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रिपोर्ट

इस पेज पर: दिन बंद करना और कैश गिनना, अपनी बिक्री और स्टॉक देखना, और अपने CA के लिए GST रिटर्न तैयार करना।

रिपोर्ट वाली स्क्रीन कैसे चलती हैं

हर रिपोर्ट एक ही तरह चलती है। ऊपर के मेन्यू से कोई रिपोर्ट खोलें। फिर:

Alt+P पूछता है: छापने के लिए Yes, Documents › Matih Setu Reports में Excel (CSV) फ़ाइल सेव करने के लिए No, और वापस जाने के लिए Cancel।

कुछ रिपोर्ट सिर्फ़ मालिक या मैनेजर के लिए हैं, ख़ासकर जिनमें खरीद लागत या मुनाफ़ा दिखता है। कैशियर ऐसी रिपोर्ट खोले, तो उसे दिखता है “Only the owner or a manager sees purchase costs.” (खरीद लागत सिर्फ़ मालिक या मैनेजर देख सकते हैं।)

दिन बंद करना (Day closing)

दिन के आखिर में गल्ले का कैश गिनें और दिन बंद करें। इससे तुरंत पता चल जाता है कि कैश कम है या ज़्यादा।

इसे मेन मेन्यू पर 6 से, या रोज़ की रिपोर्ट (Daily Reports) › दिन बंद करें (Day closing) से खोलें (मालिक और मैनेजर)। स्क्रीन पर ऊपर दिन बंद करें (DAY CLOSING) लिखा होता है।

दिन बंद करें। इसे मेन मेन्यू पर 6 से, या रोज़ की रिपोर्ट (Daily Reports) › दिन बंद करें (Day closing) से खोलें।

1. गल्ले का सारा कैश गिनें।
2. उसे Counted cash में लिखें। गल्ला खाली हो, तो 0 लिखें। आप हर नोट और सिक्के की गिनती भी लिख सकते हैं, Setu उन्हें जोड़ लेता है।
3. चाहें तो Notes में कुछ लिखें, जैसे “₹200 डिलीवरी वाले लड़के को दिए”।
4. आँकड़े जाँचें: Setu दिन के बिल और वापसी, ओपनिंग कैश, मिला और दिया कैश, और EXPECTED CASH (गल्ले में कितना कैश होना चाहिए) दिखाता है।
5. Close the day (Ctrl+W) पर क्लिक करें, या Ctrl+W या PgDn दबाएँ।

Setu बताता है “Day closed. Cash matches.” (दिन बंद हुआ, कैश बराबर है) या “Day closed. Short ₹… recorded.” (दिन बंद हुआ, ₹… कम दर्ज हुआ; कैश ज़्यादा हो तो Short की जगह Excess)। UPI और कार्ड का जोड़ वैसा ही है जैसा काउंटर पर पक्का किया गया था; असल में कितना पैसा आया, यह अपने बैंक स्टेटमेंट में देखें।

दिन बंद होने के बाद उस तारीख पर कोई बिल सेव नहीं हो सकता।

बंद दिन फिर खोलना

दिन बंद करने के बाद कोई ग्राहक आ गया? मालिक वह दिन फिर खोल सकता है:

1. उस दिन के लिए रोज़ की रिपोर्ट (Daily Reports) › दिन बंद करें (Day closing) खोलें।
2. Reason (goes in the audit log) में वजह लिखें। यह बदलावों के रिकॉर्ड में जाती है।
3. Reopen this day पर क्लिक करें।

तब उस दिन पर फिर से बिल सेव हो सकते हैं। बाद में दिन फिर से बंद करें; Setu उस दिन का हिसाब दोबारा गिनता है।

अगर कोई बंद दिन पर बिल बनाने की कोशिश करे, तो Setu बताता है “Day … is closed. Use today’s date, or the owner reopens it in Daily Reports › Day closing › Reopen this day.” मतलब: वह दिन बंद है; आज की तारीख से बिल बनाएँ, या मालिक उस दिन को फिर खोले।

रोज़ की रिपोर्ट

• रोज़ की रिपोर्ट (Daily Reports) › रोज़ की बिक्री (Daily sales) (मेन मेन्यू पर 5): दिन के बिल और उनका जोड़।
• रोज़ की रिपोर्ट (Daily Reports) › पेमेंट के तरीके (Mode of payment report): कितना कैश, UPI, कार्ड और उधार में आया।
• रोज़ की रिपोर्ट (Daily Reports) › बिक्री वापसी (Sale returns): दिन की वापसी।

मालिक और मैनेजर को मेन मेन्यू पर आज (Today) का पैनल भी दिखता है, जिसमें दिन की बिक्री और उसका पैसा किस तरह आया, दिखता है।

बही (Books)

बही (Books) मेन्यू में दुकान की हिसाब की बहियाँ हैं: कैश और बैंक बुक (Cash & Bank book), कैश बुक (Cash book), बैंक बुक (Bank book), डे बुक (Day book), बिक्री रजिस्टर (Sale register), खरीद रजिस्टर (Purchase register), पार्टी खाता (Party ledger), ग्राहकों से लेना (Debtors outstanding), सप्लायरों को देना (Creditors outstanding) और लेना-देना बाकी (Outstandings, Alt+O)। मैनेजर को बिक्री का विश्लेषण (Analytical summaries), वसूली की रिपोर्ट (Collection reports) और UPI से मिले पैसे (UPI collection) भी दिखते हैं।

Ctrl+F10 से कैलेंडर खुलता है। कोई दिन चुनें और Enter दबाएँ, उस दिन की डे बुक दिखेगी।

स्टॉक की रिपोर्ट

स्टॉक (Stocks) मेन्यू: अभी का स्टॉक (Current stock), स्टॉक खाता (Stock ledger), कम स्टॉक / फिर मँगाएँ (Low stock / reorder), एक्सपायरी नज़दीक (Near expiry), कम बिकने वाला (Slow moving), रैक-वार स्टॉक (Rack wise stock), स्टॉक की स्थिति (Stock Status), स्टॉक और बिक्री का विश्लेषण (Stock & Sales Analysis), सामान की डे बुक (Item Day Book), MRP के हिसाब से स्टॉक (Stock by MRP), पुरानी MRP का स्टॉक (Old MRP stock), और आज का कुल मुनाफ़ा (Today’s Gross Profit, मालिक और मैनेजर)। देखें सामान और स्टॉक।

बिक्री और मुनाफ़ा

रिपोर्ट (Reports) › सामान-वार बिक्री और मार्जिन (Item-wise sales & margin) और रिपोर्ट (Reports) › कैटेगरी-वार (Category-wise) (मालिक और मैनेजर) बताती हैं कि क्या बिका और उस पर आपने कितना कमाया।

हिसाब-किताब की रिपोर्ट (Financial Reports) (मालिक): ट्रायल बैलेंस (Trial balance), नफ़ा-नुकसान (Profit & loss), बैलेंस शीट (Balance sheet), और इनके ग्रुप-वार रूप। ऑडिटर की रिपोर्ट (Auditor reports) मालिक और मैनेजर के लिए हैं।

GST रिपोर्ट और रिटर्न

GST मेन्यू (मालिक और मैनेजर) आपके बिलों और खरीद से आपके GST रिटर्न तैयार करता है।

Setu रिटर्न तैयार करता है; उन्हें फ़ाइल नहीं करता। हर रिटर्न वाली स्क्रीन पर लिखा होता है “Check with your CA before filing.” (फ़ाइल करने से पहले अपने CA से जाँच करवाएँ।)

• GST हिसाब (बिक्री और खरीद) (GST summary (sales & purchase)): हर रेट पर कितना टैक्स लिया और कितना दिया।
• GSTR-1 (बिक्री) (GSTR-1 (sales)): महीना चुनें (F2) और ← → से टेबल देखें। Alt+J GST पोर्टल पर अपलोड करने की फ़ाइल (JSON) सेव करता है। Alt+P टेबल छापता है या Excel में सेव करता है।
• GSTR-3B रिटर्न (GSTR-3B): तारीखें चुनें (F2)। F9 आपके CA के लिए JSON फ़ाइल सेव करता है।
• GSTR-2 (खरीद और 2B मिलान) (GSTR-2 (purchases & 2B match)): आपके खरीद बिलों को GST पोर्टल के GSTR-2B से मिलाता है। पोर्टल से GSTR-2B डाउनलोड करें (Returns Dashboard › GSTR-2B › Download › Generate JSON file to download), फिर उसे Setu में लाने के लिए F3 दबाएँ। Setu दिखाता है कि क्या मिला और क्या नहीं; F9 न मिलने वाली लाइनें Excel में सेव करता है।
• GST रजिस्टर और रिटर्न (GST Register & Returns), टैक्स रजिस्टर और जोड़ (Tax Registers & Summaries), अंदरूनी जाँच (GST) (Internal Audit (GST checks)), GST टैक्स की दरें (GST Tax Rates), और कंपोज़िशन वाली दुकानों के लिए दूसरे GST रिटर्न (CMP-08, GSTR-4) (Misc. GST Returns (CMP-08, GSTR-4))।

GSTR-1 (बिक्री), जीएसटी (GST) मेन्यू से। फ़ाइल करने से पहले अपने CA से जाँच करवाएँ।

सेव की हुई फ़ाइलें अपने CA को दें, या अगर आप अपने रिटर्न खुद भरते हैं, तो खुद अपलोड करें।

बदलावों का रिकॉर्ड (Audit log)

रिपोर्ट (Reports) › बदलावों का रिकॉर्ड (Audit log) (मालिक) में हर ज़रूरी बदलाव की सूची है: बदले या रद्द किए बिल, ठीक किया गया स्टॉक, बदली गई सेटिंग, साइन इन, और हर काम किसने किया।

जब मालिक साइन इन करता है, तो Setu यह भी दिखाता है कि पिछले 7 दिनों में कैशियरों ने क्या-क्या सेव किया जो मालिक को देखना चाहिए, जैसे बिलों में बड़े बदलाव, और साथ में बदलावों के रिकॉर्ड पर जाने का रास्ता।