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स्टाफ और उनके अधिकार

इस पेज पर: हर व्यक्ति को उसका अपना साइन इन देना, चुनना कि वह क्या-क्या कर सकता है, और कैशियर की हदें तय करना।

तीन रोल

हर यूज़र का इन तीन में से एक रोल होता है:

रोलकिससे साइन इन करता हैक्या कर सकता है
कैशियर (Cashier)कम से कम 4 अंकों का PINबिल बनाना, ग्राहकों से पैसे लेना (जमा), दुकान के नियमों के अंदर वापसी, और वे रिपोर्ट जिनमें लागत नहीं दिखती।
मैनेजर (Manager)पासवर्ड (कम से कम 8 अक्षर, जिनमें अक्षर और नंबर दोनों हों)कैशियर का सारा काम, और साथ में खरीद, सप्लायर को भुगतान, स्टॉक ठीक करना, दिन बंद करना, GST रिपोर्ट, प्रिंटर सेटिंग, और कैशियर की छूट और बदलावों को मंज़ूरी देना।
मालिक (Owner)पासवर्डसब कुछ: यूज़र और PIN, दुकान की सेटिंग, हिसाब-किताब की रिपोर्ट, बैकअप और बैकअप से वापस लाना, डेटा लाना, और बदलावों का रिकॉर्ड।

जो स्क्रीन किसी यूज़र के लिए नहीं है, वह यह बता देती है, जैसे “Purchase Bill needs Manager sign-in. Ctrl+U to change user.” (खरीद बिल के लिए मैनेजर का साइन इन चाहिए; यूज़र बदलने के लिए Ctrl+U दबाएँ।)

यूज़र जोड़ना

यह सिर्फ़ मालिक कर सकता है।

  1. मास्टर (Masters) › स्टाफ और PIN (Users & PINs) खोलें। स्क्रीन पर ऊपर स्टाफ, PIN और पासवर्ड (USERS, PINs & PASSPHRASES) लिखा होता है।
  2. व्यक्ति का Name (नाम) और एक छोटा User name (यूज़र नाम) लिखें, जैसे zzcounter1।
  3. Role चुनें।
  4. उसका PIN / passphrase लिखें। कैशियर का PIN कम से कम 4 अंकों का हो, और ऐसा न हो कि कोई आसानी से अंदाज़ा लगा ले। मैनेजर का पासवर्ड कम से कम 8 अक्षर का हो, जिसमें अक्षर और नंबर दोनों हों।
  5. Add user पर क्लिक करें, या PgDn दबाएँ।

स्टाफ और PIN (सिर्फ़ मालिक)। इसे मास्टर (Masters) › स्टाफ और PIN (Users & PINs) से खोलें।

व्यक्ति को उसका PIN अकेले में दें। उससे कहें कि वह इसे बदलकर ऐसा PIN रखे जो सिर्फ़ उसे पता हो (मास्टर (Masters) › मेरा PIN / पासवर्ड बदलें (Change my PIN / passphrase))।

किसी का PIN नया करना

जब कोई कैशियर अपना PIN भूल जाए, या कई बार गलत PIN डालने से लॉक हो जाए:

  1. मास्टर (Masters) › स्टाफ और PIN (Users & PINs) खोलें।
  2. सूची में उस यूज़र को चुनें।
  3. New PIN / passphrase for selected user में नया PIN लिखें।
  4. Change पर क्लिक करें।

जब कोई काम छोड़ दे

  1. मास्टर (Masters) › स्टाफ और PIN (Users & PINs) खोलें और उस यूज़र को चुनें।
  2. Remove selected user (staff left) पर क्लिक करें।
  3. Setu पूछता है “Remove …? They can no longer sign in or approve. Their bills stay.” (… को हटाएँ? वे अब साइन इन या मंज़ूरी नहीं दे पाएँगे। उनके बिल बने रहेंगे।) Remove user पर क्लिक करें।

उनके पुराने बिलों पर उनका नाम बना रहता है। यह काम उनके आखिरी दिन करें।

लॉगिन का रिकॉर्ड

स्टाफ और PIN (Users & PINs) में किसी यूज़र के लॉगिन का रिकॉर्ड देखने के लिए F7 दबाएँ: उसने कब और कहाँ साइन इन किया। मास्टर (Masters) › स्टाफ के लॉगिन का रिकॉर्ड (Operator login history) और यूटिलिटी (Utilities) › स्टाफ की लॉगबुक (Operator logbook) (मालिक) में सबका रिकॉर्ड दिखता है।

कैशियर क्या कर सकता है: स्टाफ के अधिकार

मालिक कैशियर की हदें मास्टर (Masters) › स्टाफ के अधिकार (Operator powers) में तय करता है (या स्टाफ और PIN में F8 दबाकर)। पेज पर लिखा होता है “What a cashier may do without a manager’s PIN, and the balances a cashier sees while billing.” (कैशियर मैनेजर के PIN के बिना क्या कर सकता है, और बिल बनाते समय उसे कौन-से बैलेंस दिखते हैं।)

सेटिंगशुरू मेंमतलब
कैशियर के बिल बदलने की हद (₹) (Cashier Modify Bill limit (₹))1,00,000कैशियर किसी सेव हुए बिल में इससे बड़ा बदलाव करे, तो भी वह तुरंत सेव होता है, और मालिक को देखने के लिए दिखाया जाता है। काउंटर कभी नहीं रुकता।
कैशियर की छूट की हद % (Cashier discount limit %)5इससे ज़्यादा छूट के लिए मैनेजर का PIN चाहिए।
कैशियर रेट बदल सकता है (Cashier can change rate)बंद (Off)बंद हो, तो बिल पर रेट बदलने के लिए मैनेजर का PIN चाहिए।
कैशियर वापसी ले सकता है (Cashier can take returns)चालू (On)बंद हो, तो हर वापसी के लिए मैनेजर चाहिए।
कैशियर कितने दिन तक वापसी ले (Cashier return window (days))7इससे पुराने बिलों की वापसी के लिए मैनेजर का PIN चाहिए।
बिल बनाते समय कैशियर को बैलेंस दिखें (Cashier sees balances while billing)सारे बैलेंस छिपाएँ (Hide all balances)सारे बैलेंस छिपाएँ (Hide all balances); सिर्फ़ कैश और बैंक छिपाएँ (Hide cash and bank only); या सब दिखाएँ (Show all)।

सेव करने के लिए Ctrl+W या PgDn दबाएँ।

कैशियर को क्या कभी नहीं दिखता

दुकान के खरीद के दाम और मार्जिन निजी रखने के लिए:

  • खरीद लागत और मार्जिन कैशियर को कभी नहीं दिखते: न सामान पर, न बिल पर, न रिपोर्ट में। जिन रिपोर्ट में माल की लागत होती है, जैसे खरीद रजिस्टर, डे बुक, सप्लायरों को देना और सप्लायर के खाते, उनमें लिखा आता है “Only the owner or a manager sees purchase costs.” (खरीद लागत सिर्फ़ मालिक या मैनेजर देख सकते हैं।)
  • बिल बनाते समय बैलेंस छिपे रहते हैं, जब तक मालिक इजाज़त न दे (ऊपर देखें)।
  • मेन मेन्यू पर आज की बिक्री सिर्फ़ मालिक और मैनेजर को दिखती है।

कैशियर फिर भी ग्राहकों के खाते, ग्राहकों से लेना (Debtors outstanding) और कैश बुक देख सकता है।

काउंटर पर मैनेजर की मंज़ूरी

जब कैशियर को मैनेजर की ज़रूरत हो, जैसे बड़ी छूट के लिए, तो बिल पर मैनेजर की मंज़ूरी (Manager approval) का बॉक्स खुलता है:

  1. मैनेजर काउंटर पर आता है।
  2. वह मैनेजर यूज़र (Manager user) में अपना यूज़र नाम, और अपना PIN या पासवर्ड लिखता है।
  3. वह Enter (मंज़ूर करें (Approve)) दबाता है। Esc (रद्द करें (Cancel)) दबाने पर वह बदलाव नहीं होता।

कैशियर साइन इन ही रहता है। मंज़ूरी मैनेजर के नाम से दर्ज होती है।

मालिक की जाँच

Setu किसी कैशियर को ग्राहक का काम करने से कभी नहीं रोकता। जब कैशियर कुछ ऐसा सेव करता है जो मालिक को देखना चाहिए, जैसे बिल बदलने की हद से बड़ा बदलाव, तो Setu उसे सेव कर लेता है और मालिक के लिए सूची में डाल देता है। साइन इन करते समय मालिक को दिखता है कि पिछले 7 दिनों में इस तरह क्या-क्या सेव हुआ, साथ में रिपोर्ट (Reports) › बदलावों का रिकॉर्ड (Audit log) पर जाने का रास्ता।

अच्छी आदतें

  • हर व्यक्ति का अपना यूज़र हो। अपना साइन इन कभी किसी और को न दें।
  • हर शिफ़्ट बदलने पर यूज़र बदलें (Ctrl+U)।
  • मालिक के अलावा कम से कम एक मैनेजर रखें, ताकि मालिक दुकान पर न हो तब भी काउंटर पर कोई मंज़ूरी दे सके।
  • मालिक का पासवर्ड पूरी दुकान की चाबी है। इसे लिखकर घर पर किसी सुरक्षित जगह रखें।