बिल बदलना, दोबारा छापना या रद्द करना
इस पेज पर: सेव हुआ बिल ढूँढना, उसे दोबारा छापना, GST के सही तरीके से बदलना, या रद्द करना।
सेव हुआ बिल ढूँढना
Alt+M (या Ctrl+F3) दबाएँ, या लेन-देन (Transactions) › बिल बदलें / फिर छापें (Modify / Reprint Bill) चुनें।
ऊपर का MODIFY बॉक्स सूची छोटी करने में मदद करता है:
| बॉक्स | क्या करता है |
|---|---|
| Type | बिल की किस्म, जैसे बिक्री बिल। |
| No. ? | सीधे बिल पर जाने के लिए बिल नंबर लिखें। |
| For | आप क्या करना चाहते हैं: Edit (बदलना), Reprint (दोबारा छापना) या Return (वापसी)। |
| Period | Today (आज), Yesterday (कल), This month (इस महीने), All days (सभी दिन), या From – To (इस तारीख से उस तारीख तक)। |
| पार्टी (Party) | सिर्फ़ एक ग्राहक के बिल। |
एक बॉक्स से अगले पर जाने के लिए Enter दबाएँ। बॉक्स के नीचे बिलों की सूची है।
बिल बदलें / फिर छापें। इसे Alt+M से, या लेन-देन (Transactions) › बिल बदलें / फिर छापें (Modify / Reprint Bill) से खोलें।
सूची में:
| बटन | क्या करता है |
|---|---|
↑ ↓, PgUp PgDn | सूची में ऊपर-नीचे जाएँ |
Enter | बिल खोलें |
F2 या Tab | बिल का पूरा ब्योरा देखें |
F5 या ? | खोजें |
F7 | सभी दिन |
F10 | बिल छापें |
Ins या F8 | बिल बदलने के लिए खोलें |
F3 | नई बिक्री शुरू करें |
F9 | बिल में हुए बदलावों का रिकॉर्ड (मालिक) |
बिल के पास दो अक्षर दिख सकते हैं:
- X: बिल का यह रूप अभी छपा नहीं है;
- M: बिल छपने के बाद बदला गया।
किसने और कब (WHO AND WHEN) पैनल दिखाता है कि बिल किसने बनाया, किसने बदला और किसने छापा।
सेव हुए बिल की एक्शन पट्टी
बिल खोलने पर कामों की एक पट्टी दिखती है। ← → से कोई काम चुनें और Enter दबाएँ, या उसका बटन दबाएँ:
| बटन | काम |
|---|---|
F10 | छापें / दोबारा छापें (Print / reprint) |
Alt+P | एक बार A4, A5 या थर्मल पर छापें |
F3 | बदलें (Modify) |
Alt+R | वापसी (Return) |
Alt+C | बिल रद्द करें (Cancel bill) |
Alt+S | |
F2 | ब्योरा (Detail) |
PgDn / PgUp | अगला / पिछला बिल |
बिल दोबारा छापना
Alt+Mदबाएँ और बिल ढूँढें।F10दबाएँ।
दोबारा छपे बिल पर DUPLICATE लिखा होता है, ताकि कोई उसे दूसरी बिक्री न समझ ले।
किसी दूसरे कागज़ पर एक बार छापने के लिए, जैसे कोई ग्राहक A4 GST इनवॉइस माँगे, Alt+P दबाएँ और लेआउट चुनें।
बिल बदलें (Modify Bill)
कभी-कभी सेव होने के बाद बिल ठीक करना पड़ता है: गलत सामान, गलत मात्रा, या ग्राहक एक चीज़ और लेने लौट आया।
Alt+Mदबाएँ और बिल ढूँढें।F3(Modify) दबाएँ, या सूची मेंInsदबाएँ।- बिल अपने सामान के साथ खुलता है। जो बदलना है, बदलें: लाइन जोड़ें, हटाएँ या बदलें।
- पेमेंट के लिए
Endदबाएँ, और सेव करें।
GST में रजिस्टर्ड दुकान पर: GST का सही तरीका
GST के नियम सेव हो चुके टैक्स इनवॉइस को चुपचाप बदलने नहीं देते। इसलिए Regular या Composition दुकान पर Setu पुराना बिल कभी नहीं बदलता। इसकी जगह, शुरू करते ही वह कहता है:
“Changing … (₹…). GST rule: … stays as saved; saving makes a credit note for it and a new bill dated today. Change items, End = payment and save. Esc = leave without changes.”
(… बदला जा रहा है। GST नियम: पुराना बिल जैसा सेव है वैसा ही रहेगा; सेव करने पर उसका क्रेडिट नोट और आज की तारीख का नया बिल बनेगा। सामान बदलें, End = पेमेंट और सेव। Esc = बिना बदले छोड़ें।)
सेव करने पर Setu:
- पुराना बिल बिल्कुल वैसा ही रखता है;
- एक क्रेडिट नोट (Credit note) बनाता है जो पुराने बिल को काट देता है;
- आज की तारीख का, नए नंबर वाला नया बिल बनाता है।
हरी लाइन में दिखता है, जैसे: “Saved … · ₹285.00 · replaces … (credit note …)”। अगर कुल रकम बदली है, तो वह बताता है कि गल्ले पर क्या करना है: “Collect ₹40.00 more from the customer” (ग्राहक से ₹40.00 और लें) या “Give ₹165.00 back to the customer” (ग्राहक को ₹165.00 वापस दें)।
ग्राहक को नया बिल दें। आपके GST रिटर्न सही रहते हैं, क्योंकि पुराना बिल, क्रेडिट नोट और नया बिल, तीनों उनमें आते हैं।
बिल में पहले से जो लाइनें हैं, वे उसी GST दर पर रहती हैं जिस पर बिल बना था। नई लाइनों पर आज की दर लगती है।
बिना GST रजिस्ट्रेशन वाली दुकान पर
जिस दुकान का GST रजिस्ट्रेशन नहीं है, वहाँ बिल उसी जगह बदल जाता है। Setu कहता है “Modifying …”, और उसे उसी नंबर से “Modified … · ₹…” के रूप में सेव करता है।
ध्यान रखें
- बदला जा रहा बिल रोका (
Alt+H) नहीं जा सकता। - हर बदलाव का रिकॉर्ड रहता है: किसने बदला, कब बदला, और पहले बिल कैसा था। मालिक इसे बिलों की सूची में
F9से, और रिपोर्ट (Reports) › बदलावों का रिकॉर्ड (Audit log) में देख सकता है। - कैशियर को बिल ठीक करने से कभी रोका नहीं जाता। अगर कैशियर का बदलाव दुकान की कैशियर के बिल बदलने की हद (Cashier Modify Bill limit) से ज़्यादा है (₹1,00,000, जब तक मालिक इसे न बदले), तो भी वह तुरंत सेव हो जाता है, इस नोट के साथ: “above the cashier’s Modify Bill limit: saved, the owner will review it” (कैशियर की हद से ज़्यादा: सेव हुआ, मालिक बाद में देखेगा)। जब मालिक साइन इन करता है, Setu पिछले 7 दिन के ऐसे बदलावों की सूची दिखाता है, जिन्हें रिपोर्ट › बदलावों का रिकॉर्ड में देखा जा सकता है।
बिल रद्द करना
बिल तभी रद्द करें जब पूरी बिक्री हुई ही न हो, जैसे गलती से एक बिल दो बार सेव हो गया। ग्राहक माल वापस लाए, तो इसकी जगह बिक्री वापसी करें।
Alt+Mदबाएँ, बिल ढूँढें और खोलें।Alt+C(Cancel bill) दबाएँ।- Setu दिखाता है “CANCEL BILL — the bill stays in records and a reversal entry is posted. Be careful.” (बिल रद्द: बिल रिकॉर्ड में रहता है और उसकी उलटी एंट्री होती है। ध्यान से।)
- Reason (required) में वजह लिखें (यह ज़रूरी है)।
- अपना PIN या पासवर्ड लिखें। कैशियर को मैनेजर चाहिए: मैनेजर यूज़र (Manager user) और मैनेजर का PIN या पासवर्ड लिखें।
- Cancel this bill पर क्लिक करें।
बिल कभी मिटाए नहीं जाते, और बिल नंबर कभी बदलते नहीं और दोबारा इस्तेमाल नहीं होते। रद्द बिल रिकॉर्ड में रहता है, रद्द के निशान और अपनी उलटी एंट्री के साथ।