मैनेजर)। स्क्रीन के ऊपर PURCHASE RETURN (DEBIT NOTE) (खरीद वापसी, डेबिट नोट) लिखा होता है।

बनता हुआ डेबिट नोट। इसे लेन-देन (Transactions) › Purchase Return (debit note) से खोलें।

1. Supplier: सप्लायर चुनें।
2. Bill no. (theirs or ours; F1 = list): वह खरीद बिल जिस पर माल आया था। सप्लायर के बिलों में से चुनने के लिए F1 (या ↓) दबाएँ।
3. उस बिल का सामान दिखता है। जो सामान वापस जा रहा है, उसकी मात्रा लिखें, या पूरा वापस भेजने के लिए Space (या +) दबाएँ। हर स्कैन से एक और जुड़ता है। Backspace से नंबर मिट जाता है।
4. Enter दबाएँ और Reason (वजह) लिखें, जैसे “expired”।
5. End दबाएँ, या Save debit note (End) पर क्लिक करें।

सप्लायर के सेल्समैन के लिए एक पर्ची छपती है, जिसे वह माल के साथ ले जाता है। यह रकम सप्लायर को जो देना है उसमें से घट जाती है, और स्टॉक कम हो जाता है।

बिक्री वापसी (Sale returns)

जब ग्राहक माल वापस लाए, तो लेन-देन › बिक्री वापसी (क्रेडिट नोट) (Sale Return (credit note)) चुनें। स्क्रीन के ऊपर SALE RETURN (CREDIT NOTE) (बिक्री वापसी, क्रेडिट नोट) लिखा होता है।

1. ग्राहक (Customer): ग्राहक चुनें, या बिना ग्राहक के आगे बढ़ने के लिए Enter दबाएँ (कैश बिल)।
2. Bill no. (↓ = recent): बिल नंबर लिखें, या हाल के बिलों में से चुनने के लिए ↓ दबाएँ। Setu बिल की तारीख और कुल रकम दिखाता है।
3. जो सामान लौट रहा है, उसे पूरा लौटाने के लिए Space दबाएँ, या मात्रा लिखें।
4. उस सामान का क्या होगा, निशान लगाएँ: R वापस शेल्फ़ पर (restock), D टूटा-फूटा (damaged), या E एक्सपायर (expired)। सिर्फ़ शेल्फ़ पर लौटा माल ही स्टॉक में वापस जुड़ता है।
5. Enter दबाएँ और वजह लिखें (यह ज़रूरी है), जैसे “wrong item”।
6. पैसे कैसे लौटाने हैं, चुनें: C कैश, U UPI, K कार्ड, या A ग्राहक के खाते में घटाएँ। कैश बिल का पैसा कैश, UPI या कार्ड से लौटता है।
7. End दबाएँ, या Save return (End) पर क्लिक करें।

Setu क्रेडिट नोट सेव करता है और कहता है, जैसे “Saved … · refund ₹… by Cash.” (सेव हुआ, ₹… कैश में लौटाए।) इसे छापने के लिए Alt+M से ढूँढें और F10 दबाएँ।

कुछ बातें ध्यान रखें:

• वापसी उसी बिल पर होती है जो ग्राहक के पास असल में है। अगर वह बिल बाद में बदला गया था, तो Setu आपको नया बिल बताता है।
• जितना बिका, उससे ज़्यादा वापस नहीं हो सकता। Setu कहता है “only … can be returned.” (सिर्फ़ … वापस हो सकते हैं।)
• कैशियर 7 दिन तक पुराने बिलों की वापसी ले सकता है (मालिक कैशियर कितने दिन तक वापसी ले (Cashier return window (days)) बदल सकता है, या कैशियर वापसी ले सकता है (Cashier can take returns) बंद कर सकता है)। इससे पुराने बिलों के लिए मैनेजर की मंज़ूरी चाहिए।
• अगर बिल का पूरा पेमेंट नहीं हुआ था, तो वापसी ग्राहक के खाते में घटाएँ।

अगर ग्राहक लौटाए सामान की जगह कुछ और ले रहा है, तो एक्सचेंज करें: नए बिक्री बिल पर * दबाएँ। काउंटर पर और काम देखें।